FAQ Möbler 2017

Vanliga frågor

Hur ska beställningar av produkter för hemmakontoret hanteras?

Hemleveranser till privata hem ingår inte i avtalet vilket innebär att det finns två alternativ:

Det ena alternativet är att upphandlande myndighet beställer produkterna till sina verksamhetslokaler och sedan köper tjänsterna som behövs för att leverera till sina medarbetares hemadresser utanför avtal. Det andra alternativt är att hela köpet görs utanför avtalet. Upphandlande myndigheter avgör själva vilket av alternativen de väljer.

Hur hanterar vi utomstående personal som vistas i våra lokaler under coronapandemin?

Kunden är skyldig att följa de rekommendationer och lagkrav som finns för att förhindra smittspridning i sina lokaler. I samband med avrop ska kunden därför informera leverantörerna om aktuell smittskyddsnivå i den lokal som tjänster, såsom exempelvis inbärning, montering och utplacering ska utföras.

Om skyddsutrustning utöver CE-märkta engångsmunskydd (som uppfyller kvalitetskraven i standarden SS-EN14683:2019 enligt rekommendation för användning av munskydd i samhället, https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/om-sjukdomen-och-smittspridning/) krävs för att kunna uppnå adekvat smittskydd i den enskilda situationen, måste parterna tillsammans bedöma om det är rimligt att förutsätta att leverantörens personal kan hantera skyddsutrustningen på korrekt sätt.

Vår rekommendation är att kunder och leverantör kommer överens om bästa möjliga sätt att lösa problemet genom att exempelvis:

  • Upprätta en överenskommelse om att kunden förser leverantörens personal med skyddsutrustning för att de ska kunna utföra arbetet på plats inne på avdelningar med förhöjd smittrisk.
  • Överenskommelse om att produkterna bärs in och monteras i annat rum/annan lokal i anslutning till avdelningen, och att kunden ombesörjer den sista flytten av möbeln till tänkt plats.

Förutsättningar som t.ex. antal personer som ska utföra tjänst hos kund, vilken typ/nivå av skyddsutrustning som krävs ska tydligt framgå samt vilka kostnader som respektive part ansvarar för.

Ingår frakt, montering och inbärning i mitt avrop?

Vid avrop med särskild fördelningsnyckel kan frakt debiteras med max 3000 SEK/order. Kostnader för övriga tjänster ska tydligt framgå.

Vid avrop enligt förnyad konkurrensutsättning ska montering ingå i offererat pris. Undantaget detta är sömnad, montering av produkter i vägg, golv och tak samt montering av tillbehör på redan befintliga produkter, t.ex. bordsskärm och lampa på befintligt bord. Detta gäller för samtliga delområden med undantag för delområde G Utemiljö och delområde I Hemnära miljöer där montering ska efterfrågas separat vid avrop.

För tjänsterna inbärning och utplacering (på anvisad plats) ska dessa vid avrop enligt förnyad konkurrensersättning efterfrågas separat. I tjänsten inbärning ska det, vid behov, ingå montering av produkter i vägg och golv.

Vad som gäller för frakt och hur detta ska redovisas ska tydligt framgå av förfrågningsunderlaget vid avrop.

Får upphandlande myndighet ställa högre krav på exempelvis standarder i en FFU än vad som framgår av ramavtalet?

UM får inte lägga till ett helt nytt krav i en FKU, som inte har någon som helst motsvarighet eller koppling till de villkor som framgår av ramavtalet (och FFU). För de krav på brandsäkerhet och hållbarhet som ställts i upphandlingen, kan UM ställa högre krav i FKU.

Exempel:

Krav i avtalet gällande brandsäkerhet:

Krav : K24-K26

Kraven får preciseras och UM får ställa krav på högre nivå än de standarder som utgör kraven i ramavtalet.

1.3.6.1 Tillämpning av förnyad konkurrensutsättning

"Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett enskilt leveransavtal."

