Så gör Västra Götalandsregionen kompetensförsörjningen mer verksamhetsnära
En kompetensförsörjningsplan får effekt först när den hänger ihop med verksamhetens uppdrag, budget och planering. I Västra Götalandsregionen används den svenska standarden för kompetensförsörjning som vägledning för ett mer gemensamt och systematiskt arbetssätt.
Kompetensförsörjning handlar om mer än rekrytering. Det handlar om hur verksamheten ska klara sitt uppdrag över tid – genom att använda kompetensen rätt, utveckla arbetssätt och skapa förutsättningar för utveckling och omställning. Men hur blir planer och strategier en del av den faktiska styrningen, planeringen och vardagen?
Lars Wingfors och Minna Niemelä är HR-strateger i Västra Götalandsregionen. En del av deras uppdrag handlar om det regiongemensamma kompetensförsörjningsarbetet, som sker med stöd av den svenska standarden för kompetensförsörjningsprocessen, SS 624070:2017.
Den 28 augusti gästar Lars och Minna HR-forums träff med temat Kompetensförsörjning – standarder och strategier.
Ett gemensamt ramverk för en komplex organisation
Västra Götalandsregionen är en av Sveriges största offentliga arbetsgivare. Uppdragen spänner över bland annat hälso- och sjukvård, regional utveckling, kultur och kollektivtrafik. Det gör kompetensförsörjningen både omfattande och komplex.
Regionen har arbetat med kompetensförsörjningsplanering under lång tid. Sedan 2018 har man utvecklat sitt arbetssätt med stöd av den svenska standarden SS 624070:2017 och den tillhörande handboken från Svenska institutet för standarder (SIS).
SS 624070:2017 är en vägledande processtandard. Det innebär att den inte ställer krav på exakt vilka kompetenser organisationen behöver, utan beskriver hur arbetet med kompetensförsörjning kan struktureras. Den ger stöd för att utgå från verksamhetens mål, identifiera behov, planera insatser, följa upp resultat och utveckla arbetssättet över tid.
– Vi verkar i en stor organisation med många olika verksamheter och uppdrag, och i en kontext där evidens är viktigt. Då är det värdefullt att kunna luta sig mot en standard och säga: här finns ett gemensamt sätt att arbeta med frågorna, säger Lars.
I en region med så olika uppdrag behöver kompetensförsörjningsarbetet både hållas ihop och anpassas. Den regiongemensamma planen ger en gemensam riktning, med analysunderlag som stöd och särskilda handlingsplaner för vissa insatser. På förvaltningsnivå följer planerna samma struktur, men arbetet konkretiseras utifrån de lokala behoven. En stor vårdförvaltning har andra förutsättningar än en verksamhet inom kultur, kollektivtrafik eller regional utveckling.
– Kompetensförsörjning måste alltid förstås i relation till verksamhetens uppdrag. Vad är det vi ska klara, och vad betyder det för hur vi behöver arbeta framåt? säger Lars.
Planen behöver in i verksamhetsplanering och budget
En viktig del i standarden är att koppla ihop kompetensförsörjningen med verksamhetsplanering och budget. För att en plan ska bli mer än ett dokument behöver aktiviteter tidsättas, prioriteras och föras in i de processer där verksamheten redan planeras och finansieras.
Det handlar också om tajming. I en politiskt styrd organisation behöver underlag ofta finnas på plats långt innan beslut fattas. Om en insats inte har kommit med i planeringen kan det vara svårt att genomföra den, även om behovet är tydligt.
– Planen får inte bara bli en pamflett. Det finns en risk att den blir det om den inte är tidsatt och har tydliga aktiviteter i relation till verksamhetsplaneringen – och inte minst budget, säger Minna.
En plan som ska märkas – men inte alltid synas
Att kompetensförsörjningsplaner och strategier ska ligga nära verksamheten betyder inte att varje chef behöver ha planen framför sig i vardagen. Det viktiga är att planen påverkar beslut, budget, strukturer och stöd.
För en chef kan det till exempel märkas i rekryteringsprocessen, i planerade och finansierade kompetensutvecklingsinsatser eller i ett mer samlat stöd från HR i frågor som rör omställning och arbetsmiljö.
– En vårdenhetschef kanske inte tänker på planen så mycket i sin vardag. Men den ska påverka det som faktiskt görs, säger Lars.
Från strategier till konkreta insatsområden
Arbetet framåt handlar mycket om att stärka processerna kring kompetensförsörjning och andra HR-frågor. Hur kan chefer få ett mer likvärdigt stöd? Hur hänger kompetensförsörjningsplanering ihop med rekrytering, omställning och andra HR-processer? Och hur säkerställer man att frågorna kommer in i rätt sammanhang, innan besluten redan är fattade?
– Vi leder, utvecklar och samordnar arbetet. Men kompetensförsörjning är inte en isolerad HR-fråga. Det behöver ske tillsammans med flera funktioner och i relation till verksamhetens uppdrag, säger Minna.
I arbetet har SKR:s nio strategier för kompetensförsörjning också en viktig roll. VGR har införlivat strategierna i sina egna insatsområden för kompetensförsörjning och anpassat dem till regionens uppdrag och struktur.
Regionen har också kompletterat med två områden: att stärka utbildningsuppdraget och samverkan med lärosäten samt att stärka kompetensen för robusthet, krisberedskap och höjd beredskap.
– De nio strategierna är ett viktigt gemensamt förhållningssätt, som vi har anpassat till vår kontext , säger Lars.
Hör mer om Västra Götalandsregionens arbete i HR-forum
På HR-forums träff den 28 augusti berättar Lars Wingfors och Minna Niemelä mer om hur Västra Götalandsregionen arbetar med struktur, processer och gemensamma arbetssätt för att den regiongemensamma kompetensförsörjningsplanen ska få genomslag i verksamheten.
SS 624070:2017 är en svensk standard för kompetensförsörjning från Svenska institutet för standarder (SIS). Den beskriver ett systematiskt arbetssätt för hur organisationer kan planera, genomföra, följa upp och utveckla sitt kompetensförsörjningsarbete.
Standarden är vägledande och processinriktad. Den ger inte svar på vilka kompetenser en organisation behöver, men stödjer arbetet med att identifiera behov, planera insatser, följa upp resultat och utveckla arbetssätt över tid.
Till standarden finns en handbok som ger praktiskt stöd i arbetet med kompetensförsörjningsplanering.
