Läs mer om detta i dokumentet Vägledning – kravprecisering och kravuppfyllnad.

UM sätter själva avropstid. I ramavtalet (FFU 1.3.2 Avropsförfrågan) stå det; I avropsförfrågan ska en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar anges. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar.

De första avropen av Boknings- och bidragslösningar skickades ut i mars 2020 och fler avrop väntas skickas ut löpande framöver. Mer aktuellt information om detta (och annat) kan man hitta i SKR:s Samarbetsrum för Bokning och bidrag, ett forum för avropsberättigade på ramavtalet. Anmälan till forumet sker till kontaktcenter@skr.se.

Läs mer om kravprecisering i dokumentet Vägledning – kravprecisering och kravuppfyllnad.

I avropsarbetet behöver upphandlande myndighet bestämma hur utvärderingen av avropssvaren ska gå till. Den upphandlande myndigheten kan antingen välja att tilldela den leverantör som offererar lägst pris (utvärderingsgrund Pris) eller den leverantör som kan erbjuda det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (utvärderingsmodell Bästa förhållande mellan pris och kvalitet). Läs mer om utvärdering och exempel på mervärden i vägledningsdokumentet Vägledning - priser och utvärdering.

Läs mer om prismodeller och hur man kan begära in priser, hur man kan vikta dem med mera i vägledningsdokumentet Vägledning - priser och utvärdering.

Ramavtalet reglerar inte kontraktstiden. Kontraktens längd avgörs av respektive upphandlande myndighet via den förnyade konkurrensutsättningen.

Kommunernas behov skiljer sig mycket åt och många mindre kommuner kommer att ha ganska få behov som de anser att de behöver precisera utan känner snarare att de vill köpa en ”färdig lösning”. Viss information behöver leverantörerna oavsett hur litet behovet är och det går att sammanfatta i nedan punkter.

• Kort behovs- och verksamhetsbeskrivning – Ett tips är att använda mallen Mall – Verksamhetsbeskrivning i avropsstödet
• Behöver lösningen integreras med andra system, såsom ekonomi- eller låssystem?
• Information om eventuella migreringsarbeten som behöver göras
• Tidplan, t ex
  • När önskar ni kunna gå i skarp drift med bokningar i systemet?
  • När önskar ni kunna gå i skarp drift med bidragsansökningar
• Övriga eventuella preciseringar av ramavtalskrav
• Hur lång kontraktstid tänker ni er?
• Begäran om priser för de tre posterna:
  • Etableringskostnad
  • Löpande kostnader för tjänsten
  • Konsulttjänster (de konsulttjänster och kompetensnivåer som ni anser att ni behöver)

Vi rekommenderar att ni läser vägledningsdokumenten och använder er av mallarna som ni hittar under rubriken 3. Avropsarbete på hemsidan.

En RFI (Request for information) är ett sätt att ställa frågor till eller få input från till leverantörerna innan man skickar ut sitt avrop. Det kan handla om enstaka frågor som man vill ha svar på eller hela eller delar av sitt avrop som man vill ha leverantörernas input på (ofta kallat extern remiss). Det här kan vara ett bra sätt att kontrollera så att man inte ställt krav som visar sig vara t ex för kostnadsdrivande eller för exkluderande.

Viktigt att tänka på när man skickar ut en RFI är att samtliga leverantörer ska få samma frågor och ges samma möjlighet att inkomma med input.

Upphandlingen har ställt krav på att programvaran ska levereras som molntjänst. Det är leverantören som äger tjänsten och ni, kommuner och andra myndigheter, köper rätt att nyttja den av leverantören. Anpassning av tjänsten kan göras efter specifika behov, förutsättningar för detta ska specificeras i avropet.

När ramavtalet är tecknat levererar leverantörerna en molntjänst baserad på de krav som ställts i upphandlingen (gemensamma krav som ni har varit med och tagit fram, exempelvis på pilotkommunsmöten). Ni gör sedan ett detaljerat avrop där ni preciserar era egna krav och leverantörerna svarar med ett mer exakt pris och tidsåtgång. Ni väljer leverantör och skriver kontrakt.

Lösningarna ska göra det enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler samt söka bidrag. För kommunerna blir handläggningen effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

I dagsläget är det svårt att säga exakt vad det blir för kostnad. Det kommer att variera beroende på varje kommuns förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

• Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
• Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys, med mera)
• Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
• Kostnader för förvaltning

Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov.

