Semesterbemanning blir lätt en fråga som man kommer i gång med för sent. Det har Tina Jensen, verksamhetschef inom äldreomsorg och hälso- och sjukvård i Habo kommun, sett många gånger under sina år som chef. I dag arbetar hon för ett mer långsiktigt upplägg där rekrytering, introduktion och planering börjar långt innan sommaren närmar sig.
Ta hand om tidigare semestervikarier
En viktig del av det löpande arbetet är att vårda relationerna med tidigare semestervikarier. Om man får dem att komma tillbaka år efter år är mycket vunnet.
Därför har Tina i sina tidigare chefsjobb haft en upparbetad rutin för att tacka, följa upp och hålla dörren öppen för de vikarier som vill komma tillbaka.
– Jag skickade alltid snigelpost till våra sommarvikarier när sommaren är slut. Jag tackade dem för deras insats, och påminde om att det finns chans att jobba igen på höstlov och jullov, som kan vara extra intressant för exempelvis studenter, säger Tina Jensen.
Rekryteringsarbetet behöver börja tidigare
För att lyckas med nyrekryteringen är det klokt att börja långt innan sommaren närmar sig. Det handlar inte bara om att annonsera efter vikarier, utan också om att finnas nära de utbildningar där framtida medarbetare redan finns. I Habo handlar det bland annat om kontakt med vård- och omsorgscollege i Jönköping, men också med gymnasiets omvårdnadsprogram.
– Vi behöver fånga upp framtidens undersköterskor, redan när de börjar ettan på gymnasiet egentligen. Vi behöver tala om att vi finns och att vi gärna tar emot dem för praktik, APL och extrajobb, säger Tina Jensen.
Det blir en väg in både för den som är nyfiken på arbetet och för verksamheten, som får möjlighet att lära känna framtida kollegor tidigt.
Tina Jensen vill också att flera ska våga tänka bredare kring vilken ålder som krävs för vikarier.
– Om alla vikarier måste ha fyllt arton för att få jobba missar man många fantastiska sjuttonåringar. Med en bra och tydlig handledare, anpassade arbetsuppgifter och lite pusslande ser jag inga hinder för att de också ska få en chans, säger Tina.
Introduktion i tid gör stor skillnad
Tina Jensen vill också lyfta värdet av att jobba löpande med introduktionen, så att nya vikarier hinner komma in i verksamheten innan sommaren börjar på allvar.
– På sportlovet, som här nere är i vecka sju, ska vi ha in så många som möjligt som går bredvid och blir redo att börja jobba extra och ta helgpass då och då. Då hinner de bli varma i kläderna till sommaren, säger Tina Jensen.
Tidig introduktion gynnar inte bara den som är ny, utan också arbetsgruppen. När semestervikarier hinner bli trygga i arbetet minskar risken för att allt ansvar hamnar på ordinarie personal mitt under semesterperioden.
Bemanningen behöver hålla också för dem som är kvar
När semesterbemanningen fungerar bidrar den till att skapa en hållbar arbetsmiljö och högre kontinuitet i verksamheten under semesterperioden. Då har ordinarie personal en rimlig arbetsbelastning även på sommaren, och när det är dags för semester ska man kunna släppa jobbet.
För att bidra till det lugnet brukar Tina Jensen rekommendera att man har en slags parhäst i verksamheten – någon som kan arbetet så pass väl att den som går på semester vet att det fungerar ändå. Och det behöver inte alltid vara en ordinarie kollega.
– Jag ser inte att man ska fastna vid att man behöver ha 50 procent ordinarie personal kvar alltid. En vikarie som har jobbat länge, kommer tillbaka och känner verksamheten väl kan fylla en liknande funktion.
Hon lyfter också vikten av att involvera personalen i planeringen, och samtidigt titta på vad som faktiskt behöver göras under sommaren.
– Alla arbetsuppgifter behöver inte nödvändigtvis göras på samma sätt som under resten av året, och det är inte alltid självklart att varje timme måste ersättas rakt av. Där blir verksamhetens egen kunskap viktig, säger hon.
Hur man pratar om yrket spelar roll
Slutligen vill Tina lyfta betydelsen av hur man pratar om välfärdsyrkena. För att fler ska vilja söka sig till omsorgen behöver man bli bättre på att lyfta allt det positiva som arbetet rymmer: ansvar, bemötande, utveckling och möjligheten att växa i yrkesrollen.
Hur man pratar om yrket på arbetsplatsen påverkar också möjligheten att vikarier kommer tillbaka. Den som har trivts, känt sig välkommen och fått en bra bild av arbetet, och kanske till och med känner en yrkesstolthet, har större anledning att komma tillbaka.
– Undersköterskeyrket är en fantastiskt bra grund att stå på. Du lär dig att bemöta människor på ett bra sätt, kunskap som du har med dig oavsett vad du tänker att du ska göra i framtiden, säger Tina Jensen.
