Uppföljning av avtal gav tillbaka över två miljoner kronor till offentlig sektor

Anneli Wallin, trafikingenjör, Orsa kommun

Adda arbetar aktivt och systematiskt med uppföljning av ramavtalsleverantörerna. I uppföljningsfunktionen arbetar i dag sex personer och fler är på väg in i teamet. 

- Vi satsar mycket på uppföljningsverksamheten, både vad gäller kompetens och resurser, men också utveckling av exempelvis systematik och verktyg, berättar Maria Ek, chef för uppföljning på Adda. Effekterna av uppföljningarna märks verkligen på så många olika sätt, exempelvis återbetalningar av överdebiterade belopp, men lika viktigt är förstås också att uppföljningarna gör att vi kan erbjuda våra kunder affärer med seriösa leverantörer. 

Under avtalstiden följer uppföljningscontrollers löpande upp kredit- och affärsinformation om respektive ramavtalsleverantör, uteslutningsgrunder och sanktioner. Dessutom är flera olika uppföljningsaktiviteter planerade vid olika tidpunkter, exempelvis hållbara leveranskedjor och ekonomi. Skulle en avvikelse upptäckas kan vi vidta åtgärder, exempelvis undanta leverantören från avrop.  

- Vi genomför många kontroller, och vi hittar en hel del avvikelser som vi agerar på, men vi har också fått positiv återkoppling från leverantörer efter genomförd revision där de tycker att revisionen varit till nytta i deras eget utvecklingsarbete. För oss på Adda är resultatet från uppföljningarna också ett viktigt ingångsvärde för att göra ännu bättre upphandlingar, säger Maria. 

Vi använder olika metoder när vi följer upp våra ramavtal och är beroende av information från flera myndigheter. I dagsläget finns det dock utmaningar med att få ut all den information vi behöver för att få en samlad bild av leverantören. Här jobbar vi med att öka och förbättra samverkan mellan myndigheter och har bland annat lämnat in förslag till regeringen på hur Adda tillsammans med andra kan förbättra informationsdelning mellan myndigheter och upphandlande myndigheter. 

”Nyttigt att bli reviderad” 

Alla leverantörer på våra ramavtal omfattas av ekonomisk uppföljning som genomförs 12-18 månader in på ramavtalstiden. Vid ekonomisk uppföljning granskas bland annat om kunderna har fått ramavtalsenliga priser, detta genom att granska ett antal stickprov av kundernas fakturor. Om det upptäcks avvikelser vid en priskontroll hjälper vi kunderna att få tillbaka överdebiterade belopp från ramavtalsleverantören. Vi för också dialog med ramavtalsleverantören om förbättringsåtgärder. 

Det var under den löpande uppföljningen som kategoriteamet fick indikationer på att följsamheten brustit på ramavtalet Beläggningsarbeten 2018. Detta ledde till att vi inledde en fördjupad revision av ramavtalet. Anneli Wallin arbetar som trafikingenjör på Orsa kommun, en av de 111 kommuner som använde ramavtalet. 

- Vi är en liten kommun med begränsade resurser, vilket gör att om vi ska hinna med allt så är vi beroende av avtal som Adda tagit fram. De är även lätta att förstå och avropa från, säger Anneli.  

Alla kommuner som använde sig av Beläggningsarbeten 2018 erbjöds hjälp av Adda att granska ingångna kontrakt och fakturor.  

- Jag tycker att det var väldigt nyttigt att bli reviderad. Det är mycket som man gör utan att reflektera över det, man gör lite som att man alltid har gjort och reflekterar inte över om det går att göra på ett bättre sätt, berättar Anneli och fortsätter: 

- Vi hade brister i hur vi kontrollerade fakturor. Vi hade inte fått dem specificerat så att fakturorna var lätta att förstå. Mycket hade gått från mun till mun och var inte nerskrivet.  

Har ni förändrat ert arbete på något sätt efter revisionsresultatet? 

- Ja, vi är mer noga att få tydliga fakturor och då inte bara från detta ramavtal utan rent generellt. Detta ger en tydlighet som kan granskas flera år efter att åtgärden gjorts. Man behöver inte fundera på vad var det vi gjorde vid ett visst tillfälle, utan det är bara att leta upp fakturan och se. 

Just Orsa kommun hade inte sådana brister som ledde till återbetalning. Däremot fick 14 andra kommuner krediteringar eller återbetalningar. Totalt betalades 2 235 071 kronor tillbaka. Feldebiteringarna ledde till att respektive leverantör fick lämna en plan över återbetalningar eller rättelser, som också följdes upp noggrant. Vidare upprättades en handlingsplan som leverantörerna fick signera för att dessa problem inte skulle uppstå igen. 

Hög aktivitet i uppföljningsteamet på Adda 

Under 2023 har Adda gjort många aktiviteter kopplade till uppföljning. Bland annat har hållbarhetsstrategerna hanterat och bedömt 31 självskattningsenkäter kopplade till hållbara leveranskedjor. Vidare har uppföljningsteamet genomfört 30 kontorsrevisioner inom ramen för den systematiska uppföljningen av hållbara leveranskedjor, och återrevisioner hos de leverantörer som visat på avvikelser vid den första. 

De har också slutfört ekonomiska uppföljningar på 17 olika ramavtal, och inlett uppföljning på drygt 40 avtal.  

- Från och med nu utökar vi granskningen av fakturor vid den ekonomiska uppföljningen så att den också omfattar kontroll av flera punkter av fakturornas innehåll och format. Vi utökar också med fler uppföljningsområden och nya metoder för uppföljning inom välfärdsbrottslighet. I slutändan handlar det om att bidra till att våra skattepengar används på rätt sätt. Det måste vi alla i offentlig sektor bidra till, säger Maria.