Om alla kommuner avropar samtidigt kommer det antagligen bli svårt för leverantörerna att tillgodose alla behov samtidigt. För att kunna avropa snabbt och införa boknings- och bidragslösningarna krävs det att ni är förberedda. Därför tror vi att det blir pilotkommunerna som kommer att avropa först eftersom de har fått stödmaterial i förväg kring hur de kan förbereda sin organisation för ett införande.

Ovanstående fråga är inte ett unikt problem/orosmoln för detta projekt utan gäller alla ramavtal. Om alla kommuner avropar samtidigt kommer leverantörerna ha svårt att kunna leverera till alla samtidigt, oavsett ramavtal.

Alla kommuner är avropsberättigade på ramavtalen, vilket innebär att de har rätt att avropsanmäla sig och genomföra avrop, det vill säga köpa på ramavtalet.

Inför varje avrop kommer varje upphandlande myndighet behöva precisera sina behov. Det som ramavtalet leverera är leverantörer som kan ta fram molntjänster baserade på gemensamma krav som pilotkommunerna har tagit fram.

Ni måste sedan, i ert avrop, precisera era kommunspecifika behov så att tjänsten passar er kommun. Avropsstöd utvecklas i samarbete med några av pilotkommunerna i projektet och kommer under projektet att iterativt utvecklas och tillhandahållas på ramavtalssidan hos SKL Kommentus Inköpscentral (LÄNK) efter att ramavtalet har tecknats.

Från och med den 1 september kommer det vara möjligt att avropa från ramavtalet. Avrop sker genom förnyad konkurrenssättning och varje kommun behöver säkerställa att avropet speglar egna förutsättningar och behov. Avtalen kommer att gälla i två år med möjlighet till förlängning i maximalt två år till.

Inför varje avrop kommer varje upphandlande myndighet behöva precisera sina behov. Det som ramavtalet kommer att leverera är leverantörer som kan ta fram en molntjänst baserade på gemensamma krav som pilotkommunerna har jobbat fram.

Ni måste sedan, i ert avrop, precisera era kommunspecifika behov så att ”tjänsten” passar er kommun, dvs omfattar era processer, era lokaler och era regelverk. Även systemintegrationer varierar från kommun till kommun och behöver preciseras. Projektet kommer att ta fram ett avropsstöd som ni kan ta hjälp av.

Alla kommuner, regioner, kommunala bolag mm som anmält sig som avropsberättigade till Inköpscentralen under 2017 kan avropa från det färdiga ramavtalet. I dagsläget är drygt 950 enheter avropsberättigade på det kommande ramavtalet.

Inköpscentralens juridiska avdelning har skrivit en promemoria som kortfattat redogör för förutsättningarna i detta läge. Vi vill betona att denna utredning är Inköpscentralens tolkning av rådande rättsläge och utgör en generell beskrivning. Om man har specifika frågor rekommenderar vi att man vänder sig till Upphandlingsmyndigheten.

PM kring hantering av avtalslöshet under upphandlingsprocessen (PDF, nytt fönster)

Sammanfattningsvis är Inköpscentralenss bedömning följande:

• En kommun har möjlighet att använda sig av direktupphandling i avvaktan på att SKR:s ramavtal finns på plats, det vill säga vända sig direkt till en eller flera leverantörer utan att annonsera, så länge värdet av ett sådant avtal inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller de samlade inköpen av tjänster av samma slag inte överstiger direktupphandlingsgränsen under ett räkenskapsår.
• Direktupphandling är också möjlig om någon av undantagssituationerna i LOU är tillämplig. Det finns inget generellt undantag som möjliggör direktupphandling i väntan på att regelrätt upphandlat avtal finns på plats.
• Förändringar av befintliga avtal är i vissa fall möjliga, till exempel om ändringen är av mindre värde, eller avser en kompletterade beställning.
• En förlängning av befintligt avtal är som huvudregel endas möjlig i enlighet med villkoren i ursprungliga förfrågningsunderlaget och avtalet. I annat fall kan en sådan förlängning utgöra ett nytt direktupphandlat avtal.

I Upphandlingen har under lång tid omfattat molntjänster, dvs vi ställer krav på molntjänster och inte på lösningar som installeras och driftas i er egen miljö. Det är leverantören som äger den underliggande programvaran och tekniken, och ni, kommuner, har möjlighet att få detta levererat till er som en tjänst av leverantören.

När upphandlingen är klar och det finns ett ramavtal kommer leverantörerna leverera en molntjänst baserad på de krav som ställts i upphandlingen (gemensamma krav som ni har varit med och tagit fram, exempelvis på möten med pilotkommuner). Tjänstens uppfyllnad av ramavtalskraven ska alltså vara klara i samband med anbudet. Ni gör sedan avrop där ni preciserar era krav och leverantörerna svarar på dessa med ett mer exakt pris och tid. Er utvärderingsmodell kommer att visa vilken leverantör som ger det ur ert perspektiv det bästa anbudet och därefter kan ni skriva kontrakt.

