7 april 2022

Att ställa om till nya och effektiva arbetssätt

I Ekonomirapporten från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) som släpptes i oktober pekas ompetensförsörjningen ut som en av de absolut viktigaste frågorna för att klara välfärden under det kommande decenniet. Enligt rapporten kommer befolkningen som är över 80 år att öka med cirka 50 procent samtidigt som ökningen av arbetskraften ligger på en betydligt lägre nivå, lägg också till att konkurrensen om personal redan är stor idag och förväntas inte bli mindre i framtiden.

Ställa om till nya arbetssätt är nödvändigt för framtiden

Att ställa om till nya och effektivare arbetssätt är därför nödvändigt för att kunna upprätthålla välfärden. För att lyckas behöver förutsättningarna för livslångt lärande och kompetensförsörjning utvecklas. Men det är inte bara en fråga om strukturer och samverkan mellan berörda aktörer utan attityd och motivation hos individen som genomgår omställningen är också en viktig faktor.

Helena Sjöström, vice vd på företaget NOX Consulting, och som ingår i en av arbetsgrupperna för regeringens samverkansprogram för livslångt lärande och kompetensförsörjning menar att den enskilda individens vilja och förmåga att lära är en förutsättning för ett lyckat omställningsarbete.

– Det är frågor kring attityder och motivation som vår arbetsgrupp lagt fokus på. Vi tror att man kan göra skillnad genom att påverka attityden till lärande och höja motivation och stärka självförtroendet, säger hon.

Verktygslåda för effektivt lärande

Gruppen arbetar därför med ett projekt med forskning som utgångspunkt där man vill skapa en verktygslåda för att effektivisera lärandet.

– Vi vet att det idag finns mycket forskning kring hur hjärnan, inlärning och minnet fungerar som skulle kunna användas än mer i hela vårt samhälle, säger hon.

Planen är att jämföra och utvärdera resultaten mellan olika grupper där en grupp får tillgång till metoder och verktyg inriktat på attityder och motivation under tiden de genomgår någon form av lärande medan en annan grupp genomgår samma lärande utan hjälpmedel.

– Därefter följer vi upp resultaten och tittar på om det är något vi behöver förändra eller utveckla, säger Helena Sjöström.

Alla kan vara nytänkande med rätt förutsättningar

Leif Denti, doktor i psykologi vid Göteborgs universitet, författare och konsult, har forskat i frågor kring kreativitet och nytänkande och vad som krävs för att skapa arbetsplatser där de egenskaperna kan utvecklas. Enligt honom besitter alla människor en förmåga till kreativitet och nytänkande.

– Annars hade vi aldrig kunnat navigera i det moderna livet som vi lever, säger han.

Men en lyckad omställning och förändring på en arbetsplats är inget som sker av sig självt menar Leif Denti. Det är sällan tillräckligt att skriva handlingsplaner eller ett innovationsprogram utan förändringsarbetet måste genomlysa alla plan i organisationen.

– Det är lätt att tro att förändring kommer när människor blir inspirerade och att den ska komma bara för att man önskar förändring men förändring är mycket svårare än vad många tror, säger han.

Ett förändringsarbete påverkar den dagliga verksamheten

Det kanske viktigaste är att arbetsgivaren förstår vad förändringsarbetet innebär för organisationen och hur det påverkar det dagliga arbetet.

– Så fort man börjar ett sånt här arbete så kommer allt blir sämre på kort sikt, för då måste människor lägga sin tid på saker som inte har att göra med dagens leverans och då blir den ju sämre. Det är det som är knäckfrågan, säger han och fortsätter:

– Det går bra för de organisationer som insett att man måste göra det här trots att det kanske gör ont på kort sikt. De som inte har insett det glider mer och mer mot kris och ineffektivitet.

Men hur skapar man då en kreativ miljö? Enligt Leif Denti kännetecknas den av prestigelöshet, öppenhet och förtroende samtidigt som inget ämne är förbjudet.

– Man vill ha det som kallas för psykologiskt trygghet, Det spelar ingen roll om det du säger är smart eller dumt, det viktigaste är att vi fortsätter att prata om de här sakerna, till slut kommer vi fram till vad som ska göras, men vi måste vända på varje sten och det får inte finns tabun eller munkavlar som gör att man inte kan prata om vissa saker. Det måste finnas utrymme för fritt tänkande, säger han.

Forskning visar också att kreativitet och nytänkande främjas av ett visst mått av konflikt. Leif Denti berättar om en jämförande studie med en grupp där alla deltagarna höll med varandra och upplevde att samarbetet fungerade väl medan en annan grupp kännetecknades av ifrågasättande och kritiskt tänkande.

Konflikt kan trigga nytänkande

– Gruppen som upplevde att samarbetet gått bra lyckade sämre än gruppen där man hade en mild konflikt. Så det finns en illusion kring att bara för att det har gått så bra och så smärtfritt och att man var överens så tror man att man har levererat den bästa tänkbara produkten men så är det inte. Man måste ha olikheter, säger Leif Denti.

En annan faktor som alla organisationer har mycket att vinna på är att frigöra tid för kontinuerligt lärande, menar Leif Denti. På vissa arbetsplatser har anställda till exempel varje vecka ett visst antal timmar avsatt för kunskapsinhämtning.

Det moderna arbetslivet kräver livslångt lärande

– Det moderna arbetslivet kräver att man lär sig nya saker, gör man inte det så tappar man sin kompetens och blir mer och mer irrelevant över tid men framför allt tappar man också förmågan att lösa problem och nya utmaningar man ställs inför, säger han.

Projektet som Helena Sjöströms arbetsgrupp valt att fokusera på kommer att pågå fram till hösten 2024. Att hjälpa individen att hitta verktyg för att förbättra sitt lärande tror hon kommer vara ett effektivt sätt nå resultat.

– Styrkan med samverkansprogrammet är att vi adresserar olika perspektiv på frågan om hur vi utvecklar kompetensförsörjning och det livslånga lärandet i Sverige. För att lyckas måste vi både lösa system- och strukturfrågor likväl som utgå ifrån hur vi kan öka lusten och motivationen hos den enskilde individen, säger hon.