29 augusti 2022 Innovation | Upphandling | Ramavtal | IT och digitalisering

Smart bokningslösning minskar kommunernas manuella hantering

Sveriges kommuner och regioner (SKR), Adda Inköpscentral och 200 kommuner genomförde upphandlingen i ett gemensamt projekt, efter ett initiativ av Malmö stad, Göteborgs stad och Umeå kommun. Ramavtalet gör det enklare för föreningar, privatpersoner och företag att hitta och boka kommunala anläggningar och andra resurser, exempelvis lokaler inom kultur och fritid, samt att söka bidrag. Det ger också en ökad insyn i beslutsprocessen kring lokalbokning och bidrag.

Martina Lindberg, utvecklingsledare i Borås Stad, har tillsammans med fler interna resurser använt ramavtalet:

- Produkten är en molntjänst som görs tillgänglig för medborgarna. Först införde vi själva bokningsdelen, det vill säga bokning av lokaler. Sedan följde bidragslösningen och nu senast passagefunktion. Allting är uppe och snurrar, berättar Martina.

Smidigt och enkelt

Reaktionerna från kommuninvånarna har varit positiv.

- De säger att det är positivt att enbart behöva vara inloggad i ett system, att det går att göra flera saker på en och samma plats, säger Martina.

Att ha allt samlat i en molntjänst leder till minskad manuell hantering, vilket i sin tur leder till att kommunerna kan fokusera på sin kärnverksamhet. Det minskar också pappershantering och utskrifter.

Borås Stads fokus är just nu att få upp användandet ute hos deras cirka 300 föreningar. Därför guidar dem de som tar kontakt, för att visa dem hur tjänsten fungerar och hur de bäst använder den i framtiden.

- Det är ett sorts paradigmskifte i kommunikation, kan man säga, fortsätter Martina. Vissa föreningar är vana att kommunicera med oss, och att göra sina ansökningar och bokningar via telefon eller ett fysiskt besök. Nu handlar det om att visa dessa föreningar hur de kan använda molntjänsten till att göra alla de här sakerna smidigt och enkelt via datorn istället.

Ramavtalet stöttar på så sätt en övergång till mer effektiva arbetssätt, både för handläggare och medborgare.

Viktigt att göra förarbetet ordentligt

Borås Stad var en av pilotkommunerna i upphandlingsarbetet, och Martina menar att de därför kanske har ett kunskapsmässigt försprång när det kommer till att göra en förnyad konkurrensutsättning. Hon betonar vikten av att lägga mycket energi på den förnyade konkurrensutsättningen.

- Jag skulle säga att man som avropande kommun måste vara beredd på att den förnyade konkurrensutsättningen kräver tid och resurser. Det är viktigt att förstå att det innebär en del förarbete, innan avropet kan ske. Ett tips är att involvera upphandlingsenheten på kommunen i det förarbetet, då blir det enklare för alla parter och den förväntade slutprodukten blir som kommunen har förväntat sig. Det finns möjlighet att utveckla molntjänsten vidare när den väl är på plats, givetvis, men det är viktigt att göra förarbetet ordentligt för att minska på utvecklingsbehovet av tjänsten i slutändan, säger Martina.

Har ni fått något stöd från Adda Inköpscentral?

- Ja, vi hade en del frågeställningar kring hur vi skulle tolka en del formuleringar i underlagen när vi gjorde den förnyade konkurrensutsättningen. Då förde vi en dialog med Adda, som hjälpte oss att förstå hur texten skulle tolkas. På så vis kom vi vidare med underlagen och kunde genomföra vår avrop på ramavtalet.

Här kan du läsa mer om Boknings- och bidragslösningar.

Är du nyfiken på Adda Inköpscentrals ramavtal Boknings- och bidragslösningar? Kontakta Clara Wadman, kategoriansvarig Digitala tjänster.