1.3.6.2 Utvärderingskriterier vid förnyad konkurrensutsättning

"Förutom angivna exempel kan andra krav, angivna i avropsförfrågan, förekomma.

Exempel:

a) Funktionalitet

b) Estetisk utformning

c) Anpassning till andra produkter

d) Anpassning till lokal

e) Ergonomi

f) Leverans

g) E-handel

h) Leverantörens förmåga att arbeta med resurseffektivisering och systematisk återanvändning av möbler

i) Miljöcertifikat

j) Pris"

Får jag peka ut specifika utföranden i mitt typfallsavrop?

Ja, ni väljer typfallsnummer (till exempel E208 2-sitssoffa) och sedan vilket utförande ni behöver (tyg, färg) utifrån de utföranden som leverantörerna har beskrivit. Utvärdera endast på pris.

Får möbler som köps på ramavtalet innehålla PVC?

Vi har ställt ett generellt krav på PVC-fritt som gäller för samtliga tre hållbarhetsnivåer*; medel, hög, spets.

Till dessa krav har vi angett Möbelfakta (MF) som ett exempel på godtagbart verifikat. Enligt MF:s kriterier finns ett undantag för konstläder till möbler avsedda för vårdmiljö där regelbunden spritning krävs. Alltså kan undantag från krav på PVC-fritt gälla, men observera att undantaget enbart gäller för slutprodukt/möbel som är avsedd att användas i vårdmiljö där det krävs regelbunden spritning. Det generella kravet är fortfarande PVC-fritt.

*) enligt bilaga 18 Miljö- och hållbarhetskrav; Delkrav M11: PVC-material ska inte ingå i offererade produkters textil-, skinn-, och lädermaterial, inklusive vävplast/konstläder. Delkrav M17: PVC-material ska inte ingå i offererade produkters plast- och gummimaterial.

Kan jag avropa miljösmart?

Ja, det kan du inom båda avropsmodellerna. Tänk på att miljömärkningen endast är ett kvalitetsmått. Behovet ni har behöver tas fram och jämföras med de produkter som leverantörerna visar i listan. Märkningen kan vara densamma men färg och funktion kan så klart vara olika.

Måste vi kontakta varje leverantör när vi avropar via särskild fördelningsnyckel?

Nej, det behöver ni inte. Köp via särskild fördelningsnyckel kan göras från samtliga antagna leverantörer utifrån valt produktområde och län. Urvalet görs genom olika kriterier som ni hittar i avropsvägledningen under kapitel 7.3 Avropsformer.

Vi vet vilken typ av möbler vi vill ha, men beloppet överstiger 300 000 kronor. Kan vi använda särskild fördelningsnyckel?

Nej, du måste göra en förnyad konkurrensutsättning om beloppet överstiger 300 000 kronor.

Kan vi konkurrensutsätta leverantörerna på avtalet, när det handlar om köp för under 300 000 kr?

Upphandlande myndighet har rätt att kontakta valfritt antal leverantörer, men inte göra en "förnyad konkurrensutsättning" på avtalet, om värdet på avropet understiger 300 000 kr. Leverantörernas pris på typfallssortimentet är fast och övrigt sortiment har avtalad rabatt på deras bruttopris.

Vad innebär typfallsavrop?

Typfallsavrop är en form av förnyad konkurrensutsättning, dvs. när avropsvärdet överstiger 300.000, som kan hållas på en okomplicerad nivå eftersom samtliga produkter avropas från typfallssortimentet.

Du gör då en ny prisförfrågan utifrån produkter i typfallssortimentet/typfallskatalogen och anger typfallsnummer, färg, storlek och antal samt leveransvillkoren. Sedan skickar du detta till de leverantörer som finns i katalogen. Leverantörerna får då möjlighet att ge ett nytt pris. Sortimentet har ett takpris som artiklarna inte får överstiga.

Hur gör vi vid förnyad konkurrensutsättning, när flera olika produkter (ur olika avtalsområden) ska upphandlas? Måste vi göra flera förnyade konkurrensutsättningar då?

