Frågor och svar övergången Möbler 2013/2017

Här har vi lagt upp några av de frågor som inkommit gällande övergången mellan ramavtalen Möbler 2013 och Möbler 2017.

Vanliga frågor

Hur stor risk är det att inget nytt ramavtal finns klart att använda i juni?

Det är en stor upphandling där många leverantörer gärna vill få ramavtal. Risken för överprövning finns alltid men vi gör vad vi kan för att minimera den.

Hur vet jag om det nya ramavtalet är klart och om jag får avropa på det?

För att få information om nya händelser, se till att du prenumererar på vårt nyhetsbrev Avtalsnytt. Gå även in med jämna mellanrum och läs informationen på upphandlingssidan för Möbler 2017 på vår webbplats.

Du får avropa om din verksamhet är avropsberättigade på möbler 2017. Om ni är berättigade på båda avtalen bör den som är upphandlingsansvarig i verksamheten avanmäla er på möbler 2013 i samband med att hen gör avropsanmälan för möbler 2017.

När ramavtalet Möbler 2017 är klart för avrop, skickar vi ut Avtalsnytt och gör klart ramavtalssidan på webbplatsen. Under fliken Är jag berättigad på denna sida listar vi samtliga som är avropsberättigade på ramavtalet.

Vi har behov av leverans under 2019 – vilka vägval rekommenderar SKI?

Om behov av leverans finns för våren 2019 rekommenderar vi att ni gör ett avrop innan ramavtalet Möbler 2013 upphör - där ni i en leveranstidsplan beskriver behovet för våren.

Om behov av leverans finns för hösten 2019 rekommenderar vi att ni inväntar nya ramavtalet Möbler 2017. Om avtalstecknandet blir försenat (till exempel september/oktober) kan ni överväga eventuell egen upphandling för specifikt behov. Övriga behov kan senare avropas på nya ramavtalet.

Kan jag avropa med särskild fördelningsnyckel fram till 24 augusti och få leverans efter det?

Ja, om värdet för avropet understiger 300 000 kronor. Du måste kunna beskriva vilka produkter och tjänster du behöver och inga kompletteringsbeställningar behövs.

Hur görs avrop om vi behöver leveranser efter att ramavtalet löpt ut?

Genom förnyad konkurrensutsättning med leveranser inom 1 år. Behovet kan delas in i två delar – en fast del och en optionsdel.

Den fasta delen bör överskrida ett ekonomiskt värde av 60% av behovet. Här beskrivs vilka produkter och tjänster man behöver och när. Man förbinder sig att köpa denna del.

Optionsdelen bör understiga ett ekonomiskt värde av 40% av behovet. Här beskrivs vilka produkter och tjänster man behöver och när. Man förbinder sig inte att köpa denna del - det är valfritt att nyttja optionen.

En option som anger att ni har rätt att köpa en viss vara till ett visst pris måste uppfylla vissa krav: den bör klart, exakt och entydigt beskriva under vilka förutsättningar den kan tillämpas och anger omfattningen och arten av ändringarna som kan komma att göras.

Hur sker leveranser och beställningar på avropet?

Den fasta, övervägande delen i avropet bör beskriva ungefär när och vilka varor som ska levereras till vilken adress, det vill säga en form av leveransplan.

Optionsdelen (ytterligare behov) kan vara lite mer flexibel men värdet måste beskrivas och leveranser bör ske inom 1 år från att kontraktet tilldelats leverantör.

Får jag träffa leverantörerna inför avropet?

Ja, vår uppfattning är att möjligheterna till dialog är goda. Det kan vara värdefullt att berätta om behovet och lyssna på deras råd inför avropet. För mer information om möjligheterna och begränsningarna gällande dialog, se vår rapport "Dialogen yttre gränser":

https://www.sklkommentus.se/globalassets/kommentus/bilder/dialogens-yttre-granser.pdf(PDF-dokument-dokument, 529 kB, nytt fönster)

Hur ska jag veta vilket behov vi har?

Genom att kontakta era olika förvaltningar eller avdelningar som brukar köpa in möbler. Kanske finns till exempel ombyggnads- och flyttplaner som ni inte känner till.

Använd dessa kanaler för att hitta grupper eller personer som kan vara behjälpliga i arbetet med att ta fram vilket behov som finns.

Hur ska jag beräkna värdet på vårt behov?

Ekonomiavdelningar kan vara behjälpliga med att ta fram hur mycket som tidigare köpts av ramavtalsleverantörerna. På så sätt kan ni göra en bedömning framöver.

Kan jag dela upp behovet?

Ja, du kan göra flera förnyade konkurrensutsättningar eller en med flera anbuds- och tilldelningsområden.

Hur mycket kan jag beställa efter 24:e augusti?

Det beror på vilka optioner ni har genom de avrop ni gjort innan ramavtalet Möbler 2013 upphört.

Om nya ramavtalet Möbler 2017 är tilldelat (helt eller delvis) och ni är avropsberättigade kan ni anmäla avrop där istället.

Vilka priser gäller i kontraktet?

I förfrågningsunderlaget anger ni hur ni vill att leverantörerna ska lämna pris och vilka villkor ni vill ha gällande kring det. Ramavtalets villkor kring anbudspriser gäller som grund.

Vad innebär begreppen ”Kontrakt” och ”Ramavtal”?

Kontrakt är ett avtal som innebär att man kravställt vilka produkter och tjänster som ska omfattas samt att en leveransplan är någorlunda fastställd. Kunden/beställaren ska åta sig att köpa vissa produkter mot en viss ersättning.

Ramavtal är ett avtal där man inte åtagit sig att köpa vissa produkter mot viss ersättning. Det kan exempelvis innebära att man inte kan ange exakta volymer och leveranstider.

Om vi följer Inköpscentralens rekommendationer, kan avrop överprövas?

Ja. Varje kund ansvarar för sitt eget avrop och bedömningar, precis som leverantörerna har möjlighet att göra egna tolkningar och bedömningar utifrån de avrop på ramavtalet som annonserats. Våra rekommendationer speglar vår tolkning av gällande rätt.

Vilket stöd kan jag få av Inköpscentralen under övergången Möbler 2013/2017?

Vänd dig till Inköpscentralens kundsupport för frågor via inkopscentralen@adda.se eller 08 525 029 96. Kundsupporten kan också förmedla kontakt med något av våra regionala inköpsstöd eller extrainsatta resurser för att ge praktisk hjälp vid avropen, exempelvis för kvalitetssäkring av underlag.

Se också de speciellt framtagna vägledningarna som kompletterar den ursprungliga Vägledning för avrop – Möbler 2013.