Fastighetsbolaget fick koll på kemikalierna med en ramavtalsleverantör

På bolagets huvudkontor sitter Mats Åström, miljöchef, Magnus Rosvall, byggnadsförvaltare och Fiona Luima, miljösamordnare. Samtliga har varit involverade i uppstarten av det nya arbetssättet och förvaltningen av det.

Uttag av kemikalier med app och skanning

- Som fastighetsbolag använder vi oss av kemikalier i det dagliga arbetet – olika sorters lim, fogmassa, rengöringsmedel, oljor, smörjfett och liknande. Det är sådant som våra snickare, rörmokare, elektriker och fastighetsskötare behöver vid underhåll, reparationer och renoveringar, säger Mats.

Magnus berättar:

- Vi hade kemikalieskåp tidigare också men när vi började beställa på Addas avtal anslöt vi dem till Chemgroup och deras beställningsapp. Med appen i telefonen blir hanteringen smidigare från början till slut. 

I skåpet har vi de förbrukningsvaror som går mest. När vi tar ut en produkt och skannar den registreras uttaget, då produkten kommer ner till ett lågt saldo och behöver fyllas på går det per automatik iväg en beställning som jag får bekräftelse om via ett mejl. Leverans sker på onsdagar och då skannar jag in de levererade varorna i skåpet så det nya saldot ska stämma.

Sedan kan även andra, snickarbasen till exempel, beställa direkt via avtalet om det behövs någon produkt vi bara vill ha tillfälligt. Men överlag fungerar det mycket bra att beställningarna fylls på automatiskt.

- Med skanningen i olika steg blir det mycket mer ordning, tillägger Fiona.

Ordning på sortimentet med en leverantör

En av appens andra fördelar är användarsäkerheten, anser Magnus, då varje produkt som plockas ut inkluderar ett säkerhetsdatablad. Informationen säkerställer att användaren vet om man ska bära skyddsglasögon eller handskar, och om en olycka skulle inträffa står det tydligt vad som behöver göras.  

Med inköp av kemikalier från järnhandelsavtalet följer inte enbart kontroll över uttag, beställningar och säkerhet, det har även skett en rensning av ett tidigare spretigt sortiment. 

- Vi hade en massa leverantörer, ofta lokala handlare, där alla kunde hämta kemikalier. Med upp till 20 olika leverantörer var det en salig blandning. Vi insåg att grejer stått i flera år och fortfarande inte använts. Det var då vi bestämde att rensa ut till ett sortiment från enbart en leverantör, berättar Mats.  

Chemgroup var väldigt lyhörda inför vårt behov. Vi sa att vi ville starta om helt så på vår begäran fick de gå in och rensa i systemet, inget gammalt skulle ligga kvar. 99% av det som finns i listan nu är deras sortiment och leveranser. Men kommer det önskemål från någon om en specifik annan produkt undersöker vi om det går att få in den i systemet, förstås. Annars ska allt styras till ett ställe och det är det beslutade sortimentet som gäller. 

Engagemang och löpande kontakt

En tät kontakt med leverantören och förvissning om att vara i rätta händer väger också tungt för Mats, Magnus och Fiona.  

- Vi har kommit fram till bra saker tillsammans, sedan är de noga och följer upp. Just nu sker en större årlig avstämning, där vi inför kommande år gör en riskbedömning över sådant som behöver fasas ut och ersättas. Chemgroup berättar om det finns ersättningsprodukter som är bättre ur arbetsmiljösynpunkt, utan onödiga gifter. Då ingen hos oss har den kunskapen betyder deras kompetens mycket, förklarar Mats.

- Den personliga kontakten och spontana besök när de har vägarna förbi Gävle har varit bra, tycker Fiona. Det blir en väldigt stor skillnad när de kommer hit, framför att prata på Teams. Man känner att det finns ett engagemang. 

Tar arbetssättet vidare

Efter inkörningsperioden anser Magnus och Mats att tiden är mogen för implementering av arbetssättet i resten av verksamheten.

- Vi har ett annat kontor för våra utemiljöer på andra sidan stan där kemikalierna är till för deras traktorer och maskiner. Nu har vi testat här först och konstaterat att det fungerar, därför ska ett skåp dit också. På så sätt får vi samma koll överallt, avslutar Mats.

Mer information om ramavtalet och avtalsområdet:

Järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning 2023