En gång om året skickar Hållbarhetskollen ut en begäran till kommuner och regioner om att inkomma med avtal som Hållbarhetskollen kan följa upp. Vi använder också den affärsdata som finns i databasen Dagens Samhälle Insikt för att se om fler kommuner och regioner har samma leverantörer.

Hållbarhetskollen sammanställer inkomna avtal och väljer ut ett antal där uppföljning är möjligt. Vi strävar efter att följa upp en bredd av leverantörer för att resultaten av uppföljningarna ska vara relevanta för så många kunder som möjligt. De revisioner som påbörjades föregående år löper också på parallellt.

Hållbarhetskollen omfattar idag uppföljningar av följande villkor:

FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna

• ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs
• den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs
• den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs
• FN:s deklaration mot korruption.

Vilka av ovan villkor som följs upp beror på vilka krav som har ställts i avtalen. Vi rekommenderar att kraven följer den avancerade nivån (hållbara leveranskedjor) i Upphandlingsmyndighetens stöd för arbetsrättsliga villkor. Både basnivån och den avancerade nivån inkluderar krav på policys och rutiner, vilket är en förutsättning för en god uppföljning. Så se till att de ingår i era kontraktsvillkor.

För att säkerställa att vi väljer produktområden med hög hållbarhetsrelevans grundar vi prioriteringen på riskbedömningar som vi eller andra har gjort. Riskbedömningarna tar bland annat hänsyn till branschens och leveranskedjans komplexitet samt vilka länder som produkten, dess komponenter och råvaror kan spåras till.

Följande villkor måste vara uppfyllda för att vi ska kunna genomföra en uppföljning:

• konkreta och tydliga krav på leveranskedjan, bland annat hänvisning till ILO:s kärnkonventioner
• kontraktsvillkor som möjliggör att ombud genomför inspektioner på plats hos leverantören eller underleverantörer
• giltighet minst ett år efter att revisionen är genomförd för att hinna hantera avvikelser och åtgärder
• sanktioner finns kopplade till kraven.

Om det är första gången en leverantör följs upp inom ramen för Hållbarhetskollen inleds alltid uppföljningen med egenrapportering i hållbarhetsverktyget Worldfavor. Resultatet styr innehållet i nästa steg som är en så kallad kontorsrevision, där en revisor utreder huruvida leverantören har de policyer och rutiner som krävs för att efterleva villkoren. Om brister upptäcks i policyer och rutiner ökar risken för att kraven i leveranskedjan inte uppfylls. Om någon särskild risk upptäcks kan fabriksrevisioner genomföras vid leverantörens eller underleverantörens tillverkningsanläggningar. Påträffar Hållbarhetskollen då avvikelser ska leverantören åtgärda dessa enligt en åtgärdsplan som Hållbarhetskollen tillsammans med leverantören kommer fram till.

Antalet uppföljningar som genomförs under ett år beror på komplexiteten och omfattningen av de utvalda avtalen.

Visar uppföljningen att det finns avvikelser från kraven ska leverantörerna åtgärda dessa enligt en åtgärdsplan som upprättas i dialog med oss. Avvikelsehanteringen sker under sekretess för att leverantörerna inte ska behöva avslöja känsliga detaljer som t.ex. underleverantörsnamn. När åtgärder har vidtagits "släcker" vi avvikelserna. I vårt webbverktyg är leverantörer med avvikelser markerade på följande sätt:

• Röd betyder att avvikelser inte är tillräckligt avhjälpta eller åtgärdade inom utsatt tid,
• Gul betyder att avvikelser är under hantering,
• Grön betyder att inga avvikelser finns.

I de fall leverantören/underleverantören har allvarliga brister kopplat till ställda krav, eller det inte har vidtagits åtgärder i tillräcklig utsträckning, kan Hållbarhetskollen kontakt alla berörda kunder och uppmana till sanktioner. Detta är dock en bedömningsfråga från fall till fall och beroende av vad som har avtalats, vilket gör att det måste hanteras inom respektive organisation. Förslagsvis med hjälp av jurister.

Om revisionsresultatet inte innehåller några avvikelser publiceras det på vår webbplats så snart det är godkänt och klart. Känsliga detaljer som underleverantörers företagsnamn och affärshemligheter publiceras inte.

I de fall uppföljningen visat att det funnits avvikelser inväntar vi publicering tills leverantören har tagit fram en tidsatt åtgärdsplan för bristerna. Då publiceras en beskrivning av de avvikelser som hittats och nästa steg.

Inköpscentralens kunder kan enkelt följa ärendena genom att logga in på Mina sidor och klicka sig fram till portalen där de kan läsa om revisionsresultat samt se vilken status en specifik leverantör har.

Inköpscentralen har sedan 2015 ett samverkansavtal med regionernas kansli för hållbar upphandling. Detta innebär bland annat att vi tillsammans planerar och samordnar uppföljningar av gemensamt intresse.