Luleå kommun utvecklar HR nära chefernas vardag

Framtidens HR – en satsning för att klara kompetensförsörjningen 

Luleå står inför ett dubbeltryck de kommande åren. Som många andra kommuner har man en snabbt åldrande befolkning och hårdare konkurrens om arbetskraft – samtidigt väntas den gröna omställningen skapa 5 000 nya jobb och en befolkningstillväxt på upp mot 20 000 personer på 15 år.  

Det är utmaningar som inte bara kräver nyrekryteringar, utan att arbetssätt, teknik och ledarskap utvecklas i takt med verksamheten. Det är också bakgrunden till satsningen Framtidens HR, där man vill bygga en HR-organisation som bättre stärker chefernas förutsättningar och bidrar till en bättre medarbetarupplevelse – för att i slutändan klara uppdraget för Luleåborna.  

– Kompetensförsörjning är inte något HR kan lösa själv, det behöver vara en ledningsfråga. Samtidigt behöver vi se till att chefer får stöd som gör skillnad i deras vardag, säger Helena Lantto, HR-chef i Luleå kommun.

Vad betyder kommunens mål för HR? 

Starten på det utvecklingsarbete som görs just nu var en förstudie och slutrapport som togs fram 2025, under namnet Framtidens HR. Den pekade på behovet av tydligare uppdrag och ansvar för HR, mer sammanhållna arbetssätt och att göra HR mer relevant i verksamheternas vardag.  

– Vi ser att de mål vi sätter utåt, vad vi ska leverera till våra invånare, behöver påverka hur vi jobbar internt och hur vi organiserar oss. Vad innebär våra uppsatta mål för HR? För People & Culture-frågor? Vad är stödfunktionernas roll? Det behöver vi utforska tillsammans, säger Helena Lantto. 

Arbetet med Framtidens HR handlar alltså inte om att ”bygga en ny HR-avdelning”, utan om att HR arbetar tillsammans med den övriga verksamheten för att se till att man gör rätt saker.  

Fyra prioriterade spår under 2026 

Under det första halvåret 2026 är fokus på hur man kan prova att göra nytt, justera och lära, utan att vänta på att man har en “perfekt modell”. Därefter kan man forma nästa steg. 

I det arbetet har man valt fyra prioriterade spår som handlar om att både förbättra chefers vardag här och nu och samtidigt stärka kommunens långsiktiga kompetensförsörjning: 

1. Kartläggning av HR-processer 
2. Objektsledning för HR-system 
3. Kommunhälsans förebyggande arbete 
4. Gemensam kompetensförsörjningsenhet 

1.Kartläggning av HR-processer 

Kartläggningen av befintliga HR-processer utgår både från resultaten i förstudien och från behovet av att skapa en gemensam bild av nuläge, utvecklingsbehov och ansvarsfördelning. Här vill man titta lite extra på de flöden som chefer möter ofta, som rekrytering, rehab, introduktion och löpande personalfrågor.  

– Vi börjar att undersöka hur det ser ut i verkligheten: var tar det stopp för cheferna? Vad skapar friktion i vardagen? Vad tar tid eller är otydligt? Och vad kan vi ändra som gör skillnad, så att chefer och verksamhet bättre kan klara sitt uppdrag? Man behöver inte ändra allt på en gång, det kan vara små justeringar som sparar tid och minskar osäkerhet, säger Helena Lantto. 

Tar hjälp av tjänstedesignmetodik 

Arbetssättet är inspirerat av tjänstedesignmetodik, där man involverar berörda användare i utvecklingsarbetet för att se till att man fokuserar på rätt saker och att lösningarna kommer att skapa verklig nytta. Under våren kommer man att genomföra en workshop med alla HR, Lönecenter och Systemförvaltning, och inför detta görs användarintervjuer med chefer som får dela med sig av sina upplevelser. Principen för det fortsatta utvecklingsarbetet är att se över vad som ska vara lika i hela kommunen, och var det behöver vara olika, till exempel utifrån olika förvaltningars behov.  

2. Objektsledning för HR-system 

Ett annat spår som man valt att fokusera på är systemstödet. Helena Lantto äger som HR-chef någonstans kring 18 system. När det finns så många system kan samma uppgift behöva göras flera gånger, och frågor om vem som äger en fråga eller ett problem uppstår ofta. Därför är målet nu att sätta tydligt ägarskap (objektsledning), göra en prioriteringslista och utveckla utifrån användarnas behov.

– Vi jagar inte ett nytt supersystem som ska lösa allt. Men vi behöver ett samlat grepp och se över hur systemstödet kan följa processerna, inte tvärtom. Det ska bli enklare för chefer och mindre dubbelarbete, säger Helena Lantto. 

3. Kommunhälsans förebyggande arbete 

Kommunens företagshälsovård är spår 3. Verksamheten drivs i egen regi, och tanken är att koppla arbetet mer till förebyggande insatser som planeras utifrån en gemensam behovsbild i kommunen. 
 
– Individstödet ska finnas kvar, men vi vill också sätta in förebyggande insatser där vi ser att behoven återkommer, för att uppnå större effekt, säger Helena. 
 
Några utvalda förebyggande teman, som klimakterierelaterad hälsa och psykisk hälsa, är först ut. Tanken är att man ska ta fram och testa en modell som sedan ska kunna skalas för andra teman.  

4. Gemensam kompetensförsörjningsenhet 

Det fjärde spåret är ett uppdragsdirektiv för att titta på möjligheterna till en gemensam kompetensförsörjningsenhet som skulle kunna ha samlat ansvar för det nära stödet i rekryteringar, arbetet med kommunens arbetsgivarvarumärke och kompetensanalyser.  

– I förstudien såg vi att cheferna är väldigt nöjda med stödet från våra rekryteringskonsulter. Samtidigt vill vi kunna bli snabbare att hantera öppna ansökningar och fånga upp kandidater på ett samlat sätt. Så vi känner att tiden är mogen för att se över hur en gemensam kompetensförsörjningsenhet skulle kunna se ut. 

Varför HR-perspektivet behöver finnas i styrning och ledning 

Helena Lantto menar att arbetet med Framtidens HR inte bara är något som HR ska genomföra. Om man ska lyckas med förändringar som gör skillnad, inte bara för chefer och medarbetare, utan för de invånare man finns till för, så behöver det vara ett tillsammansarbete mellan HR, chefer och verksamhet.

På så sätt kan man också påbörja förflyttningen från att HR ses som en stödfunktion som man kopplar in för exempelvis enskilda personalärenden, till att HR-perspektivet och de kompetenser som finns inom HR kan bidra mer i strategi- och utvecklingsfrågor.

– HR handlar ju om människor, och vi tror att vi kan bli bättre på att verkligen se hur HR-perspektivet kan bidra i olika delar av organisationen. För vi ser att det finns glapp, och att vi jobbar ganska suboptimerat, med frågor som lärande, rehab, sjukfrånvaro, säger Helena Lantto. 

HR-forum en viktig pusselbit

När Addas och SKR:s HR-forum startade hösten 2025 var Luleå kommun de första som tecknade medlemskap. Helena Lantto ser att det är en plattform som ger kommunen viktig tillgång till både omvärldsbevakning och ett värdefullt nätverk. 

– Genom att ta del av andra kommuners erfarenheter kan vi snabbare utveckla vårt HR-arbete. Temana i forumet hjälper oss också att stanna upp och samla HR internt kring viktiga frågor i vårt eget utvecklingsarbete, säger hon.