Varberg ger vikarier en väg in – satsar på strukturerad rekrytering, digitala verktyg och flexibilitet

När Varbergs kommun 2023 startade en kommungemensam bemanningsavdelning var målet att skapa en mer enhetlig, rättssäker och effektiv ingång för sina vikarier. Två år senare ser man flera vinster – men också nya frågor att utforska framåt.

– Eftersom behoven ofta är akuta är det en stor fördel att vi är en gemensam avdelning som snabbt kan tillsätta vikarier, inte minst för att många kan tänka sig att jobba mot flera enheter. Vi kan också se till att det blir en tydlig och enhetlig rekryteringsprocess. Samtidigt är det här ett pågående arbete där vi hela tiden ser vad som kan förbättras, säger Sihana Stanojkovic, bemanningschef i Varbergs kommun.

En digital bokningsassistent frigör tid

Avdelningen har i dag omkring 500 medarbetare med vikariat och allmänna visstidsanställningar till tre olika förvaltningar: socialförvaltningen, förskole- och grundskoleförvaltningen samt serviceförvaltningen. Nyligen har man infört en digital bokningsassistent inom socialförvaltningen, som snabbt matchar lediga pass med medarbetare som är tillgängliga och har rätt kompetens. Verktyget kommer inom kort att testas på flera håll.

– När vi inte längre behöver hantera bokning av pass manuellt frigörs det tid för oss på bemanningsavdelningen att arbeta med andra frågor som skapar mer värde, säger Sihana.

Ser möjligheter med kompetensbaserad rekrytering

Sihana har själv gått Addas utbildning i kompetensbaserad rekrytering med Malin Lindelöw när hon arbetade på kommunens HR-avdelning. Hon ser nu möjligheter att använda metoden mer strukturerat i bemanningsavdelningens rekryteringar.

– Vi arbetar redan delvis med kompetensbaserad rekrytering, men jag tror att vi kan bli mer systematiska. Till exempel när det gäller att formulera annonser, göra urval och fokusera på potential och kompetenser snarare än formella meriter, säger hon.

Flexibla villkor och utvecklingsmöjligheter

Att klara kompetensförsörjningen i välfärden kräver nya lösningar och smartare arbetssätt. Varbergs bemanningsavdelning försöker ta vara på det genom digitalisering som frigör tid, flexibla upplägg och vikariat som en väg in i arbetslivet – eller tillbaka, för den som redan har lång erfarenhet. 

–– Vi ser vikariaten som en viktig del av vår kompetensförsörjning. För vissa är det en flexibel extrasyssla, för andra en chans att komma in i arbetslivet eller återvända till kommunen. Och för många blir vikariatet början på en längre resa, där de kan växa in i fasta anställningar.

För de flesta medarbetare finns ett krav på att vara tillgänglig minst tre pass i veckan, men för pensionärer samt studenter som vill jobba extra gäller mer flexibla villkor.

– De här medarbetarna är otroligt värdefulla, även om de inte kan jobba lika mycket som andra. För dem är upplägget friare, vi uppskattar helt enkelt att de vill bidra när det passar dem, berättar Sihana.

Utbyter gärna erfarenheter av digitala urvalsverktyg  

Vid vissa annonser får kommunen över 700 ansökningar. Därför finns ett tydligt behov av digitala verktyg som kan effektivisera urvalsprocessen. Nästa steg är att utforska lösningar som kan göra det första urvalet mer effektivt och samtidigt rättvist och icke-diskriminerande.

– Framåt vill vi gärna utbyta erfarenheter med andra kommuner eller regioner som står inför samma utmaningar eller som har kommit längre än vi, exempelvis när det gäller att digitalisera urvalsprocessen, säger Sihana.