Uppföljnings- och revisionsprocessen steg för steg

Kommuner, regioner och kommunala bolag som använder våra avtal får löpande information från oss om de volymredovisningar som vi tar in från leverantörer. Det gör vi för att våra kunder ska kunna följa upp avtalstrohet och de volympriser som avtalen ger.

Uppföljning vid minst tre tillfällen

Till grund för uppföljningen ligger ramavtalets villkor och de olika avropsstöd som är framtagna.

6 månader efter att avtal startat kallar vi våra leverantörer till en första avtalsuppföljning.
Vid mötet går vi igenom ramavtalets praktiska tillämpning. Vi diskuterar även de beställningar som är gjorda och hur vårt och leverantörens avropsstöd fungerat. Vi går även igenom förslag på förtydligande och förändringar i avropsstödet för att underlätta den praktiska tillämpningen av ramavtalet för alla parter.

18 månader efter att avtal startat sker nästa avtalsuppföljning med leverantörer.
I samband med denna uppföljning sänder vi ut en enkät till de som handlat på avtalen där de får inkomma med synpunkter på sådant som går att förädla ytterligare. Vi diskuterar frågor som avropsstöd, affärsvolymer, kvalitetskrav, kvalificeringsvillkor, avtalsvillkor, beställarsynpunkter och eventuella reklamationer/avvikelser.

Härefter hålls uppföljning var 12:e månad.

Mötesformer

Generellt kallar vi samtliga leverantörer till ett gemensamt möte, för att säkra att alla får möjlighet till samma information och frågeställningar kring användandet av ramavtalet i fråga. Oftast är det i form av fysiska möten i våra lokaler eller lokalt ute hos våra gemensamma kunder. Alternativt håller vi mötena via telefon eller via webb.

Vad händer mellan de bestämda avtalsuppföljningarna?

Vi har ständigt kontakt med upphandlande myndigheter och inköpare som nyttjar våra avtal och aktuella leverantörer. Vid eventuella avvikelser önskar vi i första hand att beställare och leverantör löser det tillsammans. Vid återkommande fel eller vid större avvikelser från endera parten önskar vi information för att ha dialog mellan partnerna med ramavtalsvillkoren i grunden.

Kontinuerliga kontroller av ekonomisk redovisning

Vi genomför kontroller att alla leverantörer som utför uppdrag på våra ramavtal sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter. Det gör vi tillsammans med Skatteverket och Kronofogden. Vi genomför även slumpvisa kontroller av de ekonomiska redovisningar som leverantörer lämnar som underlag för vår administrativa ersättning. I detta kontrollerar vi även ner på fakturanivå att aktuella ramavtalspriser och villkor följs.

Kontroll av etiska och sociala krav

Vi kontrollerar även de sociala och etiska krav som vi ställer i våra upphandlingar. Kraven kan se olika ut men vi utgår oftast från ILO:s åtta kärnkonventioner och FN:s barnkonvention, artikel 32; det vill säga:

• ingen förekomst av barnarbete
• ingen förekomst av tvångsarbete
• ingen förekomst av diskriminering
• föreningsfrihet och organisationsrätt
• krav om miljö, hälsa och säkerhet

Miljökrav

Vi följer även upp de miljökrav vi ställer och det gör vi genom att till exempel begära in certifikat, intyg från tillverkare, analysprotokoll samt utföra på-platsbesök vi tjänste- eller entreprenadutförande.

Kontakt vid frågor

Har du frågor om avtalsuppföljning? 
Mejla uppfoljning@adda.se så svarar vi dig så snart som möjligt.