Så arbetar Österåker med samplanering och central bemanning

Samplanering kan minska vikariebehoven

Uppdraget handlar inte bara om att boka in vikarier, utan också om att hålla ihop planering, arbetstid, introduktion och uppföljning när flera verksamheter delar på en gemensam bemanningsenhet.

Det kan också handla om att stanna upp inför själva beställningen och pröva om behovet ser ut precis som man först tänkt. Alla luckor behöver inte alltid ersättas timme för timme.

Därför är samplanering en av Jeanettes käpphästar. En del av samplaneringen handlar om att se hur befintlig personal kan användas mellan flera enheter, till exempel mellan gruppbostäder, förskolor eller andra verksamheter inom samma område.

– För att lyckas med samplanering behöver man se till att nya medarbetare anställs i flera verksamheter från början, till exempel av en chef med ansvar för flera gruppbostäder. Har man det lugnare på ett ställe och behov av personal i en annan verksamhet så har man möjlighet att omfördela sina resurser, i stället för att ta in vikarier från oss.

Proaktivitet inför sommaren

En annan viktig del av enhetens uppdrag är att få ihop sommarens bemanning. Det arbetet pågår under hela året och intensifieras i januari, bland annat genom att verksamheternas behov samlas in i god tid. Då går det både att boka upp vikarier tidigt och att se hur de kan användas i flera verksamheter.

– Vi kanske ser att någon bara jobbar 50 procent i en verksamhet, medan en annan behöver 30 procent. Då kan vi lägga in en introduktion där och försöka få ihop ett schema som fungerar.

För Jeanette är det också viktigt att försöka få ner antalet bemanningstimmar, så att kommunens resurser används på bästa sätt. Om timmarna ökar blir det en anledning att ställa frågor: varför ser behovet ut som det gör, finns det vakanta rader och behöver varje frånvaro ersättas exakt rakt av med en vikarie?

Förutsättningar som får vikarier att stanna kvar

För verksamheten kan det vara lockande att ringa in en vikarie man redan känner och vet fungerar. Men när samma person arbetar på flera ställen behöver någon hålla ihop arbetstid, bokningar och säkerställa att alla medarbetar, oavsett anställningsform, får den återhämtning och vila de har rätt till. I Österåker ligger det ansvaret hos bemanningsenheten.

– Sedan bemanningsenheten kom till sitter det ett litet gäng här som håller koll på den sammanlagda arbetstiden. Vi kan se att någon redan är uppe i många timmar och faktiskt inte kan jobba mer.

Genom den samlade planeringen finns också möjlighet att erbjuda fler timmar till vikarier som vill arbeta mer. Den som bara skulle ha fått några pass i en verksamhet kan få fler i en annan, och det finns också möjlighet att prova nya verksamheter.

– Det är många som från början tänker: nej, men jag är barnskötare, jag jobbar bara med barn. Men när de väl får prova en introduktionsdag ser vi ofta att de också kan passa väldigt bra inom omsorgen eller LSS. Det är många som i dag jobbar på flera olika ställen och trivs bra med det.

För en vikarie som arbetar i flera verksamheter blir det också värdefullt att ha en arbetsgivarkontakt som ser till att allt det praktiska fungerar. Den som får ett pass ska kunna lita på att det ligger fast, och planeringen behöver vara tydlig nog för att människor ska vilja stanna kvar.

Tät kommunikation med verksamheterna

För att bemanningsenheten arbete ska fungera räcker det inte att ta emot behov och boka pass. Det behövs också löpande avstämningar, uppföljning och dialog med de chefer och verksamheter som bemannas.

Under våren har man till exempel hållit uppskattade avstämningsfrukostar med samtliga enhetschefer och samordnare. Då har man tillsammans stämt av bemanningen för sommaren, sett över den sammanlagda planeringen och satt punkt för sommarplaneringen.

– Det jag verkligen vill skicka med är kommunikationen. Jag har jobbat i de här verksamheterna och varit länge i kommunen, och det gör att jag vet hur en enhetschefs vardag kan se ut. Men den förståelsen behöver hela tiden hållas levande i dialogen med verksamheterna, säger Jeanette.