Du kan själv lägga upp och administrera konton på Mina sidor för personer i din verksamhet som ska kunna göra avropsanmälan.
Behöver du inloggningsuppgifter?
Kontakta oss så hjälper vi dig!
- Du är här:
- Adda /
- Upphandling och ramavtal /
- Så använder du våra ramavtal
Så använder du våra ramavtal
Kommuner, regioner och kommunala bolag kan bli kund hos oss och använda våra ramavtal. Upphandlingsansvarig i din organisation ser till att ni kan använda avtalen. Här berättar vi hur det går till.
1. Betala serviceavgiften
För att kunna använda våra ramavtal behöver ni som organisation betala en årlig serviceavgift på 1 000 kronor.
Serviceavgiften gör er organisation avropsberättigad på de avtal som vi tar fram under det kommande året. Vet du inte om din organisation har betalat serviceavgiften behöver du logga in på Mina sidor eller kontakta oss.
2. Gör avropsanmälan
Innan du avropar och beställer på ett ramavtal, bör upphandlings- eller inloggningsansvarig göra en avropsanmälan. En avropsanmälan innebär att ni bekräftar intresse för att använda ett ramavtal.
- Är du upphandlings-/inloggningsansvarig, börja med att logga in på vår webbplats.
- Därefter gör du avropsanmälan på det aktuella ramavtalet via Mina sidor.
- I samband med din anmälan ska du även godkänna våra allmänna villkor.
Allmänna villkor Adda Inköpscentral april 2021 (136 kB) - När avropsanmälan är klar skickar vi ett meddelande till leverantörerna på ramavtalet. Det fungerar som bekräftelse på att din verksamhet planerar att nyttja avtalet.
- Därefter kontaktar leverantören upphandlaren hos er för vägledning inför kommande avrop och beställningar.
Vill du inte göra en avropsanmälan, kontakta inkopscentralen@adda.se så hjälper de dig med att använda våra avtal.
3. Avropa och handla på ramavtalen
För dig som är kund och vill köpa produkter eller tjänster på våra ramavtal, behöver du först kontrollera att ni får använda just det avtalet.
Det kan du göra genom att:
- kontakta upphandlingsansvarig hos er orginisation och fråga
- sök i rutan "Är jag avropsberättigad" på ramavtalets sida på vår hemsida
- skicka ett mejl till oss: inkopscentralen@adda.se
- ring 08 525 029 96 så hjälper vi dig
När du vet att du kan använda avtalet, kan du beställa enligt instruktionerna på ramavtalets sida. Där hittar du även stöddokument som vägledning.
Olika sätt att handla på ramavtal
Hur du avropar och beställer varor eller tjänster ser olika ut. De vanligaste sätten (avropsförfaranden) är rangordning eller förnyad konkurrensutsättning.
Avropa och beställa via rangordning
Rangordning är ett vanligt sätt att avropa från avtal med flera leverantörer. Det innebär att du som beställare ska kontakta dem i en specifik ordning.
- Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet.
- Använd ramavtalets stöddokument som vägledning vid ditt avrop. Rangordningen kan vara uppdelad på geografiskt område, delområde eller båda två. Säkerställ att du vet vad som gäller för just detta avtal.
- Ramavtalsleverantörerna är listade i ordningen 1, 2, 3 och så vidare, se gällande rangordning bland stöddokumenten. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad som nummer 1 först. På ramavtalssidan hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och avtalsansvarig.
- Notera att flera ramavtal bara har en leverantör antagen per geografiskt område, delområde eller båda. Om så är fallet kan du bara köpa från denna leverantör.
- Gå vidare i rangordningen vid behov. Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.
- Därefter tecknar du kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet.
- Ibland går det att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt. Avropsvägledningen ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall.
Avropa och beställa genom förnyad konkurrensutsättning
Förnyad konkurrensutsättning, FKU, är en inbjudan till samtliga av ramavtalets leverantörer att lämna anbud enligt ramavtalets villkor och konkurrera på nytt.
Den förnyade konkurrensutsättningen blir en miniupphandling som möjliggör en bättre affär för dig som kund.
- Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver? Tänk på att en bra behovsanalys är den viktigaste förutsättningen för en bra affär.
- Använd ramavtalets stöddokument som vägledning.
- När du gör din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just era behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.
- Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.
- Frångå inte villkoren. Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU. Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.
- Skicka din förnyade konkurrensutsättning till samtliga av leverantörerna på ramavtalet. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.
- De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.
- När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Vi rekommenderar att du använder möjligheten till frivillig avtalsspärr. Du ska då vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.
- Då avtalsspärren löpt ut tecknar du kontrakt med vinnande leverantör, på vissa ramavtal finns kontraktsmall bland stöddokumenten.
Vanliga frågor
Att vara avropsberättigad betyder att er verksamhet får beställa på våra avtal. För att bli avropsberättigad behöver den verksamhet du tillhör (kommun, region eller kommunalt bolag) betalt vår årliga serviceavgift. Läs mer om serviceavgiften och anmälan.
Avropsanmälan är en bekräftelse till oss att er verksamhet har ett intresse för att använda ett avtal. Avropa är när du nyttjar ett avtal, att du beställer produkter/tjänster till din verksamhet från ett ramavtal.
Upphandlingsansvarig, ibland även kallad inloggningsansvarig, är den som ansvarar för att betala den årliga serviceavgiften och göra avropsanmälan på våra ramavtal. Du som är beställare avropar och beställer produkter/tjänster till din verksamhet från ramavtalen.
UM står för Upphandlande myndighet och UE Upphandlande enhet, det vill säga de som använder våra ramavtal.
Publicerad 2014-04-30
Uppdaterad 2025-02-14