Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.

Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: vilket behov har ni idag och känner du till vad ni behöver i framtiden? Är det ett tillfälligt/enskilt behov, är det produkter och/eller tjänster? Hur ser budgeten ut? Vad säger er inköpspolicy? Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning för en bra affär!

Detta ramavtal har flera avropsmodeller. För beställning upp till ett visst antal produkter gäller särskild fördelningsnyckel där priserna hämtas från leverantörernas prislistor och en offererad rabattsats. Överskrider din beställning det beloppet, gör du istället en förnyad konkurrensutsättning. I avropsvägledningen som du hittar under fliken Stöddokument beskrivs villkoren för när vilken modell ska användas. 

Utifrån din behovsanalys, se till att du använder rätt avropsmodell för att inte bryta mot ramavtalsvillkoren.

Följ instruktioner och eventuella mallar för respektive avropsmodell under Stöddokument. Beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med Lagen om offentlig upphandling, LOU. Du får till exempel inte ”rikta” ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör eller dela upp behovet i mindre delar för att slippa göra en förnyad konkurrensutsättning. Alla leverantörer ska konkurrera på lika villkor.

Under fliken Stöddokument finns information om vilka leverantörer du ska skicka din avropsförfrågan till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt vilken avropsmodell du använder och i vilket format du vill få in leverantörernas offert.

De offerter du får in värderar du utifrån de krav och behov du beskrivit i din avropsförfrågan.

Om du gjort en förnyad konkurrensutsättning ska du skicka ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer på ramavtalet. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.

Nu tecknar du kontrakt/lägger beställning hos vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren och att du har dokumenterat ditt avrop och beslut skriftligt.