Kommunikations- och evenemangstjänster STIC 2022

Ramavtalet gäller under fyra år. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader kan Inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Inköpscentralens målsättning är att avtalen ska löpa hela avtalsperioden och eventuella förändringar kommuniceras i så god tid som möjligt.

Kommunikations- och evenemangstjänster STIC 2022

2022-11-15 till 2026-11-14

Ramavtalet gäller under fyra år. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader kan Inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Inköpscentralens målsättning är att avtalen ska löpa hela avtalsperioden och eventuella förändringar kommuniceras i så god tid som möjligt.

i
Avtalsleverantören Springtime-Intellecta AB har bytt namn till Intellecta AB. De behåller samma org.nr 556132-8526.

Ramavtalet omfattar

  1. Strategisk kommunikation
  2. Evenemang
  3. Grafisk formgivning, grafisk produktion samt copy 
  4. Digital kommunikation

Strategisk kommunikation

Med strategisk kommunikation avses bl.a. marknadsföringsinsatser, informations- och rekryteringskampanjer och andra kommunikationsinsatser.

Här ingår bland annat följande tjänster:

  • kommunikationsplanering
  • målgruppsanalys
  • förändringskommunikation
  • processledning
  • kriskommunikation
  • varumärkesstrategi  

Evenemang

Uppdrag som omfattas är större evenemang, tillställningar, konferenser, hybridmöten och mässor. 

Här ingår bland annat följande tjänster:

  • projektledning och genomförande av olika sorters evenemang
  • bygga monter/tält
  • scenbygge
  • eventpersonal
  • ansvar för säkerhet

Grafisk formgivning, grafisk produktion samt copy 

Omfattar tjänster inom området grafisk formgivning, grafisk produktion samt copy som anpassas till kundens grafiska profil och kanalernas olika förutsättningar. 

Här ingår bland annat följande tjänster:

  • produktion av affischer, foldrar och annat fysiskt material
  • produktion av nyhetsbrev och annat digitalt material
  • mallar för grafisk produktion
  • digitala och fysiska kampanjer 
  • produktionsplanering och -ledning

Digitala kommunikationstjänster

Avser i första hand sociala medier, intranät och webbplatser men även andra digitala kanaler kan vara aktuella.

Här ingår bland annat följande tjänster:

  • digital strategi
  • innehåll och copy till digitala kanaler
  • UX-design (användarcentrerad design)
  • SEO (sökmotoroptimering)
  • bearbetning av rörligt material inkl. infografik och animeringar
  • klippning, textning, tillgänglighetsanpassning

Så avropar och beställer du

Följ avropsguiden under rubriken "Avropa och beställ steg för steg" längre ner på sidan.

Stöd för avrop

Du kan också ta stöd av följande bilagor som finns publicerade i Tendsign:

Bilaga 04 – Kontraktsvillkor förnyad konkurrensutsättning (Allmänna kontraktsvillkor)
Bilaga 05 – Kontraktsvillkor rangordning

Avropa och beställ steg för steg

  1. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet.

  2. Gör en uppskattning av hur mycket du ska handla för

    Detta ramavtal har flera avropsmodeller. För beställningar som beräknas kosta under 100 000 kronor avropar du genom rangordning och för beställningar över 100 000 kronor avropar du genom förnyad konkurrensutsättning

    Avrop genom förnyad konkurrensutsättning (FKU) sker även vid evenemang som kräver andra inslag än de tjänster som finns prisangivna, exempelvis tillkommande utrustning, hyra för tält eller scen m.m. Samtliga ramavtalsleverantörer inom aktuellt anbudsområde inbjuds då att på nytt lämna anbud för att avgöra vilken leverantör som bäst motsvarar behovet vid det aktuella tillfället.

  3. Välj avropsmodell

    När du har en prisuppfattning för det du ska beställa väljer du vilken avropsmodell du ska använda. Klicka på plustecknet till höger för att läsa hur du gör. 

    Om du väljer rangordning

    1. Kontakta leverantörerna. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad etta först. Om leverantören inte har möjlighet att utföra tjänsten tillfrågas leverantör rangordnad nr 2 och så vidare (se rangordningen nedan). Under fliken Leverantörer hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och till den som är avtalsansvarig.

    2. Gå vidare i rangordningen vid behov. Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.

    3. Teckna kontrakt. Du kan nu teckna kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet. Ibland går det att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt.

    Avropsvägledningen bland stöddokumenten ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall. Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.

    Rangordning inom respektive anbudsområde:

    Anbudsområde 1: Strategisk kommunikation
    1. Friends Agenda
    2. Roxx Communication Group AB
    3. Springtime-Intellecta AB

    Anbudsområde 2: Evenemang
    1. Åström Koncept & Event AB
    2. Rider Eventmarketing AB
    3. Olin Event AB

    Anbudsområde 3: Grafisk formgivning, grafisk produktion samt copy
    1. Roxx Communication Group AB
    2. Fluid AB
    3. Brand Emotional Response Group in Sweden AB

    Anbudsområde 4: Digital kommunikation
    1. Brand Emotional Response Group in Sweden AB
    2. Fluid AB

    Om du väljer förnyad konkurrensutsättning

    1. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet? Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

    2. Gör din förnyade konkurrensutsättning. I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

    Hur utvärdering av anbud går till specificeras närmare i respektive avropsförfrågan. Ett eller flera av följande tilldelningskriterier kan användas vid den förnyade konkurrensutsättningen:

    • arbetsprov
    • relevant erfarenhet (CV)
    • referensuppdag
    • lösningsförslag
    • intervju
    • kostnader för uppdraget (timpriser i ramavtalet utgör takpris, lägre timpriser får offereras)

    Vid förnyad konkurrensutsättning ska skriftligt avropssvar lämnas inom angiven tidsfrist.

    3. Frångå inte villkoren. Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

    4. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna. Kontaktuppgifter till leveantörerna finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

    5. Utvärdera anbuden. De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

    6. Skicka tilldelningsbeslut. När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. 

    7. Teckna kontrakt. Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren. Behöver du ytterligare hjälp kan du kontakta Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.

Leverantörer

Skrivet om avtalet