Klicka på rubrikerna för att läsa mer om respektive uppföljning.

• Uppföljning av ramavtalets praktiska tillämpning
• Ekonomisk uppföljning
• Kontroll av leverantörer
• Uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet
• Uppföljning av dynamiska inköpssystem

Delning av uppföljningsresultat
Inköpscentralen kommer från och med hösten 2023 att dela resultat från uppföljningar på Addas hemsida. Uppföljningsresultat kommer visas i form av trafikljus med färgmarkeringar, där grönt betyder inga avvikelser identifierade, gult betyder avvikelser under hantering och rött betyder avvikelser inte tillräckligt avhjälpta eller åtgärdade inom utsatt tid. Observationer ger ingen avvikelsemarkering.

Delning av revisionsrapporter

På förfrågan från Inköpscentralens kunder kan hela eller delar av revisionsrapporten komma att delas med dessa. Viktigt att notera är att Inköpscentralen inte kommer att dela med sig av innehållet i revisionsrapporten (inklusive åtgärdsplan/CAP) i de delar som denna omfattas av sekretess enligt ramavtalet, eller utgör företagshemligheter enligt Lag (1990:466) om skydd för företagshemligheter. Leverantören kommer att ges möjlighet att först sekretessgranska revisionsrapporten (inklusive åtgärdsplaner/CAP) och samtycka till utlämnande, innan ett sådant görs. Även i leverantörens sekretessgranskning är det ramavtalets villkor och Lag (1990:499) om företagshemligheter som ska vara vägledande. 

Sekretess
Sekretess mellan Inköpscentralen och av Inköpscentralen anlitad revisor regleras i sekretessavtal mellan parterna. Genom sekretessavtalet förbinder sig revisorn att inte dela några företagshemligheter som förekommer i revisionen, med tredje part.

Uppföljning av ramavtalets praktiska tillämpning

6 månader efter avtalsstart kallar vi våra leverantörer till en första uppföljning. Vid mötet går vi igenom ramavtalets praktiska tillämpning. Vi diskuterar även de beställningar som är gjorda och hur vårt och leverantörens avropsstöd har fungerat. Vi går även igenom förslag på förtydligande och förändringar i avropsstödet för att underlätta den praktiska tillämpningen av ramavtalet för alla parter.

18 månader efter avtalsstart sker nästa uppföljning med leverantörer. I samband med denna uppföljning sänder vi ut en enkät till de som handlat på avtalet, där de får inkomma med synpunkter på sådant som går att förbättra. Vi diskuterar frågor som avropsstöd, affärsvolymer, kvalitetskrav, kvalificeringsvillkor, avtalsvillkor, beställarsynpunkter och eventuella reklamationer/avvikelser.

36 månader efter avtalsstart sker den sista uppföljningen. Syftet är att ta reda på huruvida upphandlingen ska förnyas, vilka förbättringsmöjligheter vi kan ta hänsyn till vid en ny upphandling och hur det har gått med ramavtalet i allmänhet.

Ekonomisk uppföljning

I den ekonomiska uppföljningen kontrollerar vi de ekonomiska redovisningar som leverantören lämnar som underlag för vår administrativa ersättning. Genom detta kontrollerar vi även att ramavtalspriser tillämpas samt att övriga ekonomiska villkor följs.

Kontroll av leverantörer

Vi kontrollerar leverantörerna utifrån kredit- och affärsinformation, uteslutningsgrunder samt sanktioner. Kontrollen omfattar bland annat kontinuerlig bevakning av att leverantörer på våra ramavtal sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter, att leverantörens kreditvärdighet inte innebär en för hög risk samt att leverantörens företagsstatus inte förändras. Vi säkerställer också att leverantören inte träffas av uteslutningsgrunder eller sanktioner.

Uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet

Vi följer upp krav på leverantören och krav på varor och tjänster inom områdena kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet.

Krav på leverantören följer vi upp genom egenrapportering, dokumentgranskning, leverantörsmöten, kontorsrevisioner, fabriksrevisioner och platsbesök. För revisioner och platsbesök behövs ofta stickprov.

Krav på varor och tjänster, vars uppföljning också utgår från stickprov, följer vi upp genom egenrapportering, dokumentgranskning, enkäter och intervjuer, mätningar och analyser, leverantörsmöten och platsbesök.

Alla metoder blir inte aktuella för alla krav, men de tillhör verktygslådan. Det är ofta kvaliteten på leverantörens egenrapportering som sätter ramarna för uppföljningen. Därför är det viktigt att leverantörerna svarar så utförligt de kan på våra frågor.

Om det finns flera krav på leverantören samordnar vi uppföljningarna. Detsamma gäller om det finns flera krav på varan eller tjänsten. Om uppföljningarna behöver genomföras av eller med stöd av konsult, avropar vi i den mån det går en konsult för samtliga krav på leverantören respektive krav på varan eller tjänsten.

Uppföljning av dynamiska inköpssystem

Ekonomisk uppföljning och kontroll av leverantörer görs på samma sätt för leverantörer inom dynamiska inköpssystem som för leverantörer på ramavtal.  

För uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet ansvarar de upphandlande myndigheterna, såvida inget annat har avtalats i det enskilda fallet.