Du kan välja att göra en förnyad konkurrensutsättning för varje anbudsområde.
Alternativt gör du en förnyad konkurrensutsättning som täcker allt. Då kan en eller flera leverantörer få möjlighet att leverera vilket främjar konkurrensen. Varje avtalsområde utvärderas för sig.

Kan jag dela upp mitt behov i flera avrop?

Ja, om ditt totala behov av möbler beräknas överstiga 300 000 kronor går det bra att dela upp ditt avrop i flera förnyade konkurrensutsättningar. Det är också möjligt att göra en förnyad konkurrensutsättning inom flera avtalsområden där olika leverantörer kan bli tilldelade.

Det är inte tillåtet att dela upp avropet i flera delar med syfte att varje del ska understiga 300 000 och därför köpas via den särskilda fördelningsnyckeln.

Gränsen för att göra en förnyad konkurrensutsättning går vid 300 000 kronor, hur ska jag beräkna värdet av behovet om jag tror att det ligger runt 300 000 kronor?

I många fall kan ekonomiavdelningen vara behjälplig med att ta fram hur mycket ni tidigare köpt av ramavtalsleverantörerna. Sådana siffror kan ligga till grund för en bedömning. Tänk på att gränsen 300 000 kr gäller även om avrop görs från flera avtalsområden.

Typfallssortimentet visar takpriser för ett standardsortiment. De kan vara en bra utgångspunkt.

Hur väljer jag sortiment med höga miljökrav?

I möbelavtalet finns tre hållbarhetsnivåer för kemikaliekrav definierade; medel, hög och spets enligt tabellen nedan.

Anbudsområde

Hållbarhetsnivå

A - Möbler för skola

Hög

B – Möbler för förskola

Hög/spets

C – Möbler för vård och omsorg

Hög

D – Möbler för kontor och arbete

Hög

E – Miljö och lobby

Hög

F – Arkiv

Hög

G – Utemiljö

Medel

H – Arbetsstolar

Hög

I – Hemnära miljöer

Medel

J – Säker förvaring

Hög

K – Madrasser

Hög

Kraven för hållbarhetsnivåer medel och hög är lägstanivåer för samtliga produkter som tillhör dessa avtalsområden. En beskrivning av samtliga delkrav som gäller för respektive hållbarhetsnivå framgår av bilagan Miljö- och hållbarhetskrav, se under Stöddokument ovan.

Produkter inom anbudsområde B - Förskola som uppfyllde hållbarhetsnivå spets i samband med upphandlingen genererade ett mervärde, dvs om man kunde offerera produkter som uppfyllde spetskraven fick man ett prisavdrag om 20% av det offererade priset.

När man avropar produkter från respektive avtalsområde gäller alltså hållbarhetsnivåer enligt tabellen ovan som lägstanivåer och ramavtalsleverantörer ska tillhandahålla möbler som uppfyller dessa krav. Detta gäller såväl typfall i produktkatalogen liksom övrigt sortiment. Inköpscentralens ambitioner avseende miljökrav har varit höga. Eftersom upphandlingen omfattar ett väldigt brett sortiment har det varit nödvändigt för Inköpscentralen att prioritera sina ansatser i samband med anbudsutvärderingen då stickprovskontroller genomfördes och anbudsgivarna visade hög kvalitet på inkomna bevis. Det breda sortimentet innebär dock att samtliga produkter som tillhandahålls från leverantörerna inte har kontrollerats av Inköpscentralen.

Vill man som upphandlande myndighet säkerställa att offererade möbler uppfyller de krav som definierats vid upphandlingen rekommenderar och uppmuntrar Inköpscentralen att man vid avrop genomför kontroller på offererat sortiment med hjälp av de leverantörsintyg som Inköpscentralen tagit fram. Den upphandlande myndigheten skickar till leverantören ut en mall för leverantörsintyg per möbel som man avser kontrollera. Leverantören fyller i dokumentet och anger vilka verifikat som finns tillgängliga och som är giltiga för produkten. Mallar för leverantörsintyg för hållbarhetsnivå medel och hög hittar ni publicerade under Stöddokument ovan. Vid behov kan även angivna verifikat för utvalda delkrav som leverantören hänvisar till i leverantörsintygen begäras in för granskning.

