8 november 2022 Upphandling | Ramavtal

Nationella avtal en viktig pusselbit i Sveriges försörjningsberedskap

Adda Inköpscentral driver sedan början av 2022 ett projekt kring försörjningsberedskap som ska stärka våra befintliga och kommande ramavtal, och med det stödja våra kunders motståndskraft i händelse av kris eller krig. Beredskapsfrågor har aktualiserats allt mer under de senaste åren, inte minst på grund av det försämrade säkerhetspolitiska läget i vår omvärld.

Pandemin lärde oss att vi behöver veta mer om vår egen och andras förmågor innan krisen kommer. Den innebar också en prövning av våra förmågor till snabba omställningar och behoven av en mer stabil försörjning av varor och tjänster blev uppenbara. Det är en del av till varför vi inventerar beredskapen i den avtalsportfölj vi har idag.

Vi inventerar beredskapen i vår befintliga avtalsportfölj

I beredskapsprojektet försöker vi identifiera risker och de gap vi ser kan finnas mellan en risk och möjligheten till att mildra den risken med vad som är kontrakterat  i ett ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem (DIS). För att göra det så går vi, utifrån ett riskperspektiv, igenom vår avtalsportfölj och tar sedan de första diskussionerna kring risker och vad som kan göras åt dem med företag, myndigheter och branschorganisationer.

Vi inventerar, identifierar och tydliggör den beredskap vi har i vår avtalsportfölj idag. Vi diskuterar med inblandade vad de gjort eller gör - för att sedan ta allt detta till våra kunder för att se om de ser samma risker eller inte som vi och om det finns behov att göra något åt dom. Om det är så, ska vi då göra något ihop för att minska dessa risker. Det samarbetet gör att vi höjer beredskapen, inte bara hos oss, utan även hos våra kunder. 

Vi arbetar för att möjliggöra en höjd beredskap i våra avtal

Beredskapsprojektet är en del i arbetet med att möjliggöra en höjd beredskap i våra avtal, där vi bland annat även ser över avtalsvillkor, uppdaterar stöddokument och avropsvägledningar för att tydliggöra beredskapsåtgärder som går att vidta med hjälp av våra avtal.  Vi arbetar även med en översyn av våra leveranskedjor samt tar fram rutiner för att bland annat kunna visa på styrkor och sårbarheter i dessa och vi sätter rutiner för granskningar i samband med sanktioner.

Beredskaps- och försörjningsstrategisktarbete är inget man blir ”klar med” utan det kräver ständig omvärldsbevakning, förbättringsarbete, och kontinuitet säger Olof Molander, affärsområdeschef för Inköpscentralen.

Försörjningsberedskapsfrågor genomsyrar allt vårt arbete

Beredskaps- och försörjningsberedskapsfrågor genomsyrar allt vårt arbete på Adda Inköpscentral och kommer synas i allt ifrån Upphandlingsplan 2023 till alla avtalssidor på vår webbplats med mera.

Genomgången görs av alla avtal och på sikt ska hänsyn tas för försörjningsberedskap i samtliga avtal. Vi börjar med prioriterade avtal inom speciellt samhällsviktig verksamhet så som energiförsörjning, ordning och säkerhet, hälsa vård och omsorg, elektronisk kommunikation och post. Just nu utreder vi dessutom ett nytt område inom livsmedelsförsörjning i form av mat för kris – mat med lång hållbarhet.

Försörjningsberedskapsprojektet pågår tills vi säkerställt att beredskapsfrågor integrerats i våra processer och rutiner för affärsanalyser, förstudier, upphandling och förvaltning i samtliga av våra avtalskategorier. Målsättningen är att de nya processerna och rutinerna ska vara implementerade i slutet av första kvartalet 2023.

Utökat samarbete och samarbetsforum för att öka försörjningsberedskapen

Beredskapsprojeketet  är en del i många andra beredskapshöjande åtgärder som vi gör tillsammans med SKR och deras medlemmar. Samordningsytorna för regionerna som startade under pandemin och den motsvarande för kommunerna som är igång sedan i våras är andra exempel. En viktig lärdom från pandemin var att vi behöver veta om vad vi alla kan och gör vid en kris, innan krisen slår till.

En del i det arbete vi gör, är just det utökade samarbetet med våra kunder och leverantörer i olika nätverk och samarbetsforum för att öka förståelsen av vikten av försörjningsberedskap. Resultat kommer synas succesivt i våra avtal genom bland annat uppdaterade avtalsvillkor, vägledningar, avtalskort eller andra beredskapsåtgärder.