4 oktober 2021 Upphandling | Ramavtal

Många fördelar med att arbeta kategoristyrt

Kategoristyrning innebär att en organisations inköp kategoriseras, det vill säga, delas upp i inköpskategorier. Fördelarna är man kan fokusera på respektive leverantörsmarknad samt nå besparingar och kvalitetseffekter. säger Mia Friari Söderholm, kategorichef på Adda Inköpscentral.

Genom att fokusera på en kategori i taget kan en arbetsgrupp med representanter från både inköp och från övriga verksamheten få en god kännedom om marknaden, köpbehov och om sin organisations potential till förbättringar.

- Metoden innebär tvärfunktionellt arbete, berättar Mia. Den involverar personer med rätt sakkunskap från olika delar av organisationen. Arbetssättet bidrar till att nå organisationens övergripande mål, ger besparingar och ökad kvalitet.

Möjliggör ett strategiskt inköpsarbete

Syftet är att nå optimala strategier inom det man behöver köpa in, men också identifiera andra förbättringsaktiviteter, exempelvis att kommunens e-handel behöver utökas inom just det inköpsområdet. Fokus flyttas alltså från att bara arbeta traditionellt med enbart upphandlings- och avtalsarbete till ett proaktivt strategiskt inköpsarbete ihop med sin verksamhet.

- Kategoristyrning är ett arbetssätt som utvecklades i detaljhandeln i slutet av 1980-talet för att skapa största möjliga affärsvärde med de varor som såldes förklarar Mia. Man upptäckte att det gav högre lönsamhet att jobba med förbättringar inom en varukategori istället för enskilda varor eller varumärken.

Kan alla organisationer arbeta kategoristyrt?

- Ja, absolut kan dom det, säger Mia. Man kan införa det på olika ambitionsnivåer, men det viktiga är att kategorisera sin inköpsvolym och föra dialog med verksamheten i vad man har för behov och hur marknaden ser ut. Man kan också fokusera på enskilda inköpskategorier eller andra köpbehov som är verksamhetskritiskt för sin organisation. Genom kategoriseringen skapas en fokusering och proaktivitet.

Viktigt att alla engagerar sig – främst från ledning och styrningshåll. Det får inte bara bli en inköpsfråga. Det här handlar om ett förändrat sätt att både se på och arbeta med inköp

Flera fördelar med kategoristyrning

- Den stora vinsten är att när man arbetar med inköp som en strategisk fråga kan man använda sin kompetens och insikter ihop och på så sätt arbeta ihop för att nå kommunens mål, exempelvis inom hållbarhet. Genom fokusering på verksamhetskritiska inköpskategorier skapas en bättre beredskap och stabilare försörjning i och med att man har analyserat området, skapat handlingsplaner med mera, fortsätter Mia.

Det blir en mer träffsäker upphandling med god uppföljning och utvärdering. Även det tvärfunktionella, det vill säga att man arbetar över gränserna ihop ger stora vinster och smartare affärer.

- Hon tillägger, om man inte arbetar på det här sättet är risken stor att man brandsläcker, lägger tid på fel leverantörsmarknad, kan få inga eller få anbud vilket skadar konkurrensen.

De flesta verksamheter kan arbeta tvärfunktionellt

Just kategoristyrning är en strategisk inköpsmetod, men det tvärfunktionella arbetssättet är ju en metod som passar i alla typer av verksamheter. Det handlar om dialog och planering ihop för att nå gemensamma mål. Att skapa effektiva flöden som skär igenom hela organisationen.

- I korthet betyder det att organisationen sätter ihop team med olika kompetenser och expertisområden som tillsammans arbetar mot ett gemensamt mål, avslutar Mia.

Tipsa en vän