13 april 2022 Upphandling

Gäller hyresundantaget eller inte? Nu är SKRs vägledning uppdaterad

- I och med att vi arbetar med de här frågorna inom vårt verksamhetsområde Samhällsbyggnad är vi noga med att följa rättsläget och aktuella domar inom området, berättar Karen Arista Lindqvist, affärsrådgivare på Adda AffärsConcept. Vi har noterat att det förekommer att kunder hänvisar till hyresundantaget utan att det kanske är ett hyresundantagsförhållande som aktualiseras. Därför är det bra att SKR har tagit fram den här vägledningen som stöd till sina medlemmar.

Karen tycker att hyresupphandling är ett spännande område eftersom det sällan är så enkelt som det kan verka vid en första anblick. Vad kan man egentligen göra inom ramen för ett hyreskontrakt?

Både Karen och hennes kollegor Rickard Andersson och Sophia Klang Törnberg arbetar med frågorna kring hyresundantaget och har lång erfarenhet av hur och när det kan tillämpas.

- Om en kommun till exempel behöver uppföra en ny byggnad kan det vara lockande att i stället för att genomföra en entreprenadupphandling och bygga den själv, hyra den med tanken att man då ska slippa förhålla sig till LOU, men så lätt är det inte alltid, berättar Sophia.

- Man behöver tänka om hela projektet ska ses som en helhet eller inte, fyller Karen i. Kanske har man upphandlat själva entreprenaden men inte hyresvärden. Är det okej eller inte? Frågan är föremål i ett pågående mål hos förvaltningsrätten.

Fler kommuner och regioner hyr

Karen, Sophia och Rickard ser en ökande tendens bland kommuner och regioner att hyra i stället för att äga fastigheter. Det har resulterat i en stor marknad där fastighetsägarna insett att det finns pengar att tjäna och marknadsför sig intensivt gentemot offentlig sektor.

- Det är utmanande för våra kunder att få till ett så affärsmässigt och bra hyreskontrakt som möjligt. Gäller LOU eller inte? Det är tuffare att upphandla ett hyreskontrakt än en entreprenad för att det ofta är svårt att påverka omständigheterna, säger Rickard Andersson. Behöver man en lokal i centrum är kanske utbudet på leverantörer begränsat, man har inte samma rörlighet och kontrakten är oftast långa.

Så hur ska man tänka när man ska upphandla hyreskontrakt? Rickard har två konkreta tips.

- Det ena är att alltid utreda noggrant om hyresundantaget gäller eller inte. Ta inte lättvindigt på det.

Mitt andra tips är att om du landar i att du behöver upphandla enligt LOU, välj ett upphandlingsförfarande med stor flexibilitet. Till exempel ett förhandlat förfarande med föregående annonsering. Det gör det lättare att hantera långa löptider, begränsad konkurrens och att ta hänsyn till de ekonomiska aspekterna som kopplas till fastigheten.

Var extra vaksam vid skräddarsydda byggnader

Det är som sagt inte alltid lätt att veta när hyresundantaget gäller, men om man rör sig utanför vad som betecknas som generella lokaler, till exempel kontor, ska man vara extra försiktig menar Rickard.

- Det kan gälla byggnader som behöver skräddarsys för den verksamhet de ska rymma. Till exempel ett fängelse, en skola eller ett sjukhus där det finns mycket specialanpassade krav.

När Karen, Rickard och Sophia jobbar med kunderna i projekt som rör de här frågorna ger de ofta i ett tidigt skede en grundläggande rekommendation. Beroende på hur komplex anskaffningen är kan det sedan krävas en mer fördjupad utredning för att hitta relevanta argument för om en upphandling ska genomföras eller inte.

- Det handlar alltid om vilken typ av lokal kunderna efterfrågar och vilka behov de har. Som affärsrådgivare med specialistkompetens inom upphandling ser vi gärna att vi blir delaktiga tidigt i processen för att kunna hjälpa till med olika vägval om det visar sig att man behöver genomföra en upphandling enligt LOU. Då kan vi sedan se vilka upphandlingsstrategier som är mest effektiva, säger Sophia.

Ta in upphandlingskompetens tidigt och slarva inte med dokumentationen

Processen för att anskaffa en ny lokal är ofta lång, särskilt om projektet inkluderar ett nybygge av något slag. Ledtiderna kan ofta sträcka sig år in i framtiden när man ska hitta en tomt, ta fram en detaljplan som kanske överklagas och sedan ansöka om bygglov.

- Ta in upphandlingskompetens tidigt i processen. Det handlar om höga ekonomiska värden och mycket tid som snabbt rinner iväg, då är det viktigt att det blir rätt från början, säger Karen. Du vill inte hamna i domstol på grund av ogrundade och felaktiga val. Se till att dokumentera allting hela tiden för att ha ordentligt underlag för alla beslut om det skulle krävas i framtiden.