E-arkiv

Annonseringen av att ett nytt ramavtal skulle upphandlas skedde 2016, därav namnet. Det påverkar inte ramavtalstiden, den beräknas från det datum då ramavtalet tecknades. Anbudsområde 1 tecknades i maj 2018 och anbudsområde 2 och 3 i februari 2019.

Ramavtal 2016 skiljer sig från sin föregångare på ett antal områden, samtidigt som grundfunktionaliteten i stort är densamma. Kort kan vi sammanfatta skillnader och likheter enligt nedan:

• Ramavtal 2016 är uppdelat i tre anbudsområden som kan avropas oberoende av varandra;
  • Anskaffningstjänster - hjälp med behovsanalys och eventuellt avrop,
  • E-arkivslösning med tillhörande tjänster - omfattar tekniska lösningar och konsulttjänster för att implementera och vidareutveckla ett e-arkiv, samt det sista anbudsområdet
  • E-arkivstjänster - omfattar tekniska verktyg och konsulttjänster för att identifiera och extrahera information från verksamhetssystem och överföra till e-arkiv
• Ramavtal 2016 ger möjlighet att i samband med införande av e-arkiv eller separat, avropa konsulttjänster för att extrahera och överföra information från verksamhetssystem till e-arkiv.
• Alla leverantörer erbjuder lösningarna som en molntjänst OCH som enskilda komponenter för installation i UMs egen miljö, helt enligt UMs önskemål. Det betyder bland annat att UM inte behöver välja om avrop ska ske "som tjänst" eller "som produkt", så som ramavtal 2013 var uppbyggt.
• Kraven på informationssäkerhet, i synnerhet kopplade till dataskyddsförordningen, är fördjupade
• Definitionen på e-arkiv har justerats något, men grundfunktionaliteten är fortfarande i stort sett densamma som i ramavtal 2013.
• Kraven är mer detaljerade än i upphandlingen av ramavtal 2013 vilket förhoppningsvis ger mer stöd vid precisering

Ramavtalet löper på två (2) år, med option på förlängning i 1 + 1 år.

Kontraktens längd avgörs av respektive upphandlande myndighet via den förnyade konkurrensutsättningen.

Absolut! Eftersom det nya ramavtalet erbjuder fler tjänster än det förra fungerar det utmärkt att göra kompletterande avrop på det nya ramavtalet. I synnerhet är anbudsområde 3 intressant eftersom det erbjuder stöd i anslutningsarbetet, vilket var begränsat i det förra ramavtalet.

Ja, det finns flera aspekter att ta hänsyn till som kan hjälpa eller försvåra ett avrop. Tänk bland annat på att:

• Specificera vilka av de erbjudna konsulttjänsterna ni vill avropa. Ni får välja bland de upphandlade konsulttjänsterna så det passar ert behov.
• Använda avropsmallen för stöd i hur precisering kan ske.
• Skilja på krav funktionalitet och användande av funktionen. Ramavtalsupphandlingen säkerställer att anbudsgivarna kan tillhandahålla funktionalitet och tjänster. Användandet av funktionaliteten och tjänsterna måste preciseras i avropet. En vanlig fråga är integration med befintliga system. Kraven är ställda så att de tekniska lösningarna ska vara konstruerade för största möjliga integrerbarhet med befintliga tjänster. Det ska finnas öppna och dokumenterade gränssnitt för integration, men vad och på vilket sätt dessa gränssnitt ska nyttjas måste preciseras i avropet.

Ja, utvärderingskriterier i ramavtalsupphandlingen får ställas som krav vid den förnyade konkurrensutsättningen.

En RFI (Request for information) är ett sätt att ställa frågor till eller få input från till leverantörerna innan man skickar ut sitt avrop. Det kan handla om enstaka frågor som man vill ha svar på eller hela eller delar av sitt avrop som man vill ha leverantörernas input på (ofta kallat extern remiss). Det här kan vara ett bra sätt att kontrollera så att man inte ställt krav som visar sig vara t ex för kostnadsdrivande eller för exkluderande.

Viktigt att tänka på när man skickar ut en RFI är att samtliga leverantörer inom anbudsområdet som RFI:n avser ska få samma frågor och ges samma möjlighet att inkomma med input.

I ett avrop/kontrakt får ramavtalets villkor kompletteras men inte avvika från dem (5.5.1). Kraven i upphandlingen är ofta väldigt övergripande skrivna och syftet med det är att UM själv ska ha utrymme att komplettera kravet så att det passar UMs förutsättningar. Det handlar då om komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett kontrakt. En precisering kan också innebära att man preciserar vad man INTE är i behov av.

De priser för konsulttjänster som ramavtalsleverantörerna offererade i upphandlingen är takpriser. Det innebär att priserna utgör tak för vad anbudsgivaren har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Lägre priser än takpriserna får offereras i den förnyade konkurrensutsättningen.

Ersättning för resor, boende, jour, övertid, beredskap och/eller obekväm arbetstid samt ersättning för beordrad resa hanteras inom ramen för respektive avrop och ersätts särskilt utöver angivna takpriser. Således inkluderas inte denna ersättning i de takpriser som lämnats i anbuden.

Nej, att använda mallar är frivilligt och är framtagna för att underlätta för UM i sitt avropsarbete.

Ja, i sitt avrop inom AO2 kan man precisera sitt behov av utbildning och be leverantörerna att inkomma med pris på detta.