Spetskompetens inom upphandling viktigt för SKR-projekt kring välfärdsteknik

Ett par månader efter att SKR-projektet Kompetenscenter för Välfärdsteknik hade startat, blev Li Langemark och Gustav Blomberg tillfrågade om de ville vara med. Projektet behövde spetskompetens inom upphandling eftersom det är centralt för att möjliggöra inköpandet och införandet av välfärdsteknik i kommunerna.   

- Vi tyckte det var ett spännande projekt att få delta i eftersom det kopplar ihop de stora samhällsutmaningarna med upphandlingsarbetet, berättar Gustav. Här fick vi chansen att använda den hantverksskicklighet vi byggt upp för att stödja kommunerna specifikt i upphandling av välfärdsteknik. Sett i backspegeln har det varit väldigt berikande.  

Mats Rundkvist, som har många års erfarenhet av att arbeta med välfärdsteknik, är en av fyra delprojektledare i projektet som jobbat för SKR med att samordna arbetet och säkerställa uppfyllanden av projektets aktivitetsmål.  

- Vi i Sverige och många andra länder i västvärlden står inför stora demografiska utmaningar. Om tio år kommer befolkningen över 80 att stiga rejält. Det är svårt att få personella resurser att räcka till i äldreomsorgen. Med hjälp av välfärdsteknik kan vi bli mer effektiva och lägga mänskliga resurser där de behövs, berättar Mats.  

I arbetet med kompetenscentret har Mats varit särskilt fokuserad på upphandlingsbitarna eftersom det är något han länge varit intresserad av och sett som en viktig pusselbit.  

- Därför har jag haft ett nära samarbete med Li och Gustav, berättar han. De kom in i projektet tidigt för att det fanns en tydlig medvetenhet om att upphandling var en av flaskhalsarna för kommunerna, ett av de områden där man verkligen behövde stöd, säger Mats.  

”Dialog mellan köpare och leverantör är ett värdefullt verktyg för att lyckas.” 

Mats berättar att projektet har haft tre tydliga aktivitetsmål: samla, skapa och sprida.  

- Det finns sedan tidigare mycket stöd kring välfärdsteknik som inte varit känt bland kommunerna och vårt uppdrag var till stor del att samla det på ett tydligt ställe. Sedan behövde vi skapa eget stöd och mallar där det fanns luckor och sprida alltsammans för så många kommuner som möjligt att ta del av.  

Li och Gustav har varit delaktiga i alla tre momenten genom att bland annat genomföra utredningar, ta fram information och skriva vägledningar.  

- Vi har också spridit kunskap genom att hålla seminarier och utbildningar om specifika ämnen som ”Förhandling och dialog vid upphandling av välfärdsteknik” och ”Försörjningsstrategi – ett helhetsgrepp för inköp inom äldreomsorgen”, berättar Li.  

Li och Mats har under hösten 2022 även varit på plats ute hos kommuner för att vägleda dem utifrån deras förutsättningar i hur de kan införa välfärdsteknik brett i kommunens verksamheter, något som Li tycker har varit särskilt berikande.

 - Det absolut roligaste med att medverka i projektet tycker jag har varit de tillfällen när vi kommit i direktkontakt med en eller flera kommuner som har utmaningar och känt att vi kunnat stötta dem. Vi har både jobbat väldigt övergripande för att få fram material som hela Sverige kan ta del av men vi har också stöttat enskilda kommuner med möten, utbildningsinsatser och diskussioner, berättar Li.  

Ett exempel på en sådan insats som Gustav lyfter är en upphandling av läkemedelsautomater där han och en annan kollega från Adda AffärsConcept kunde göra skillnad för kommunerna. 

- Det var en grupp av modellkommuner som ingick i projektet som tillsammans med några andra kommuner skulle upphandla läkemedelsautomater. I upphandlingen använde vi förhandling som verktyg för att utifrån kommunernas behov hitta en så bra lösning som möjligt, berättar Gustav. Dialog mellan köpare och leverantör är ett värdefullt verktyg för att lyckas i upphandlingar av teknik under snabb utveckling.  

