23 mars 2021 Upphandling | Organisation

”Strategisk försörjning är inte en upphandlings- eller inköpsfråga”

Eva-Lotta Löwstedt Lundell, vd, SKL Kommentus som snart byter namn till Adda

Strategisk försörjning är ett begrepp som blivit vidspritt den senaste tiden och som aktualiserats än mer i ljuset av Coronapandemin. Hur ska Sverige, nu och i framtiden, kunna säkerställa ett stabilt inflöde av nödvändiga varor, tjänster och kompetens? Det här är en fråga som Eva-Lotta Löwstedt Lundell arbetar med dagligen. Hon är vd på SKL Kommentus, eller Adda som koncernen snart byter namn till, där försörjning, upphandling och kompetensutveckling på olika sätt dominerar alla affärsområden.

– Strategisk försörjning handlar om att veta vad du behöver för att leverera utifrån det uppdrag du har. Du måste känna till dina behov av kompetens, system, varor och tjänster, både nu och i framtiden. Det här är något som inte bara vi som jobbar med inköpsfrågor behöver ägna oss åt, utan alla som har någon form av chefsansvar, fastslår Eva-Lotta.

Flera viktiga lärdomar från pandemin

Ett problem som Eva-Lotta tycker har blivit tydligt under pandemin är att offentliga verksamheter i Sverige inte har tillräcklig koll på sina resursberoenden.

– Varje enskild verksamhet måste vara klar över de egna försörjningsflödena. När pandemin slog till hade vi inte processer på plats för att hantera det plötsligt och kraftigt ökade behovet av vissa varor, säger Eva-Lotta. Det gällde även för Sverige som helhet.

Det som ytterligare försvårar den här kontrollen, och som även det visat sig under pandemin, är hur olika försörjningen ser ut i verksamheterna i offentlig sektor.

– I ena änden har vi kommuner som lägger ut mycket av välfärdsuppdragen på privata aktörer medan andra verksamheter behåller större kontroll genom att ha det i den egna organisationen. Vissa köper varor löpande av en enda grossist, medan andra sprider inköpen på olika leverantörer. Försörjningen är alltså organiserad på helt olika sätt i offentlig sektor vilket vi måste vara medvetna om för att skapa en effektiv plan för hur vi kan samordna den i framtiden.

Samarbetet under pandemin en framgång

Det som däremot Sverige har varit framgångsrika med under pandemin tycker Eva-Lotta är samarbetet mellan olika instanser, både lokalt, regionalt och nationellt.

– Att vi är samarbetsorienterade är en enorm styrka i kris. Kanske tog saker längre tid än vad de skulle ha gjort om vi hade haft en utarbetad organisation från början, men vi såg i alla fall tillsammans till att det hände i slutändan.

Samarbetet kan dock bli ännu bättre. En nyckel till att lyckas menar Eva-Lotta är att tydliggöra redan innan en kris inträffar vem som ansvarar för vad, och även involvera leverantörerna i den fördelningen. För att vara förberedd behöver offentlig sektor öka sin förståelse för försörjningsflödena och identifiera kritiska funktioner som måste fungera under en kris. Genom att upptäcka sårbarheter i försörjningskedjan kan de täppas till innan de får konsekvenser.

– Kanske är Sverige beroende av en enskild leverantör som försörjer alla offentliga myndigheter med en viss produkt. Vad händer om den leverantören plötsligt inte kan leverera? Vi behöver hitta sådana svagheter i våra flöden, samarbeta med leverantörerna och ingå avtal där de kan hjälpa oss och ta hand om delar av beredskapen, förklarar Eva-Lotta.

”Vi kan vara en nationell samlande kraft inom inköpsområdet”

För att komma till rätta med utmaningarna ser Eva-Lotta att SKL Kommentus kan bidra på flera sätt.

– Jag tror att vi kan vara en nationell samlande kraft inom inköpsområdet. Vi kan hjälpa till att bygga kunskap kring hur globala försörjningskedjor ser ut för vissa produkter och tjänster och tillsammans med våra kunder ta fram gemensamma strategier för ökad beredskap.

Under förra våren fick SKL Kommentus Inköpscentral, snart Adda Inköpscentral, uppdraget att snabbt starta en webbshop för de varor som det plötsligt rådde brist på när pandemin drog över världen.

– Vi hade inte det uppdraget innan, men lyckades genom just ett bra samarbete att få upp webbshopen relativt snabbt. Med ett tydligt uppdrag i förväg kan vi agera både snabbare och kraftfullare i nästa kris, säger Eva-Lotta, bland annat genom tydligare krav och samarbetsmodeller med våra leverantörer.

Den strategiska försörjningsmodellen hjälper till att hitta sårbarheter

En annan viktig sak som Eva-Lotta tror kan vara till stor hjälp för kunderna i offentlig sektor är den modell för strategisk försörjning som Eva-Lotta själv är upphovskvinnan bakom. Modellen har byggts om till en process som alla affärsområden i Adda använder som bas i sitt arbete. Den ger en övergripande bild av stegen i försörjningsprocessen och redogör på ett överskådligt sätt för vilka beslut som behöver fattas av vem och när.

– Vår försörjningsmodell kan vara ett bra stöd för att göra egna analyser och hitta sårbarheter i försörjningen. När våra affärsrådgivare från AffärsConcept är ute hos kunder tar de med sig den och kan då bättre hjälpa kunderna förstå hur de ska jobba med de här frågorna. Vi använder den även själva på Inköpscentralen när vi bestämmer vilka ramavtal vi behöver ta fram.

En fungerande försörjningsstrategi kräver flera kompetenser

Var ska man då börja för att hitta en fungerande försörjningsstrategi? Eva-Lotta vill åter poängtera vikten av att lyfta försörjningsfrågan till fler verksamheter och tydliggöra att ansvaret vilar hos alla chefer.

– Försörjning är inte en upphandlings- eller inköpsfråga, utan alla verksamhetschefer behöver intressera sig för de här frågorna. Som chef behöver du ha koll på vilka leverantörer ni är beroende av, vilka förmågor ni behöver tillgång till framöver, var sårbarheten finns i försörjningskedjorna och vad som kan förbättras. Först då kan de strategiska besluten fattas och rätt krav på leverantörerna ställas. Och glöm inte bort kompetensförsörjningen! Samla kompetenser inom verksamhet, inköp, HR och krisberedskap och ta tillsammans fram hållbara strategier som säkrar en stabil försörjning. Det är mitt bästa tips. Och såklart: tveka inte att ta hjälp av all kompetens och expertis som vi har inom Adda, vi brinner för de här frågorna och önskar inget hellre än att kunna bidra till en mer stabil försörjning i Sverige!