Under det första steget i upphandlingsarbetet gör upphandlarna förstudier och tar fram ett upphandlingsdokument.

Vad behöver du som kund tänka på när en upphandling är påbörjad?

När vi skickar ut information och berättar på hemsidan om en påbörjad upphandling är det två saker du som upphandlingsansvarig behöver ha i åtanke.

Anmäl intresse till referensgrupp
För att våra ramavtal ska bli så bra som möjligt tar vi gärna till oss extra kompetens och erfarenhet. Anmäl dig gärna till att delta i referensgrupp.

Kontrollera att serviceavgiften är betald
Kontrollera att du betalt serviceavgiften för det årtal som står i upphandlingens namn, så din verksamhet är avropsberättigad på det kommande ramavtalet. Betalar du fakturan på serviceavgiften i efterhand måste den vara oss tillhanda innan upphandlingen annonseras. Läs mer om serviceavgiften.

När upphandlingsdokumentet är klart annonserar vi upphandlingen. Företag som är intresserade av att bli ramavtalsleverantör kan i annonsen se upphandlingens omfattning och villkor och lämna anbud (offert). 

Utvärdering av anbud och tilldelningsbeslut

När anbudstiden är slut öppnas alla anbud och utvärderas. Efter utvärderingsfasen fattar vi beslut om tilldelning, det vill säga vilka som blir leverantörer på avtalet. Tilldelningsbeslutet informerar om vem/vilka som tilldelas avtalet och skickas till alla leverantörer som lämnat anbud. Därefter råder avtalsspärr i tio dagar.

Avtalsspärr – en väntan på nästa steg

Under avtalsspärren får inga avtal tecknas. Det är under den period en eventuell överklagan av tilldelningsbeslutet kan göras. Leverantören behöver då lämna in ansökan om överprövning till domstol.

Leverantören har en skyldighet att påtala brister i upphandlingsdokumentet till den upphandlande organisationen redan under upphandlingsprocessen. Om det inte görs och leverantören ansöker om överprövning av upphandlingen finns en risk att domstolen kommer fram till att leverantören inte kan anses lida skada. Detta eftersom leverantören inte anses ha gjort det som krävs för att undvika att skada uppkommer. 

Domstolen gör en prövning av ärendet och avslår eller bifaller överprövningen. Bifalles överprövningen kan upphandlingen behöva göras om, helt eller delvis. Avslås överprövningen tecknas avtal.

När avtalsspärren löpt ut tecknas kontrakt med de antagna leverantörerna. När det är dags för avtalsstart informerar vi våra kunder att ramavtalet är klart för användning via vårt nyhetsbrev, Avtalsnytt, och via Linkedin. 

Vad gäller för dig som kund när ett ramavtal är klart?

Vi bjuder alltid in till ett webbinarium om ramavtalsinformation när avtal är tecknat. Där berättar vi mer om villkoren i avtalet och du har möjlighet att ställa frågor. 

Läs själv på om avtalet
All information som du behöver hittar du på ramavtalets sida exempelvis kontaktuppgifter till leverantörerna eller olika stöddokument för att avropa. 

Gör så här när det är dags att använda avtalet

Gör en avropsanmälan på ramavtalet. Avropsanmälan är viktig och underlättar bland annat uppföljning, både för er och oss. För att göra en avropsanmälan, behöver du logga in på Mina sidor. Det är upphandlingsansvarig hos er eller någon som ni utser som har möjlighet att logga in.