I dagsläget är det svårt att säga exakt hur stor kostnaden blir för varje kommun. Det kommer att variera beroende förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

• Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
• Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys m.m.)
• Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
• Kostnader för förvaltning
• Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov

Genom att vara en del av projektet Bokning och Bidrag har du medfinansierat (crowdfundat) ett upphandlingsprojekt, och du får möjlighet att avropa tjänster för boknings- och bidragslösningar samt ta del av det stöd som projektet skapar för införandet. Du har inte köpt en färdig lösning.

Crowdfunding (medfinansiering) är ett tillvägagångssätt för att få in kapital, oftast till ett innovationsprojekt. Därför är det viktigt att förstå att crowdfunding medför vissa risker.

Detta projekt är delvis finansierat via crowdfunding och nästan 200 kommuner deltar genom att medfinansiera projektet. Medfinansieringen innebär i huvudsak en påverkansmöjlighet, dvs att ni har möjlighet att delta aktivt i kravställningen och att ni får tillgång till allt material som tas fram inom projektet. Det innebär dock inte att ni får ta del av de upphandlande tjänsterna utan eget avrop. Leveransen sker först efter att ni som enskild kommun har genomfört ett avrop på ramavtalet och i avropet gjort de preciseringar som bäst återspeglar ert behov.

Nyttan är i alla avseenden densamma som identifierades i den verksamhets- och behovsanalys som genomfördes 2015. Det ska bli enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler och söka bidrag. För kommunerna ska handläggningen bli effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

Om alla kommuner avropar samtidigt så kommer det antagligen bli svårt för leverantörerna att kunna tillgodose detta. Men för att kunna avropa snabbt och införa lösningen krävs det att ni är förberedda. Därför tror vi att det blir pilotkommunerna som kommer att avropa först. Dessa har då fått stödmaterial kring hur de kan förbereda sin organisation för ett införande.

Ovanstående fråga är inte ett unikt problem/orosmoln för detta projekt utan gäller alla ramavtal. Om alla kommuner avropar samtidigt kommer leverantörerna ha svårt att kunna leverera till alla samtidigt, oavsett ramavtal.

Eftersom vi har kravställt på molntjänster kommer också etableringsfasen vara kortare i den enskilda kommunen.

Om inget oförutsett händer eller att det blir överklaganden, är den tänkta tidplanen att det ska finnas ett ramavtal på plats sommaren 2019.

Förfrågningsunderlaget har i huvudsak reviderats utifrån att alla krav kopplade till den gemensamma API-tjänsten har tagits bort. De togs bort eftersom API-tjänsten inte är implementerad, vilket innebär att förutsättningarna för leverantörerna har varit osäkra. Kraven är till viss del generaliserade för att attrahera fler leverantörer efter analys av tidigare upphandling och samtal med leverantörer. Vi har sett att det finns ett behov av boknings- och bidragslösningar för andra delar av kommunerna än kultur- och fritidsverksamheten. I upphandlingen ställer vi krav på verksamhetssystem som ska stödja boknings- och bidragsprocesserna, tidigare har vi ställt krav på Boknings och bidragssystem.

Därför kommer upphandlingen att bli mer attraktiv och fler anbud inkommer utan att kommunernas grundbehov tappas bort.

Den nya upphandlingen kommer att baseras på det ursprungliga förfrågningsunderlaget och endast paketeras om/revideras för att bli mer attraktivt för fler leverantörer utan att tappa fokus på kommunernas behov.

Detta skiljer det nya förfrågningsunderlaget mot det gamla:

• Den tidigare kopplingen till informationsförsörjningstjänsten knoppas av från projektet och ingår inte i den kommande upphandlingen.
• Den nya upphandling genomförs i öppet förfarande, inte konkurrenspräglad dialog.
• Den nya upphandlingen kommer att ha en förändrad affärsmodell.
• Användningsområdena hos de upphandlande myndigheterna och därmed affärsmöjligheterna kommer att utökas för att attrahera fler leverantörer.

I den ursprungliga upphandlingen var det endast två leverantörer som lämnade anbud och deras anbud var inte helt godkända. Detta ledde till att det inte fanns några leverantörer att skriva avtal med och upphandlingen avbröts.

Dock finns det fortfarande ett stor behov av ny boknings- och bidragslösning och därför är det beslutat att justera om vissa delar av projektet och att göra en ny upphandling.