När beredskap blir en arbetsgivarfråga – HR:s roll i civilt försvar

Vincent Paciello Lundvall är förhandlare på avdelningen för arbetsgivarpolitik på SKR. I sin roll samordnar han civilt försvar med fokus på arbetsgivar- och personalförsörjningsfrågor för SKR och Sobona. I maj gästar han HR-forum för att prata om HR:s roll för att stärka kommuner och regioners beredskapsförmåga.

– Vårt uppdrag handlar om att stödja kommuner och regioner i att stärka sin förmåga att upprätthålla samhällsviktig verksamhet vid höjd beredskap och krig, säger Vincent Paciello Lundvall.

I det arbetet ryms frågor som rör personalförsörjning, arbetsrätt, ledningsansvar, bemanning och hur arbetsgivarrollen påverkas när verksamheter ska fungera under mycket svåra förhållanden. Det handlar också om dialog med myndigheter och departement om systemets uppbyggnad samt olika statliga utredningar.

Därför behöver kommuner och regioner arbeta med beredskapsfrågor

Kommuner och regioner är några av de viktigaste aktörerna inom totalförsvaret och det civila försvaret. De ansvarar för stora delar av den samhällsviktiga verksamheten – vård, omsorg, räddningstjänst, vatten, skola och kollektivtrafik med mera. Vid höjd beredskap eller krig är det extra viktigt att sådana funktioner fungerar för att samhället ska hålla ihop och vara mera motståndskraftigt.

Det handlar också om kommuners, regioners och kommunala bolags stöd till det militära försvaret.

– Att arbeta med beredskap handlar inte om att förutse ett specifikt scenario, utan om att bygga en robust organisation som klarar störningar, personalbortfall, resursbrist och högt tryck, säger Vincent Paciello Lundvall.

Ju bättre förberedda kommuner och regioner är, desto större chans att skydda befolkningen, upprätthålla trygghet och bidra till Sveriges samlade försvarsförmåga. I förlängningen stärks också förmågan att hantera olika former av kriser, både mänskligt och naturligt skapade.

"HR är navet i arbetsgivarens förmåga att fungera under höjd beredskap"

Ur ett arbetsgivarperspektiv har HR en central roll i civilt försvar, inte minst i frågor som rör personalbemanning och krigsbemanningsplaner. Det är arbetsgivaren som ska se till att rätt personal finns på plats, att den vid höjd beredskap modifierade arbetsrätten följs även vid krig och att verksamheten kan fortsätta fungera trots stora påfrestningar.

– Kort sagt: HR är navet i arbetsgivarens förmåga att fungera under höjd beredskap, säger Vincent Paciello Lundvall.

HR behöver därför komma in tidigt i organisationens beredskapsarbete och koppla sitt ansvar till den övergripande strukturen för civilt försvar. Arbetet behöver inte börja med att alla svar finns på plats, utan med att organisationen steg för steg bygger upp sin förmåga.

Det kan bland annat handla om att identifiera vilka verksamheter och funktioner som är mest kritiska, vilket stöd chefer behöver och hur bemanning och verksamhet ska kunna upprätthållas under svåra förhållanden.

Checklista: Det behöver HR börja arbeta med redan nu

✔ Personalplanering och bemanning: Vilka funktioner är kritiska vid höjd beredskap, och hur säkrar organisationen dem? Här behöver HR bidra i arbetet med personalplanering, bemanning och krigsbemanningsplan.

✔ Personalförsörjning: Hur kan arbetsgivaren använda de personalförsörjningsverktyg som finns vid höjd beredskap och krig? Och vilka regler och lagar gäller för ordinarie personal? Hur planera för dem och operationalisera dem redan i fredstid?  

✔ Arbetsrätt i kris och krig: HR behöver förstå regelverket, vilka undantag som kan bli aktuella samt vilka möjligheter och skyldigheter som gäller.

✔ Lednings- och chefsstöd: Chefer behöver tydliga mandat och stöd för att kunna fatta svåra beslut under pressade förhållanden.

✔ Information till medarbetarna: Arbetsgivaren behöver informera om organisationens roll inom totalförsvaret för att skapa förståelse för uppdraget. Hur kan arbetsgivaren vidare informera medarbetarna om deras viktiga roll i organisationen och därmed inom civilt försvar?

✔ Omställning av verksamhet: HR behöver kunna stötta när verksamheter snabbt förändras eller prioriteras om.

✔ Stöd till medarbetare: Det gäller både psykosocialt och praktiskt stöd, eftersom personalen är en av organisationens mest kritiska resurser.

SKR-koncernen utvecklar sitt stöd till arbetsgivare

SKR arbetar på flera sätt för att stärka kommuners och regioners förmåga inom civilt försvar. Arbetet går just nu från en fas med mycket fokus på statliga utredningar till att man tar fram mer konkret stöd till arbetsgivarna.

–  Vi tar fram vägledningar, utbildningar, stödmaterial, och vi kommer även försöka initiera eget erfarenhetsutbyte mellan kommuner och regioner. Tillsammans med Sobona utvecklar vi också arbetsgivarstöd som är specifikt anpassat för höjd beredskap, säger Vincent Paciello Lundvall.