Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019

Ramavtalet gäller under fyra år. När ramavtalet löpt i 18 månader har Inköpscentralen rätt att säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Inköpscentralens målsättning är att avtalen ska löpa hela avtalsperioden och eventuella förändringar kommuniceras i så god tid som möjligt.

Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019

2021-11-01 till 2025-10-31

Ramavtalet gäller under fyra år. När ramavtalet löpt i 18 månader har Inköpscentralen rätt att säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Inköpscentralens målsättning är att avtalen ska löpa hela avtalsperioden och eventuella förändringar kommuniceras i så god tid som möjligt.

avtalskort.digitalaenheter2019_450x300.jpg

Digitala Enheter 2019 - Avtalskort.pdf (168 kB, nytt fönster)

All information om ramavtalet samlat i ett avtalskort.

Här får du snabbt och överskådligt information om ramavtalet.

Ramavtalet omfattar

Ramavtalet är rikstäckande och leverantörerna kan leverera produkter och produktnära tjänster inom samtliga produkt- respektive tjänsteområden.

Produktområden

  1. Bärbara datorer - Produktområdet omfattar alla typer av bärbara datorer som exempelvis traditionella laptops, 2-in-1s, chromebooks och ultrabooks.
  2. Tunna klienter - Produktområdet omfattar alla typer av tunna klienter. En tunn klient kan både vara stationär eller bärbar.
  3. Stationära datorer - Produktområdet omfattar alla typer av stationära datorer som exempelvis towerdator och minidator/SFF (Small form factor).
  4. All-in-One datorer - Produktområdet omfattar alla typer av All-in-One datorer. Med All-in-One datorer avses stationära datorer där skärm och dator är samma enhet.
  5. Surfplattor - Produktområdet omfattar alla typer av läs- och surfplattor.
  6. Smartphones och övriga telefoner - Produktområdet omfattar alla typer smartphones, mobiltelefoner och fasta telefoner.
  7. Bildskärmar - Produktområdet omfattar alla typer av bildskärmar som är avsedda för att användas tillsammans med digitala enheter inom övriga produktområden, antingen via direktanslutning eller docka.
  8. Wearables - Produktområdet omfattar alla typer av wearables som exempelvis smarta klockor, smarta glasögon ochaktivitetsarmband.
  9. Tillbehör

Tjänsteområden

  1. Preparation - Med preparationstjänster avses exempelvis imagehantering, konfiguration och anpassning av hårdvara/programvara, applicering av skyddsfilm och stöldskyddsmärkning samt enrollmenttjänster. Preparationstjänster genomförs innan leverans.
  2. Leverans och installation - Med leverans och installationstjänster avses exempelvis lagerhållning, avemballering samt omhändertagande och miljöåtervinning av överblivet emballage, konfiguration och anpassning på plats, tilläggsinstallationer och uppdateringar av komponenter m.m. avseende avropade produkter.
  3. Service och support - Med service och support avses exempelvis utökad support, serviceavtal, underhåll, extra garantier, allriskförsäkring, felsökning och reparation, spårning och distansradering samt asset management (enhetshantering i form av MDM (Mobile Device Management), EMM (Enterprise Mobility Management) och UEM (Unified Endpoint Management) etc.).
  4. Datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter - Med datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter avses insamling av uttjänta digitala enheter för rekonditionering/avyttring eller återvinning.
  5. Utbildning och rådgivning - Med utbildning och rådgivning avses exempelvis:
    - produkt och teknikrådgivning
    - rådgivning rörande informationssäkerhet och IT-säkerhet
    - utbildning avseende användandet av den digitala enheten
    - introduktion och pedagogiskt stöd för elever och pedagoger vid avrop av elevdatorer, samt inspirationsseminarier.
  1. Digital enhet som tjänst - Med digital enhet som tjänst avses en kombination av digitala enheter, programvaror, tillbehör och tjänster som levereras tillsammans till en periodiserad kostnad, där kund betalar för nyttjanderätten.

