Från upphandlingsfabrik till strategisk inköpsenhet
Genom att bredda upphandlingsenhetens uppdrag bortom själva upphandlingen kan du öka nyttan och användningen av skattepengar. Adda AffärsConcepts Affärsrådgivare Aron Thyr delar med sig av verktyg för ett mer strategiskt upphandlingsarbete.
Offentlig upphandling är ett av de viktigare uppdragen som offentlig sektor har. Varje år upphandlas viktiga välfärdstjänster till invånare för mångmiljardbelopp. Ofta ses dock uppdraget som avgränsat till själva upphandlingen. Det vill säga när upphandlingen är slutförd är också uppdraget som upphandlingsenhet klart. Detta är dock ett misstag som innebär att man inte realiserar alla de möjligheter som en upphandlingsenhet har för att göra största möjliga nytta över de medel man förfogar över. Istället ser man ofta upphandlingsenheten som en ”fabrik” vars syfte enbart är att genomföra ett bestämt antal upphandlingar per år och inget mer. Nedan kommer jag kort gå igenom vilka de största fördelarna med ett ändrat synsätt på upphandlingsenheters uppdrag är samt vilka verktyg som behövs för att realisera denna potential.
1. Spendanalys
Underskatta inte spendanalysen som stöd och verktyg när du ska planera vilka områden som ska prioriteras för nya upphandlingar eller hitta var den största besparingspotentialen finns. Utan regelbundna spendanalyser kommer du inte få någon överblick över hur organisationens inköp fördelar sig vilket också kan innebära att du prioriterar fel i upphandlingsplaneringen.
2. Kategoristyrning
Den andra delen av det strategiska angreppssättet som är viktigt för offentlig upphandling är kategoristyrningen. Indelningen av en organisations inköp i kategorier har flera fördelar, dels får du en tydlig överblick över leverantörerna och inom vilka områden de levererar varor och tjänster. Vidare får du också en tydligare bild över avtals- och leverantörstrohet som annars kan vara svår att överblicka. Etableringen av kategoriteam där olika sakkunniga från verksamheten deltar innebär att omvärldsbevakningen förbättras markant, vilket också innebär att du kommer få en högre efterlevnad av gällande lagar och regler.
3. Avtalshantering
Ett slutgiltigt exempel på vikten av att använda ett strategiskt fokus inom upphandlingsarbetet är avtalshanteringen. Att förhandla fram ett förmånligt avtal är en sak, men det är minst lika viktigt att också följa upp att alla klausuler i avtalet också blir uppfyllda. Här kommer avtalsuppföljningen in.
Sammantaget innebär ovanstående punkter att du övergår från att enbart fokusera på den taktiska delen av upphandlingsarbetet, till att också inkludera den strategiska delen. Genom att göra denna övergång kommer du få en betydligt bättre överblick över hur inköpen fördelas samt var de bästa möjligheterna till förbättringar ligger.
Ett strategiskt angreppsätt mot offentlig upphandling är nödvändigt för att göra goda affärer och uppnå största nytta för de skattemedel man förfogar över.
Adda AffärsConcept AB har stöttat offentlig sektor i över 25 år med att – förutom ovan nämnda- genomföra upphandlingar, vara juridisk rådgivare och stöttat inom alla frågor som omfattas av upphandlingslagstiftningen. Sedan juli 2020 har vi organiserat oss för att kunna leda en organisations upphandlingsfunktion från en ”fabrik” till en funktion som med ett strategiskt angreppsätt kan bidra till bättre affärer och ett mer affärsmässigt arbetssätt.
På Adda AffärsConcept har vi all den kompetens som krävs för att kunna stötta er i implementeringen!
/Aron Thyr
Affärsrådgivare
Verksamhetsområde Styrning och analys
Av
Addabloggen
Kommentarer (0)
Skriv en kommentar