Får jag träffa leverantörerna inför avropet?

Ja, vår uppfattning är att möjligheterna till dialog mellan kunder och leverantörer är goda. Det kan vara värdefullt att berätta för leverantörerna om vilket behov du har och lyssna på deras råd inför avropet. För mer information om möjligheterna och begränsningarna gällande dialog, se vår rapport ”Dialogen yttre gränser”.

Ingår gardiner, lampor, mattor, speglar och textilier i avtalet Möbler 2017?

I leverantörernas övriga sortiment finns dessa typer av produkter. De är inte kravställda på funktionskrav av oss i samma utsträckning som nettosortimentet/typfallskatalogen. Dock kvarstår miljö- och hållbarhetskraven på samma nivåer.

Exempel på vad som kan omfattas av övrigt sortiment finns beskrivet i Avropsvägledningen kapitel 5. Exempel – möbler, lös armaratur, mattor, filtar och kuddar, speglar, vagnar, hyllor etc.

Vi har haft en arkitekt som har ritat vårt kommande kontor/offentliga utrymme, och arkitekten har valt möbler som inte finns med på nuvarande prislistor hos leverantörerna. Kan vi avropa dessa på möbelavtalet?

För samtliga anbudsområden har olika typfall tagits fram som representerar vanliga möbler med stor volym. Utöver typfallen innefattar upphandlingen ett omfattande övrigt sortiment med en generell rabattsats per anbudsområde. Detta gäller för samtliga områden med undantag för område B - Förskola.

Vi rekommenderar dig att till att börja med vända dig till typfallssortimentet vid avrop både under och över gränsen för särskild fördelningsnyckel (300 000 kr). Om behovet helt eller delvis inte kan tillgodoses genom typfallssortimentet kan du vända dig till antagna leverantörers övriga sortiment.

Om de möbler som er arkitekt har identifierat inte återfinns i varken typfallen eller det övriga sortimentet kan dessa inte avropas genom Inköpscentralens möbelavtal.

Inom vilket avtalsområde bör jag avropa?

Det beror på i vilken miljö produkterna ska stå och användas i första hand. Kravställningen är olika beroende på vilken miljö de är avsedd att användas i. Vilket innebär att krav på t ex hållfasthet, hållbarhet, säkerhet och brandsäkerhet för textilier är lägre inom G Utemöbler och I Hemnära.

Områdena kan överlappa varandra.

Exempel skolmiljö:

  • Yngre elever
    Anbudsområde A, B, F, J
    Storgrupprum, grupprum, torg, matsal, bibliotek, ytor för klädförvaring.
  • Äldre elever
    Anbudsområde A, F, J
    Storgrupprum, grupprum, torg, matsal, bibliotek, ytor för klädförvaring.
  • Administration inkl. arbetsrum för lärare
    Anbudsområde D, F, H, J
    Arbetsrum, mötesrum, samtalsrum.
  • Utemöbler för personal
    Anbudsområde G

Var hittar jag sortiment, priser och rabatter?

Under sommaren 2019 lanserades typfallskatalogen. Typfallskatalogen innehåller ramavtalets typfallssortimentet och miljömärkningar för typfallsprodukterna. I katalogen presenteras typfallen med bilder, produktbeskrivningar och takpriser.

Under resepktive leverantörs avtal finns publicerade bilagor, eller länkar, till leverantörernas övriga sortiment med priser. De produkter och tjänster du hittar där är de som omfattas av ramavtalet och går att köpa. Åtkomst till dessa hittar du under fliken Leverantörer.

I stöddokumentet Antagna leverantörer per län avtalsområde rabatt och kontaktuppgifter finns kontaktvägar och avtalade rabatter för samtliga leverantörer. Dokumentet ligger under fliken Stöddokument.