Frågor och svar om ramavtalet Postförmedlingstjänster

Vanliga frågor

Finns det någon rangordning på ramavtalet?

Nej. Endast en leverantör är tilldelad per anbudsområde. Om Inköpscentralens avtal inte tillgodoser den upphandlande myndighetens behov, ber vi att få hänvisa till att göra en separat upphandling.

Vad gäller för utskick av oadresserad reklam

För avrop av utskick av oadresserad direktreklam (ODR) och samhällsinformation enligt ramavtalen för Postförmedling 2013 och 2013-2 gäller tjänsteområde 13.

Hur fungerar det med hämtning av försändelser? Måste vi ha två leverantörer som hämtar?

Den tilldelade parten för tjänsteområde 12, hämtning frän UM/UE ska användas. UM kan avtala så att en leverantör hämtar alla försändelser, och sedan lämnar vidare de försändelser som de själva inte skall dela ut.

Regler för exempelvis A-post gäller ändå. All denna typ av frågor går att lösa i direkt dialog med leverantörerna

Kan vi vara trygga med att A-post delas ut dagen efter, om ny leverantör hämtar/delar ut den?

Ja, detta fungerar. Regelbundna mätningar görs på denna tjänst för att säkerställa kvalitet.

Vad gäller för REK?

Det är en tilläggstjänst. Endast PostNord har offererat tilläggstjänster. Det går att göra avtal om att annan leverantör ombesörjer hämtning av REK. Om annan leverantör hämtar REK och lämnar vidare till PostNord, börjar PostNords ansvar gälla först när de har tagit emot den rekommenderade försändelsen. Denna typ av frågor går att lösa i direkt dialog med leverantörerna.

Om vi har utskick som vi önskar ska bli utdelat mitt i veckan utan annan reklam – vem ska vi anlita? Tilldelad leverantör har oftast utdelning på helgerna och tillsammans med annan reklam. Kan vi anlita PostNord och deras tilläggstjänst?

Försändelsen ska levereras till mottagarens brevlåda inom tre (3) vardagar efter dag för postinlämning, detta har de accepterat i och med att de lämnat anbud i upphandlingen. Se definitionen av ODR i FFU:

Oadresserad direktreklam (ODR)
Med oadresserad direktreklam (ODR) avses inrikes oadresserade reklamförsändelser eller samhällsinformation som väger högst 2 kg. Samhällsinformation delas även ut till mottagare som undanbett sig reklam. Minsta distribution och utdelning av oadresserad reklam är 250 st. försändelser. Försändelsen ska levereras till mottagarens brevlåda inom tre (3) vardagar efter dag för postinlämning.

Tidpunkter för inlämning och utdelning måste Upphandlande myndighet och den tilldelade leverantören komma överens om.

Gällande geografiska områden och sorterade sändningar.

Fråga:
Gällande tjänsteområde 5-8 Osorterad och sorterade sändningar. Vad gäller för geografiska området? Vilken leverantör ska vi lämna in en sändning (även lokalpost) till om vår printleverantör ligger utanför vårt eget geografiska område Region eller kommun?

  • Printleverantören finns i det geografiska området Region Kronoberg och breven ska delas ut till adressat i Region Stockholm?
  • Printleverantören finns i det geografiska området Kommun Värnamo och ska delas ut till adressat i kommun Uppsala?

Svar:
Om man har utskriftstjänster på en annan ort i Sverige än den ort man har sitt säte/huvudsakliga verksamhetsområde (t.ex. säte i Stockholm men utskriftstjänster i Helsingborg) ska försändelserna lämnas till den leverantör som vunnit området där försändelserna ska delas ut. Detta innebär att om en försändelse exempelvis trycks på Strålfors i Ljungby ska separering av försändelserna ske (om leverantören inte är rikstäckande), så att de försändelser som leverantören kan dela ut lämnas till den leverantör som vunnit utdelning för denna tjänst, resten av försändelserna ska gå till den leverantör som har vunnit rikstäckande distribution. Antagen leverantör ansvarar för att meddela tryckeriet de postnummer som denne täcker.

Se dock särskilda regler om s.k. mellandistribution om den upphandlande myndigheten avropar från Inköpscentralens ramavtal Utskriftstjänster 2011.

Gällande geografiska områden och utdelande leverantör

Fråga:
Gällande Tjänsteområde 3 och 4 Brevförsändelser Lokalt A- respektive B-post. Vad gäller för geografiska området? Vilken leverantör ska distribuera lokala posten om den är inlämnad i t ex:

  • Landsting/Region i Stockholm och ska delas ut till adressat i södra Sverige?
  • Kommun i Södra Sverige och ska delas ut till adressat i annan kommun i södra Sverige?

Svar:
Den leverantör som ska hämta posten i Stockholm gör så. Den leverantör som vunnit området där UM har sitt huvudsakliga område delar ut posten. De försändelser som denne inte kan dela ut skall leverantören då lämna över till den rikstäckande leverantören (PostNord) så att försändelserna kan delas ut i rätt tid. Om leverantören som vunnit utdelningen av försändelserna inte är samma leverantör som vunnit hämtning, skall hämtningsleverantören lämna vidare försändelserna till korrekt leverantör.

Vad gäller för oss som har egna frankeringsmaskiner och önskar frankera med dem samt eventuellt posta försändelserna i Postens brevlådor. Kan frankostämplad post ingå i Hämtning?

Den leverantör som skall hämta försändelser har också rätt till ersättning för denna tjänst. Det betyder att UM som använder sin frankeringsmaskin riskerar dubbel debitering.

I de fall man kan ställa om frankeringsmaskin till annan leverantörs märkning, kan detta göras avseende den leverantör som blivit tilldelad. Kontakta leverantör och/eller frankeringsleverantör för instruktion.

Om UM "tar hem" tjänsten och frankerar i frankeringsmaskin, för att sedan själva lägga försändelser på brevlåda, är detta något Inköpscentralen inte kan ha synpunkt på. Det är i så fall ett val som UM fattar själv.

Rikstäckande brev som frankeras med frankeringsmaskin, distribueras med PostNord. De kan ingå i hämtning.

Tjänsteområde 12 Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution. Gäller det alla brevförsändelser? Om inte, vilka är undantagna och varför?

Den leverantör som har vunnit hämtning, tar med sig försändelserna. De försändelser som leverantören själv kan att dela ut, delas ut. Resten lämnas vidare. REK är en typ av försändelser som inte kan delas av någon annan än PostNord.

Däremot kan en annan leverantör lämna över dessa till PostNord efter överenskommelse med leverantör. Detsamma gäller för andra tilläggstjänster, t ex brev till utlandet, osv, som inte ordinarie leverantör kan erbjuda.