Frågor och svar om feldebiteringar

Vanliga frågor

Sedan när stämmer priserna?

Priserna i ramavtalet ska stämma från 22 november 2016 och framåt.

Får vi ersättning för den konsultkostnad eller den arbetstid vi lägger ner på att kontrollera fakturor?

Vi har kommit överens med ABA Skol om att de ska ersätta era eventuella merkostnader som uppstår för att ta fram ett krediteringsunderlag. Om ni själva utfört kontrollåtgärden skickar ni med kreditfakturan ett underlag med nedlagda arbetade timmar vilka ersätts med maximalt 400 kr/timme. Om ni använt er av en konsult för kontrollåtgärden bifogar ni en kopia av konsultens faktura. Av konsultens faktura ska framgå tidsåtgång och kostnader för utförd kontrollåtgärd.

Det är viktigt att poängtera att ansvaret för att kontrollera fakturor åligger den avropande parten. I det aktuella fallet bär Inköpscentralen tillsammans med ABA Skol kostnaden för ert merarbete p.g.a. att felfaktureringen varit systematisk och kräver mer ingående insatser från er sida.

Är det för sent om vi kommer in med vårt anspråk efter februari 2017?

Nej, Inköpscentralen har ingen möjlighet att avtala bort er rätt till ersättning. Vi får genom att sätta ett specifikt datum bättre möjligheter att kontrollera att leverantören fullgör sina skyldigheter enligt ramavtalet.

Vad är det vi ska leta efter?

De artiklar som i artikelnamnet har ett n framför sig men som inte finns i nettoprislistorna. Se bifogat exempel i dokument. (Excel-dokument, 22 kB, nytt fönster)

Hur långt bakåt i tiden ska vi gå i våra granskningar?

Rutinen omfattar alla köp ni gjort genom ramavtalet (Lekmaterial 2013). Vår bild är att rabatterna har tillämpats felaktigt från början. Ramavtalet trädde i kraft den 19 maj 2014.

Varför ska jag göra detta? Varför gör inte leverantören jobbet när det är den som gjort fel?

Givet situationen utgår vi ifrån att ni är angelägna om att få korrekta rabatter och vi tror att om ni initierar kontrollen så är sannolikheten större att det blir rätt och att återbetalning sker inom rimlig tid. Vår överenskommelse med leverantören innebär inget hinder mot att ni når en överenskommelse med leverantören utan att granska era egna fakturor.

Måste vi följa er framtagna rutin för återbetalning?

Nej, den överenskomna rutinen för återbetalning är frivillig för er. Er relation till leverantören regleras i ert avtal. Ni har alltid möjlighet att själva kontakta leverantören om ni anser att den fakturerat fel priser till er. Den framtagna rutinen syftar till att garantera att alla upphandlande myndigheten behandlas lika och ni får den rabatt ni har rätt till utan invändningar från ramavtalsleverantören.

Vad har Inköpscentralen gjort för att påtala och åtgärda att fel priser har tillämpats i ramavtalet med ABA Skol?

Inköpscentralen initierade omedelbart diskussioner med ABA Skol när vi fick kännedom om att felaktiga priser tillämpades. Diskussionerna resulterade i att parterna kunde fastslå att ramavtalet hade tillämpats på ett felaktigt sätt och efter ytterligare förhandlingar kom Inköpscentralen och leverantören överens om att uteblivna rabatter ska återbetalas till samtliga upphandlande myndigheter som drabbats.

När och hur har Inköpscentralen informerat om händelsen till kunderna?

  • Den 15 december gick det ut ett mejl till alla som någonsin avropat på avtalet. Mejl gick till den person som i Inköpscentralens system angetts vara hos den avropande upphandlande myndigheten.
  • Samma dag lades informationen, samt det brev som gick med mejlet, ut på vår webbplats.
  • Tisdag den 31 januari informerades på vår hemsida att vi skulle ha en telefonkonferens om ärendet torsdagen den 2 februari kl. 13 till 14.
  • Vid telefonkonferensen redogjorde vi för bakgrunden till ärendet, hur Inköpscentralen jobbat med ärendet, vad vi kommit överens med leverantören om och vad som gäller för hanteringen av kreditnotor.
  • Därtill publicerade vi den 8 februari nedanstående frågor och svar på webbplatsen.