”Alla upphandlingar kan inte få samma resurser” 

En av de stora utmaningarna som Li och Gustav har sett i kommunerna de arbetat med är att komma vidare efter att ha direktupphandlat välfärdsteknik som en pilot. 

- Det är ofta inte självklart hur man ska göra en bra utvärdering av piloten och sedan skala upp det för att införa välfärdsteknik i hela kommunen. En av anledningarna är att tekniken ofta är ny och kanske inte har upphandlats tidigare. Dessutom måste den vara kompatibel med andra it-projekt och kommunernas it-plattformar, förklarar Gustav.  

En sak som Gustav och Li återkommer till för att lyckas med upphandling av välfärdsteknik är vikten av att involvera verksamheten.  

- Verksamheten, alltså äldreomsorgen, behöver samverka med upphandlingsverksamheten. Utan input från verksamheten kan inte upphandlaren göra en bra upphandling och verksamheten kan aldrig köpa in rätt teknik utan upphandlarna. Därför jobbar vi mycket med att hitta former för samverkan mellan dessa två, det avgör ofta hur lyckat ett projekt blir, berättar Li.  

 Ett konkret tips på hur man ska få till den här viktiga samverkan är att bana väg för den tidigt i projektet.    

-  Verksamheten behöver involvera upphandlingsavdelningen redan i förstudien. Det är nyckeln för ett lyckat resultat, säger Gustav.  

- Det och att våga prioritera vilka upphandlingar man ska göra, fyller Li i, alla upphandlingar kan inte få samma resurser. 

- Att vara strategisk innebär att prioritera, instämmer Gustav. De upphandlingar som kräver en stor insats och är avgörande för den transformation som man vill göra med välfärdstekniken behöver mer resurser. Satsa då på dem och se om du kan hitta enklare former för mindre tunga inköp, säger Gustav, vi har närmat oss Inköpscentralen för att se om vi kan hitta ramavtal som kan tillgodose vissa av de bulkmässiga behoven som kan finnas inom välfärdsteknikområdet.  

Vill fortsätta bidra med kunskap kring upphandling av välfärdsteknik 

 Nu när projektet börjar närma sig sitt slut reflekterar Mats Rundkvist över resultatet. Han tycker att en bidragande faktor har varit de förhållandevis generösa tidsramarna.  

- Det var himla tur att vi fick tre år på oss. Projektets styrka ligger i kombinationen mellan tilltagna tidsramar, kompetens och stimulansmedel. Vi ser att projektet inte bara varit uppskattat utan faktiskt gjort skillnad, säger Mats. 

Vad tycker du att Li och Gustav har bidragit med i projektet? 

  - Jag har lärt mig otroligt mycket av dem, och även de av mig. Gustav har varit en klippa när det gäller upphandlingsjuridik och för att hitta ett strategiskt angreppssätt på arbetet kring försörjningen av den här typen av teknik. Li har också varit ett fantastiskt stöd, dels med sin höga kunskap kring upphandlingstekniska frågor och dels genom sin bakgrund som upphandlare i kommun, säger Mats.  

- Det har varit en otroligt rolig resa för som har utvecklat mig massor, säger Li. Att arbeta med väldfärdsteknik är verkligen meningsfullt, vi behöver det både för att klara den ekonomiska utmaningen och för att individer ska känna självständighet, trygghet och delaktighet.  

 Både Li och Gustav hoppas att de ska kunna fortsätta stötta kommunerna med sin expertkunskap inom upphandling av välfärdsteknik även framöver när projektet är avslutat. 

  - Vi kom till projektet för att vi hade specialistkompetens inom upphandling, säger Gustav, men projektet har öppnat våra ögon för utmaningarna, och hur stora de är. Tack var de här åren har vi utvecklat spetskompetens kopplat till upphandling av väldfärdsteknik och vi kommer fortsätta bidra till kommunerna med den kunskapen.