Projektskolan del 2: Falska vänner inom upphandling och projekt

Våra kunder befinner sig ofta på en utvecklingsresa mot att arbeta mer med strategisk och hållbar resursförsörjning. Vi på Adda AffärsConcept erbjuder stöd och rådgivning i varje steg på vägen, från förändringsledning till kompetensutveckling. I vår projektskola delar vi med oss av våra bästa tips för att ni ska lyckas med era projekt. I andra delen av projektskolan kikar vi närmare på falska vänner i upphandlings- och projektvärlden.

Projektskola-del 2.jpg

Falska vänner är ord som låter eller stavas snarlikt på två olika språk men som likheterna till trots har olika betydelse. Alla som någon gång försökt sig på ett nytt språk har stött på detta. Kanske har du hamnat på en kyrkogård när du bett taxichauffören i Köpenhamn att köra till ett roligt ställe, eller har du kastat slängkyssar efter restauranggästerna i Berlin efter att de ropat Tschüs! på vägen ut. Oavsett vilket språk vi lär oss är det klokt att ha koll på dessa fallgropar och upphandlingsspråket och projektspråket är inga undantag. Även här finns falska vänner och här går vi igenom tre stycken som du behöver känna till.

 

 Beställare

I projektsammanhang

I upphandlingssammanhang

En person med mandat att initiera och tilldela resurser till ett projekt. Beställer formellt projektet av projektledaren genom ett projektdirektiv. Synonymer: projektägare eller sponsor.

 

Inte en exakt definierad roll på samma sätt och används därför på lite olika sätt. Kan vara en eller flera personer. Kan syfta till de personer och verksamheter som beställer varor och tjänster från ett avtal eller de/den som beställer en upphandling av upphandlingsavdelningen.

En vanlig orsak till onödiga utmaningar i upphandlingsprojekt är oklarheter kring beställarrollen. För att driva ett framgångsrikt projekt krävs det att en enskild beställare utses. Det kan till exempel vara en person som företräder verksamheten som ska dra nytta av avtalet. Det viktiga är att beställaren har rätt mandat i organisationen för att kunna bana väg för projektet och dess resultat.

 Förstudie

I projektsammanhang

I upphandlingssammanhang

Syftar till att utreda förutsättningarna för att realisera en projektidé. Resulterar ofta i en förstudierapport som svarar på frågan om ett projekt ska initieras.

Syftar till att utreda förutsättningarna för en upphandling. Kan omfatta en nulägesanalys, behovsanalys och marknadsanalys samt framtagande av en upphandlingsstrategi. Kan svara både på frågan om och hur en upphandling ska genomföras.

 

Det finns flera likheter mellan en projektförstudie och en upphandlingsförstudie och i vissa fall överlappar dessa. Men det finns skillnader som bör uppmärksammas. En upphandlingsförstudie skapar förståelse för nuläget kopplat till en specifik upphandling eller ett upphandlingsföremål, men den säger kanske inget om projektets organisatoriska förutsättningar att lyckas. Förstudien i ett projekt används för att klargöra just detta och kan bland annat undersöka om det finns resurser för att skapa en projektorganisation just nu, om det finns ett business case eller hur resultatet ska förvaltas för att nå önskade effekter.

 Mål

I projektsammanhang

I upphandlingssammanhang

Beskriver konkret vad projektet ska leverera. Projektets mål definieras i planeringen och i genomförandet styrs projektet mot att uppnå målet.

Kan användas för att beskriva målet med det avtal som upphandlingen ska leda fram till. Kan också användas för att beskriva vad upphandlingen ska leda till på sikt.

Ett framgångsrikt projekt är ett projekt som når sitt mål med givna resurser under utsatt tid. Att formulera ett bra projektmål är därför avgörande för projektets framgång. Att formulera mål för ett konkret avtal upplevas lättare än att formulera ett projektmål och det kan rentav vara frestande att sätta likhetstecken mellan mål med avtalet och mål med projektet. Att göra så skapar dock bekymmer för projektet. Målet med avtalet ska inte vara det samma som projektets mål av den enkla anledningen att det inte kan uppnås inom tidsramen för projektet. Målet med avtalet kan infrias först efter att upphandlingsprojektet är genomfört, avtalet är på plats och i användning.

Avslutningsvis

Existensen av falska vänner är i sig inte ett problem. Men vi behöver känna till dem för att kunna skapa tydlighet i upphandlingsprojekt. Genom att tydliggöra beställarrollen, innehållet i förstudien och målet med både projektet och avtalet skapas goda förutsättningar för kvalitet i projekt.

Missade du del 1 i projektskolan? Ingen fara - den kan du läsa här.