Digitala och fysiska utskickstjänster 2019

Ramavtalet ska möjliggöra för upphandlande myndigheter att tillgodose sitt behov av tjänster för digital och fysisk distribution av fakturor, kallelser, provsvar och annan information till kundgrupper så som medborgare, patienter, boende och företag.

Frågor om ramavtalet?

Du är alltid välkommen att kontakta oss.

Tel:
08 525 029 96
Skicka e-post

Digitala och fysiska utskickstjänster 2019

2020-12-15 till 2024-12-14

Avtalstiden ovan är den maximala löptiden för ramavtalet. Avtalstiden är 4 år. Det finns inga förlängningsoptioner.

i
I dagsläget är endast kommuner, regioner och statliga myndigheter behöriga avsändare för Mina Meddelanden. Myndigheten för Digital förvaltning utreder ett förslag om att även kommunala och regionala bolag framöver ska kunna ansluta sig till Mina Meddelanden, vilket i så fall skulle ske från januari 2022. Denna sida uppdateras löpande när ny information finns tillgänglig.

Ramavtalet omfattar

Leverantören ska erbjuda och tillhandahålla digitala och fysiska utskickstjänster både för rutin- och regelbundna försändelser samt enstaka utskicksuppdrag så som informationsutskick vid särskilda tillfällen och dylikt. Vid den förnyade konkurrensutsättningen specificerar upphandlande myndighet vilka format för utskick och utskickstjänster som efterfrågas för det enskilda kontraktet.

Digitala utskick

Leverantören ska bland annat erbjuda och tillhandahålla nedan digitala utskickstjänster:

  • Digitala utskick till digital brevlåda via Mina meddelanden
  • Digitala betalningsbara fakturor till digital brevlåda
  • E-faktura till internetbank (privatpersoner och företag)
  • EDI-faktura genom befintliga standardformat och lagstandard så som t.ex. Svefaktura och PEPPOL

Fysiska utskick

Leverantören ska bland annat erbjuda och tillhandahålla nedan fysiska utskickstjänster:

  • Utskriftstjänster
    • Standardförsändelse
    • Kuvert
    • Efterföljande sida/extra ark
    • Baksideutskrift
    • Andra tillval och tjänster kopplat till fysiska utskick
    • Porto

Se avropsstöd för mer information om tjänster som är möjliga att avropa från ramavtalet.

Så avropar och beställer du

Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning.

Stöd för avrop

Under fliken Stöddokument och länkar kan upphandlande myndigheter ta del av det avropsstöd som finns framtaget för ramavtalet.

Avropa och beställ steg för steg

  1. Får jag använda ramavtalet?

    Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till Inköpscentralens kundsupport.

  2. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver?

    Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

  3. Titta i stöddokumenten

    Använd stöddokumenten under fliken Stöddokument som vägledning när du gör din förnyade konkurrensutsättning.

  4. Gör din förnyade konkurrensutsättning

    I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

  5. Följ mallarna

    Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

  6. Frångå inte villkoren

    Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

  7. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna

    Bland stöddokumenten finns information om vilka leverantörer du ska skicka din förnyade konkurrensutsättning till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

  8. Utvärdera anbuden

    De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

  9. Skicka tilldelningsbeslut

    När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. 

  10. Teckna kontrakt

    Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren.

    Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta Inköpscentralens kundsupport.

Leverantörer

Är jag berättigad

Avropsberättigade kunder

Vilka som har rätt att använda ett ramavtal bestäms redan i upphandlingsfasen för respektive ramavtal. Se vilka som är avropsberättigade i ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter som är publicerad i Tendsign.

Du kan även använda sökfunktionen som hjälp för att se om du kan använda ramavtalet.

Vid oklarheter gäller ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter före andra uppgifter.