Färdiga fordonsavtal när du behöver bilar utan extra arbete

Upphandla fordon kan vara en komplex process för offentliga verksamheter, åtföljd av flera krav, avvägningar och detaljer att hålla reda på. Ett redan färdigt ramavtal gör den egna upphandlingen överflödig och blir en lättnad för många.

Håbo, Simrishamns och Norrtäljes kommun samt Region Västerbotten har stor vana av Addas fordonsavtal genom åren. Samtliga är eniga om att det är enkelt, tryggt och effektivt.

Använder avtalen om och om igen

Hur länge de fyra använt de färdigupphandlade avtalen talar för sig själv.

Therese Blomgren, upphandlare i Norrtälje kommun, har en lång historia bakåt med Addas avtal.

- Mina avrop sträcker sig över flera ramavtalsperioder hos tidigare arbetsgivare. Därför var det självklart att ta med mig det arbetssättet också till Norrtälje kommun. 

När Jörgen Boman gick på sin tjänst som fordonskoordinator för Region Västerbotten använde regionen Addas fordonsavtal sedan flera år tillbaka. Samma gäller för upphandlingskoordinatorn Jeanette Liendeborg i Håbo kommun som beställt på ramavtalet Fordon sedan 2019. För att finansiera bilarna tar Håbo också avtalet Fordonsleasing inklusive tjänster till hjälp.

I Simrishamn är det tradition att avropa på ramavtalet för Finansiell fordonsleasing, sammanlagt i sju år.

- Även leverantören har varit densamma hela tiden, berättar Göran Axberg, fordonsansvarig på kommunen.

Från övermäktigt till överkomligt

Främsta anledningen till att hålla fast vid avtalen ligger i enkelheten.

För Jörgen Boman, som kastades in i sina arbetsuppgifter med kort varsel och utan dokumentation blev Addas avtal en livlina, särskilt när han skulle avropa närmare 100 bilar på en gång.

– Jag är helt självlärd, men det gick ändå smidigt tack vare de färdiga avropsmallarna och Addas stöd. Det är lätt att hitta matchande fordon utifrån våra verksamheters behov, säger han.

Förutom Fordon nyttjar Region Västerbotten även ramavtalet Fordonsleasing inklusive tjänster.

- I båda avtalen visas priser och rabatter tydligt. Sortimentet är bra och i Sammanställningsfilerna för Fordonsavtalet ser du vad som är vad, kan jämföra och sortera ut.

I Norrtälje var det Therese Blomgren som fick övertyga organisationen om uppsidorna med Addas ramavtal:

- En egen fordonsupphandling kräver otroligt mycket kunskap. Adda har redan tagit höjd gällande säkerhet, miljö och andra grundkrav – det ger en trygghet att bilarna är schyssta.

Hon vill även trycka på tidsbesparingen.

- Avtalets snabbhet är oöverträffat då leverantörerna håller leveranstiderna de lovat i anbuden. Det hade tagit betydligt längre tid om vi skulle göra allt själva.

Mikaela Blom började som upphandlare på Håbo kommun hösten 2024. Framöver ska hon beställa 35-40 personbilar, men känner sig trots mängden lugn. 

- Det är bara att kolla i listan så ser jag vilka bilar som finns och uppfyller våra krav. Allt verkar okomplicerat.

Kollegan och veteranen Jeanette Liendeborg kommer finnas tillgänglig med en hjälpande hand till Mikaela vid behov. Det scenariot tvivlar ändå Jeanette på när hon slår fast med ett skratt:

– Det är ju så lätt att göra rätt, jag som till och med saknar körkort fattar vad jag ska göra!

Göran Axberg i Simrishamn har över 20 års erfarenhet av att bistå med sin fordonskunskap till upphandlare. Men en egen upphandling från början utesluter han helt.

- Jag är ju fordonskille liksom, själva upphandlandet lämnar jag gärna till andra. Därför passar Addas färdiga ramavtal perfekt.

Färdigt men fortfarande anpassningsbart

Trots redan förhandlade avtal finns gott om möjligheter att anpassa sina krav. Det sker genom den förnyade konkurrensutsättningen bland leverantörerna på Fordon och Finansiell fordonsleasing.

- FKU:n borgar ännu mer för att jag som beställare ska få ett avtal som överensstämmer med det jag vill ha, förklarar Göran.

Therese Blomgren håller med:

– Utöver de satta grundkraven adderar jag olika utrustnings- och funktionsönskemål. När vi öppnar upp konkurrensen och inleder dialog med leverantörerna kan våra faktiska behov mötas, utan att frångå regelverket. Det är en jättestyrka.

Jörgen Boman i region Västerbotten tänker på såväl klimat som medarbetarnas trygghet.

- För oss här uppe är det en nödvändighet med framhjulsdrift på fordonen då framkomligheten på vintern måste fungera. Likadant med automatlåda, personal som ska ut i trafik behöver känna igen sig. Många yngre tar ju bara körkort för automat.

Fordonsleasing inklusive tjänster för närhet i norra Sverige…

Som tidigare nämnts använder Region Västerbotten, utöver Fordon, dessutom Fordonsleasing inklusive tjänster. Ramavtalet omfattar två delområden där Jörgen avropar på området Operationell leasing inklusive tjänster.

Vid operationell leasing står leverantören som fordonsägare och tar risken med restvärdet när leasingperioden är slut, samt hanterar eventuell försäljning av fordonet. Tjänsten är en helhetslösning där mycket inkluderas i grundtjänsten, men ytterligare några tilläggstjänster kan väljas när avropet sker.

Lösningen och tilläggstjänsterna passar Västerbotten, det finns särskilt en fördel som Jörgen vill lyfta:

- Avtalets leasinggivare ombesörjer att vi kan serva bilarna på orten, förr har sjukvårdens bilar i Sorsele eller Storuman behövt åka ner till kusten. Det förfarandet stjäl tid som behöver gå till vård och patienter, så detta är en betydande fördel för oss.

…och Finansiell fordonsleasing ger vinst i Simrishamn

För närvarande har Simrishamn kommun 120 kontrakt på såväl personbilar som transportbilar genom ramavtalet Finansiell fordonsleasing.  

Finansiell leasing är en leasingtjänst där leverantören (leasegivaren) anskaffar de fordon som du redan har upphandlat. Leverantören står sedan som ägare och hyr ut fordonet till dig.

Kombinationen av Addas två ramavtal går sömlöst in i varandra. Upphandlingen av fordonen sker via Fordon, när tilldelning till leverantören skett kontaktar Göran Axberg sin leverantör på leasingavtalet. Denne beställer i sin tur bilen hos fordonsleverantören.

- Det är det bästa leasingavtalet jag jobbat med, säger han med eftertryck. Inga interimshyror, automatisk förlängning av avtalstiden och väldigt låg marginalränta. Efter bindningstiden på 12 månader går det att göra sig av med fordonet om du vill, antingen köper leverantören tillbaka bilen eller genom egen försäljning.

Vi säljer oftast våra leasade fordon vidare själva, genom ett avyttringsföretag, då många köpare gärna tar över ett pågående leasingkontrakt. I vårt fall har det hittills alltid inneburit en vinst, så jag är väldigt nöjd!

Alla känner sig, likt Göran, som vinnare, både tidsmässigt och att slippa möjliga bekymmer egna upphandlingar kunnat ge. Fordonsbeställarna från norr till söder är rörande eniga, när Adda redan har tagit hand om det tyngsta arbetet – varför göra det en gång till?

Mer information om ramavtalen från artikeln:

Fordon 2022
Finansiell fordonsleasing 2024-2
Fordonsleasing inklusive tjänster 2023