Hur beställer jag möbler och var hittar jag sortimentet?

Beställning sker direkt hos leverantören. I Digitala möbelkatalogen kan ni se standardsortimentet med produktinformation, priser och miljömärkningar. Det finns även en länk publicerad på respektive leverantörs avtalssida som leder till deras övriga sortiment.

Vad menas med standardsortiment/typfallssortiment och övrigt sortiment?

I upphandlingen har vi ställt krav på ett antal produkter vad gäller bland annat mått, kulörer och utformning. Dessa produkter utgör det så kallade standardsortimentet (eller typfallssortiment) och återfinns i Digitala möbelkatalogen. Produkterna i  standardsortimentet har blivit konkurrensutsatta i upphandlingen.
Utöver standardsortimentet finns även många andra möbler som omfattas av ramavtalet. Dessa produkter ska uppfylla samma tekniska krav och hållbarhetskrav, men det finns inga specifika krav på hur de ska vara utformade. Det övriga sortimentet finns i leverantörernas ordinarie prislistor, som nås via länken på respektive leverantörs avtalssida.

Kan sortimentet integreras i vårt e‑handelssystem?

Det är en rejäl utmaning att ha både standard- och övrigt sortiment i sin E-handel. Vi rekommenderar att skala ner till enbart standardsortiment. I Digitala möbelkatalogen kan man exportera ut standardsortimentets data i en SFTI-fil eller vanlig exceldata-lista genom att gå in på ”produktfiler” och välja avtalsområde och leverantör. Om ert E-handelssystem kräver kompletterande data ska leverantörerna vara behjälpliga med det.

Vi är i behov av säker förvaring, hur avropar vi det?

Säker förvaring finns inte med i avtalet. Det är ett område som finns med i upphandlingsplanen.

Går det att avropa utemöbler på avtalet?

Utemöbler finns att avropa på leverantörernas övriga sortiment på ramavtalet Möbler för kontor och omsorg 2021 - G Boende och hemnära miljöer eller E Lobby.

Har alla produkter samma garantitid?

Ja, med undantag för vissa mindre tillbehör.

Får jag tilldela fler leverantörer inom samma avtalsområde i en FKU?

Nej, en leverantör ska tilldelas.

Hur fungerar en förnyad konkurrensutsättning?

Avropet ska skickas till alla leverantörer inom aktuellt avtalsområde och geografiskt område.

Hur gör jag om behovet omfattar flera avtalsområden?

Ni kan göra en gemensam FKU så länge det tydligt framgår att avropet avser olika avtalsområden, samt att utvärdering och tilldelning sker per avtalsområde. Alternativt gör ni separata avrop per avtalsområde.

Om en order till en och samma leverantör omfattar flera avtalsområden och understiger 15 000 kronor totalt, behöver vi betala fraktkostnad per avtalsområde då?

Leverantören har rätt att ta ut faktisk fraktkostnad på max 3000 kronor vid order som understiger 15 000 kronor. Om ordern avser produkter eller tjänster från minst två avtalsområden gäller summan 15 000 per enskilt avtalsområde. Däremot kan ni begära samlad fraktkostnad från leverantören vid leverans från flera avtalsområden och konkurrensutsätta frakten som en del av totalkostnaden.

Är det fraktfritt på order från 15 000 kronor?

Ja, det kan man säga, kostnaden är inbakad i produkternas pris. Dock under förutsättning att det är max 1-2 stycken destinationer inom en 5 kilometers radie. Andra förutsättningar kommer generera ytterligare fraktkostnad med 300 kronor per destination.

När sker prisjusteringar på ramavtalet?

Prisjustering sker under våren, alla leverantörer har gjort ett val om de vill att nya priser ska publiceras 1 maj eller 1 juni. Standardsortimentet får prisjusteras enligt avtalat index och kontrolleras av inköpscentralen. Leverantören får också möjlighet att uppdatera sina ordinarie prislistor i övrigt sortiment, den prisjusteringen har ingen kravställd nivå.
Med anledning av uppfyllt avtalsvillkor kring nya miljömärkningar och klimatberäkningar kan även prisjusteringar (max 4 %) på enskilda produkter i standardsortimentet ske på leverantörens begäran.

Hur säkerställer vi hållbarhetskraven?

I samband med avrop kan ni be leverantörerna fylla i mallarna för hållbarhetsintyg (som finns under stöddokument här på ramavtalssidan). Vårt fokus kring uppföljning av kraven kommer främst att fokusera på storsäljare i leverantörernas försäljningsstatistik och även några stickprov från publicerat sortiment.

Hur väljer jag produkter med höga miljökrav?

Alla produkter ska uppfylla hållbarhetsnivå hög. Undantag gäller delområde G, utemöbler och vissa produkter som inte är möbler (t.ex. backar, lådor, korgar m.m.) som ska uppfylla hållbarhetsnivå bas. Vår grundkravställning motsvarar upphandlingsmyndighetens kriterier.

Ni kan även ställa mer långtgående krav enligt hållbarhetsnivå spets vid en FKU. Kravnivåerna finns i hållbarhetsintygen på avtalssidan under Stöddokument.

Om du vill köpa produkter med specifika hållbarhetsegenskaper, t.ex. miljömärkta, klimatberäknade eller produkter som innehåller återvunnet/förnybart material, kan du enkelt hitta dessa genom filtrera fram dessa i Digitala möbelkatalogen  samt genom markeringen/symbolerna för Hållbara alternativ i prislistorna i övrigt sortiment.

Inom vilket avtalsområde bör jag avropa?

Det beror på vilken miljö de är avsedda att stå/användas i då kravställningen är olika för olika områdena. Det innebär att krav på t ex hållfasthet, hållbarhet, säkerhet och brandsäkerhet kan skilja sig åt. Områdena kan överlappa varandra.

Exempel för skol- och förskolemiljön:
Du bör köpa produkter inom följande avtalsområden:

• A Skola – för elever 6-19år, elevernas stolar och bord för t ex klassrum, matsalar och kapprum
• B Förskola – för barn upp till 6år, matrum, förvaring, kapprum, vila, bibliotekets läs- och myshörnan för de mindre barnen
• H Arbetsstolar – stolar för äldre elever och administrativa arbetsplatser/bibliotek
• D Kontor och Arbete – möbler för äldre elever och administration, bibliotek, pedagogrum
• E Lobby och F Gardiner – övriga ytor t.ex. foajéer, entréer, bibliotek, reception och liknande ytor

Vad menar ni med boendemiljöer?

Boendemiljöer är till exempel flyktinganläggningar, LSS-boenden där man inreder en villa för personer med särskilt stöd eller enskilt boende i lägenhet, mer som ett hem än som en offentlig miljö.

Kravställning på produkterna är i nivå med standarder för hemmabruk (ej för offentliga miljöer), vilket till exempel innebär en skillnad i kravställning för brand, säkerhet och funktion. Viktigt att ni känner till vilka krav lokalen kräver, för att möblera med rätt produkttyper.

Inom vilket avtalsområde bör jag avropa?

Det beror på vilken miljö de är avsedda att stå/användas i då kravställningen är olika för olika områdena. Det innebär att krav på t ex hållfasthet, hållbarhet, säkerhet och brandsäkerhet kan skilja sig åt.
Områdena kan överlappa varandra.

Exempel för äldreboende:
Du bör köpa produkter inom följande avtalsområden:

• C Vård och omsorg – bord, soffor, stolar och fåtöljer för allrum
• D Kontor och arbete – personalkontor
• F Gardiner solskydd och textilier – gardiner