Många upphandlande myndigheter kan uppleva att vanliga arbetsuppgifter får stå tillbaka för att tillse att det mest kritiska tas om hand först. Upphandlingar som redan skulle ha tilldelats eller upphandlingar som tilldelats men avtal ännu inte ingåtts kanske har behövt bortprioriteras. Den upphandlande myndigheten kan stå inför faktumet att anbudens giltighetstid håller på att löpa ut innan upphandlingen har hunnit avslutas.

Det är inte reglerat i upphandlingslagstiftningen hur länge en leverantör ska vara bunden av sitt anbud utan det är upp till den upphandlande myndigheten att bestämma från upphandling till upphandling. Anbudsgivarens anbud är som utgångspunkt bindande fram till det datum som myndigheten har angett i något av upphandlingsdokumenten eller, om upphandlingen avbryts, fram till dess att ett avbrytandebeslut har meddelats.

Huruvida anbudens giltighet kan förlängas är upp till den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna att komma överens om förutsatt att de grundläggande principerna tillgodoses, särskilt med beaktande av likabehandlingsprincipen. Här görs en viss skillnad på förlängning av anbud innan tilldelning och efter att tilldelning har meddelats. Om förlängning av anbuden ska göras innan tilldelning har meddelats ska samtliga anbudsgivare, även de vars anbud förkastats, tillfrågas.[1] Det kan rekommenderas att förlänga med så många leverantörer som möjligt, för det fall den först tilldelade leverantör av någon anledning inte skulle kunna stå för sitt anbud. Så länge avtal inte är signerat är det då möjligt att istället ingå avtal med leverantören som i första skedet blev nummer två. Detta gäller särskilt under oroliga tider, som vi nu befinner oss i.

Om förlängning sker efter att tilldelningsbeslut har meddelats är det tillräckligt att den/de leverantör/-er som tilldelats accepterar förlängningen för att upphandlingen ska slutföras. Observera att acceptans av förlängning från leverantörerna med fördel görs innan anbudens giltighetstid löper ut, om acceptans sker vid ett senare tillfälle uppstår andra frågor som upphandlande myndighet behöver ta ställning till.[2]

Även om den upphandlande myndigheten har möjlighet att förlänga anbudens giltighetstid bör det endast ske då det är absolut nödvändigt, bl.a. för att det kan vara svårt för leverantörer att vara bundna under lång tid av priser och andra åtaganden. Det är även viktigt att i ett så tidigt skede som möjligt föra en dialog med leverantörerna för att höra hur deras situation ser ut under dessa extraordinära omständigheter. Det är lätt att agera förhastat när beslut behöver fattas snabbt, men det är viktigt att inte tappa de kommersiella och strategiska aspekterna.

[1] Kammarrätten i Göteborg mål nummer 4278-09, Kammarrätten i Stockholm mål nummer 3480-10 och 2059-11 samt Kammarrätten i Jönköping mål nummer 1798-10.
[2] Ibid.