VA-material 2019-2

1. Får jag använda ramavtalet?

   Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till Inköpscentralens kundsupport.

2. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

   Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. 

3. Gör en uppskattning hur mycket du ska handla för

   Detta ramavtal har flera avropsmodeller. För beställning upp till ett visst maxbelopp gäller rangordning. Överskrider din beställning det beloppet, gör du istället en förnyad konkurrensutsättning. Under fliken Stöddokument finns information om vilka belopp som gäller för respektive avropsmodell.

4. Välj avropsmodell

   När du har en prisuppfattning på det du ska beställa, använd stöddokumenten för den avropsmodell som gäller.

   Klicka på plustecknet för att fortsätta.

   Rangordning

   1. Kontakta leverantörerna

   Ramavtalsleverantörerna är listade i ordningen 1, 2, 3 och nedåt, se gällande rangordning bland stöddokumenten. Rangordningen kan vara uppdelad på geografiskt område, delområde eller båda två. Säkerställ att du vet vad som gäller för just detta avtal. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad etta först. Titta under fliken Leverantörer. Där hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och avtalsansvarig.

   2. Gå vidare i rangordningen vid behov

   Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.

   3. Teckna kontrakt

   Du kan nu teckna kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet. Ibland går det går att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt. Avropsvägledningen bland stöddokumenten ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall.

   Förnyad konkurrensutsättning

   1. Ställ dig frågan: vad behöver min verksamhet?

   Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver? Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

   2. Gör din förnyade konkurrensutsättning

   I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

   3. Följ mallarna

   Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

   4. Frångå inte villkoren

   Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU. Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

   5. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna

   Bland stöddokumenten finns information om vilka leverantörer du ska skicka din förnyade konkurrensutsättning till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

   6. Utvärdera anbuden

   De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

   7. Skicka tilldelningsbeslut 

   När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.

   8. Teckna kontrakt

   Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren.

   Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta Inköpscentralens kundsupport.

Avropsberättigade kunder