Läs mer på vår ramavtalssida eller boka ett rådgivningsmöte med oss!
Vi håller även öppna informationsträffar där du kan få mer kunskap och ställa frågor.
27 januari 2026
Pensionstjänster: lärdomar från fyra kommuners gemensamma avrop
När det väl är dags att se över pensionstjänsterna märker många snabbt hur komplext området är. För att få stöd i processen valde fyra kommuner att gå ihop och göra ett gemensamt avrop från Addas ramavtal för pensionsadministration och tillhörande tjänster.
– När frågor om räntor och utvärderingar kom upp kände jag: det här är komplext. Då var det skönt att ha ett tydligt upplägg att utgå ifrån, säger Lina Kihlmark Andersson, upphandlingsansvarig i Smedjebackens kommun.
Fyra kommuner – ett gemensamt avtal
Smedjebacken ingår i en gemensam lönenämnd med bland andra Skinnskatteberg, Fagersta och Norberg. Det innebär att löne- och pensionsfrågor hanteras samordnat.
Inför att aktuella avtal med leverantörer skulle löpa ut tog kommunerna fram en gemensam förfrågan inom ramavtalet Pensionstjänster 2023, där varje kommun beskrev sina behov och förutsättningar. Samtidigt var man tydlig med att leverantören skulle vara densamma för alla, för att underlätta hanteringen i lönenämnden.
En projektgrupp sattes ihop för att få med flera perspektiv – från ekonomi, HR och löneområdet till dem som arbetar med pensionsadministration till vardags. Smedjebacken samordnade arbetet och Lina Kihlmark Andersson lämnade in förfrågan med fullmakt för de andra tre kommunerna.
– Det har varit många intressenter involverade i olika lägen, som mest tror jag vi var tolv personer. Men alla bidragit med viktig kunskap och engagemang, säger Lina Kihlmark.
“Grovjobbet är gjort” – fokus kan läggas på rätt avvägningar
En återkommande utmaning i pensionsupphandlingar är att formulera relevanta krav och göra avvägningar i frågor som räntor och utvärderingsmodeller. Lina Kihlmark Andersson beskriver att det underlättade att utgå från ett upplägg där mycket redan var förberett.
Adda har redan upphandlat ramavtalet och satt ramarna (villkor, krav och mallar). För att välja leverantör gör man en avropsförfrågan inom ramavtalet genom en förnyad konkurrensutsättning, där leverantörerna på avtalet lämnar anbud utifrån den egna förfrågan.
– Grovjobbet är ju gjort av Addas experter, så vi slipper sitta och formulera kraven på nytt. Det uppskattar även jag som upphandlare.
Hon påpekar också att upphandlarrollen i mindre organisationer ofta är bred och att man sällan kan detaljer i varje bransch man upphandlar inom.
– Jag kan pensioner ungefär lika lite som jag kan grävmaskiner. Min kompetens är upphandling – inte varje enskild bransch.
Mallar och avropsstöd minskar behovet av extern hjälp
I arbetet användes Addas mallar och stöddokument för ramavtalet, samt visst underlag från föregående avtalsperiod. Att genomföra en helt ny upphandling från start hade krävt mer tid, och sannolikt även extern specialistkompetens.
– Hade det här ramavtalet inte funnits så hade vi inte löst det för egen maskin. Då hade vi fått köpa in specialiststöd, säger Lina Kihlmark Andersson.
Hon menar att det är just den typen av resursfråga som gör att man alltid börjar med ramavtalen:
– Vår utgångspunkt är att alltid titta på Addas ramavtal innan vi startar en egen upphandling. När det är möjligt använder vi dem – och i de flesta fall går det.
Tre saker som förenklar när ni avropar genom ramavtal
Kortare startsträcka: grundvillkor och mallar finns på plats, så ni kan lägga tiden på att beskriva verksamhetens behov – inte på att bygga upp processen från noll. – “Det blir lätt att göra rätt.”
Bättre beslutsunderlag: när upplägg och ramar redan är satta blir det lättare att formulera relevanta krav och att utvärdera anbud på ett jämförbart sätt – även i tekniska frågor.
Möjlighet att gå ihop med andra: flera kommuner eller kommunala bolag kan samordna avropet, beskriva sina respektive behov – och ändå göra valet inom samma ramverk.
Fakta: Pensionstjänster
Pensionsmarknaden för kommuner och regioner har i praktiken två stora leverantörer, KPA och Skandia. Leverantörsbyte sker i fasta fönster i april och oktober, vilket gör att planering och tidsmarginaler blir viktiga.
Ett ramavtal får som huvudregel löpa i högst fyra år (om inte särskilda skäl finns). Men oavsett om ni avropar inom ramavtal eller gör en egen upphandling är det klokt att se över pensionsupplägget regelbundet – särskilt när avtal närmar sig sitt slut eller när behoven förändras – för att säkra marknadsmässiga villkor, fungerande service och uppdaterade lösningar.
