Upphandlingsansvarig sitter ofta på en kommun- eller region. Denne ansvarar för att enheterna som ingår i kommunen eller regionen – skolor, vårdmottagningar, bibliotek med flera – kan använda våra ramavtal. För att beställaren, exempelvis en bibliotekarie, ska kunna avropa och beställa på ramavtalen behöver upphandlingsansvarig först betalt vår årliga serviceavgift. Det krävs även att upphandlingsansvarig gör en avropsanmälan på ramavtalet beställaren vill handla från. I vissa fall kan upphandlingsansvarig och beställare vara samma person.