Så avropar och beställer du

Mindre avrop upp till och med 100 digitala enheter kan avropas via dynamisk rangordning från ett fastställt sortiment av bärbara datorer, surfplattor, bildskärmar, tillbehör och produktnära tjänster. Detta sortiment uppdateras var nionde månad under avtalsperioden.

Övriga avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning.

Stöd för avrop

Avrop från Digitala enheter för arbetsplats och skola kan variera i komplexitet och upplägg. Börja med att läsa igenom Avropsvägledningen för information om ramavtalet samt hjälp och tips inför avrop.

För avrop via dynamisk rangordning finns ett Avropsverktyg som tar fram vilken leverantör som kan tillgodose det aktuella behovet till lägst totalpris.

Adda Inköpscentral har i samverkan med ramavtalsleverantörerna tagit fram ett särskilt avropsstöd runt Digital enhet som tjänst. Avropsstödet beskriver lite mer vad Digital enhet som tjänst är, vilka frågor den upphandlande myndigheten bör ställa sig inför avrop och vilken information som behöver finnas med i avropsförförfrågan för att ramavtalsleverantörerna ska kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud. För mer information, se bilaga Avropsstöd - Digital enhet som tjänst under fliken Stöddokument.

Alla stöddokument hittar du under fliken Stöddokument nedan. Om du behöver tillgång till upphandlingsdokumenten finner du dem i Tendsign - klicka på fliken Leverantörer nedan och därefter "Visa avtalet i Tendsign”.

Komponentbrist

Leverantörer flaggar för leveransförseningar på grund av komponentbrist. Viktigt att ni förbereder era avrop och installationer i god tid. Inom ramavtalet har den globala komponentbristen påverkat förmågan att leverera produkter inom området.

Avropa och beställ steg för steg

  1. Får jag använda ramavtalet?

    Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.

  2. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. 

  3. Gör en uppskattning hur mycket du ska handla för

    Detta ramavtal har flera avropsmodeller. För beställning upp till ett visst maxbelopp gäller rangordning. Överskrider din beställning det beloppet, gör du istället en förnyad konkurrensutsättning. Under fliken Stöddokument finns information om vilka belopp som gäller för respektive avropsmodell.

  4. Välj avropsmodell

    När du har en prisuppfattning på det du ska beställa, använd stöddokumenten för den avropsmodell som gäller.

    Klicka på plustecknet för att fortsätta.

    Rangordning

    1. Kontakta leverantörerna

    Ramavtalsleverantörerna är listade i ordningen 1, 2, 3 och nedåt, se gällande rangordning bland stöddokumenten. Rangordningen kan vara uppdelad på geografiskt område, delområde eller båda två. Säkerställ att du vet vad som gäller för just detta avtal. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad etta först. Titta under fliken Leverantörer. Där hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och avtalsansvarig.

    2. Gå vidare i rangordningen vid behov

    Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.

    3. Teckna kontrakt

    Du kan nu teckna kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet. Ibland går det går att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt. Avropsvägledningen bland stöddokumenten ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall.

    Förnyad konkurrensutsättning

    1. Ställ dig frågan: vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver? Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

    2. Gör din förnyade konkurrensutsättning

    I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

    3. Följ mallarna

    Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

    4. Frångå inte villkoren

    Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU. Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

    5. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna

    Bland stöddokumenten finns information om vilka leverantörer du ska skicka din förnyade konkurrensutsättning till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

    6. Utvärdera anbuden

    De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

    7. Skicka tilldelningsbeslut 

    När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.

    8. Teckna kontrakt

    Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren.

    Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta Inköpscentralens kundsupport.

Stöddokument

Bilagor

Leverantörer

Är jag berättigad

Avropsberättigade kunder

Skrivet om avtalet

Hållbarhet

Hållbarhetssammanställning

Inköpscentralen arbetar för att skapa en hållbar, inkluderande och rättvis utveckling i linje med Agenda 2030. Nedan hittar du därför en sammanställning av de hållbarhetskrav och villkor som har ställts i upphandlingen samt av de globala mål som avtalet bidrar till att uppnå.

Hållbarhetssammanställning Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019.pdf (753 kB, nytt fönster)