Hanna utvecklar i Högsby kommun: Tjänstedesign vände perspektivet – förändringsledning gav verktygen

I Högsby bor omkring 5 500 invånare och kommunen har cirka 500 medarbetare. Organisationen är liten och platt med stora möjligheter att påverka arbetssätt, berättar Hanna, som är direkt underställd kommunchefen vid sidan av IT-strateg näringslivsutvecklare, säkerhetssamordnare, utredare och en kommunikatör.

Om att våga testa och vänta in effekterna

Hannas bakgrund är från början som legitimerad sjukgymnast, ett yrke som hon också tidigare i perioder återvänt till. Hon berättar att sjukgymnastens grundinställning till att våga prova sig fram för att hjälpa patienten har följt med henne även i jobbet som verksamhetsutvecklare:
– Jag tar väldigt lätt på när saker inte riktigt går som man vill, att man inte får förväntade resultat. Jag tänker bara “okej, då funkade inte det som vi gjorde där, men då får vi skruva lite eller prova något annat” och jag märker ju att mitt sätt att tänka är lite ovant för många. Men man får testa för att se vad som funkar. Istället för att lägga ner ett projekt direkt och börja på något helt nytt så kanske man bara behöver ändra något litet, förstärka något eller låta det gå en tid om inte effekterna kommer på en gång.

–  Här kan vi lära en del från hur det var under pandemin, att det gäller att hålla ut för att effekterna av det som vi gör idag inte kommer imorgon, utan om kanske två eller tre år.

Att vända på perspektivet

I slutet av förra året gick Hanna en utbildning i tjänstedesign. Det förändrade hennes perspektiv i grunden:

– Mindsetet, att utgå från användarens behov i stället för att vi som organisation ska gissa vad invånaren vill ha, förändrade mitt sätt att tänka. Det låter kanske extravagant att säga att vi ska gå ut och fråga invånarna, men vi har ju redan de personerna på plats i kommunens organisation, de som finns längst ut i kapillärerna och där träffar våra invånare. Vi behöver bara våga ställa frågorna för att få svaren.

Hon beskriver hur organisationer generellt ofta verkar rusa in i lösningar – utan att stanna upp för att fånga in de verkliga behoven.

– Jag upplever att frågan väldigt sällan ställs på det sättet, för man är redan på steg tre och tycker att man ska jobba på lösningen. Vi presenterar en lösning för oss själva, i stället för att ta med invånarens perspektiv eller behov.

När digitalisering "puttas bort" från kärnverksamheten

Samtidigt som Hanna förändrade sitt tankesätt, blev det tydligt att något också behövde hända i organisationen. I rollen som utvecklings- och digitaliseringsstrateg såg hon ett mönster.

– Tyvärr är min upplevelse att det sällan är verksamheterna själva som driver digitaliseringsfrågorna, utan man ”puttar” gärna över ansvaret till it-avdelningen.

Det blev tydligt att det behövs ett annat ledarskap för att driva de frågorna och därför valde hon, tillsammans med kollegor från grannkommunerna, att gå Addas utbildning i förändringsledning.

– Vi tänkte alla fyra att vi behövde de här verktygen som vi kunde få genom utbildningen. Vi slog våra kloka huvuden ihop och anmälde oss alla tillsammans.

Hon hade mött kollegorna i grannkommunerna tidigare via ett regionalt nätverk som samlar digitaliseringsansvariga i länets kommuner.

Ett gemensamt synsätt – och ett nytt språk

För Hanna har det varit avgörande att delta i utbildningen i förändringsledning tillsammans med andra i samma situation. Gruppen har träffats mellan passen, gjort hemläxor ihop, ritat och djupdykt i ”rika” bilder, brainstormat och workshoppat.

– För mig, som inte har några kollegor i samma roll i min egen kommun, var det helt ovärderligt. Vi har ett gemensamt synsätt och en gemensam ingång i frågan.

Utbildningen har också gett Hanna ett nytt sätt att uttrycka sig:

– Jag har märkt att jag känner mig tryggare i att kunna diskutera utvecklingsfrågor med cheferna. Jag har fått med mig nya ord och begrepp som gör det lättare att formulera varför vi ska göra på ett visst sätt, och det minskar motståndet mot förändring att kunna svara ordentligt på frågan varför vi ska göra det.

Verksamhetsrepresentanter som sprider arbetssätten

En konkret framgång i Hannas arbete både i Högsby och Torsås kommun, där hon tidigare jobbade, är hur hon byggt strukturer för att sprida de nya arbetssätten längst ut i organisationens kapillärer:

– Jag har tagit med mig mina erfarenheter av superanvändare från tidigare jobb. Här har jag ett digitaliseringsteam. Samarbetet i det teamet ger mig både koll på vad som rör sig i organisationen och det som jag tar med mig från läns- och nationella nätverk får spridning längst ut till de i teamet och deras kollegor.

Digitaliseringsteamet är medarbetare från varje förvaltning i Högsby kommun som sitter med i sina respektive ledningsgrupper. Gruppen har gått utbildningen i tjänstedesign tillsammans, vilket givit dem både en samsyn och starkare relationer.

– Ju mer saker man gör tillsammans, desto bättre relation får man ju till varandra. Nu har vi ett gemensamt synsätt och kan prata om det som en gemensam fråga i vardagen.

Ett arbetssätt som får fäste

Tack vare det interna engagemanget och effekterna som det ger så har även kommunledningsgruppen fått upp ögonen för tjänstedesign som arbetssätt:

– Jag har fått i uppdrag att ta fram ett förslag på hur vi ska kunna bryta väg för tjänstedesign och hålla metoden levande i hela organisationen.

Hanna har också under sin utbildning hållit egna workshops om förändringsledning för chefer för att sprida det som hon har lärt sig vidare.

– Jag tror inte man kan gå en sådan här utbildning och sedan bara fortsätta som förut. Det väcker något nytt i en. Som liten kommun är det ibland svårt att ha kunskap och kompetens om allt men när vi väl har kraftsamlat och insett värdet i något, då går det snabbt att ställa om, avslutar hon.

Utbildning: Förändringsledning i Handslaget

Ansvarar du för införande av något av Handslags-initiativen och vill ha fler verktyg, metoder och stöd för att driva förändring som verkligen ger resultat? Den här utbildningen i förändringsledning ger dig en bra grund att stå på, inte minst för att du arbetar med ett skarpt case under studietiden. Så om ni ska införa SDK, Digital post eller välfärdsteknik så kommer du ha stor praktisk nytta av utbildningen, som arrangeras av SKR tillsammans med Adda. Två omgångar startar efter sommaren 2025 - säkra din plats redan nu!

Utbildningar: Tjänstedesign med användarens behov i fokus

Tjänstedesign hjälper dig att lösa rätt problem - tillsammans med den eller dem som det berör. På uppdrag av SKR erbjuder Adda utbildningar, forum och coachning för dig i kommun eller region som vill vända på perspektiven och arbeta användarcentrerat. Vi har lång erfarenhet av att utbilda verksamheter i kommuner och regioner, från nybörjare till mer erfarna team. Oavsett var ni befinner er i er utveckling kan vi stötta er, både genom öppna utbildningar och uppdragsutbildningar på plats.