Tillämpning av Inköpscentralens ramavtal – vem får köpa från ramavtalen och när och vad?
Vi får många frågor kring när våra ramavtal måste eller kan användas. Här har vi samlat de vanligast frågorna och en ordlista, för att försöka reda ut de olika begrepp som förekommer i våra upphandlingar och dokument.
Ordlista – vanliga termer i Adda Inköpscentrals upphandlingar och ramavtal
Avrop brukar en upphandlande myndighets beställning/tilldelning av kontrakt från ett ramavtal benämnas. Det kan vara tilldelning av kontrakt enligt en fördelningsnyckel, t.ex. rangordning, eller tilldelning efter en förnyad konkurrensutsättning.
Avropsberättigad är en upphandlande myndighet som har rätt att avropa från ett ramavtal.
Kontrakt är ett avtal med ekonomiska villkor som reglerar leveransen av kontraktsföremålet (dvs. den eller de varor eller tjänster som köps). Kontraktet är (det upphandlingsrättsliga) resultatet av ett konkret avrop från ett ramavtal och gäller mellan den avropande upphandlande myndigheten och leverantören
Ramavtal som upphandlats av Inköpscentralen syftar till att fastställa på vilka grundläggande villkor de avropsberättigade aktörerna kan tilldela kontrakt till den eller de leverantör(er) som är antagna på ramavtalet. Ramavtalet är ingånget mellan Inköpscentralen och leverantören/leverantörerna, men tillämpas även av de avropsberättigade parterna när avrop från ramavtalet görs.
Inköpscentralens allmänna villkor gäller mellan Inköpscentralen och en upphandlande myndighet, och reglerar ansvar och skyldigheter enbart mellan Inköpscentralen och myndigheten. Den upphandlande myndigheten godkänner villkoren, i samband med att den anmäler intresse för avrop från ett enskilt ramavtal.
Upphandlande myndighet är i Inköpscentralens ramavtal benämningen på de organisationer som har rätt att avropa från ramavtalet i fråga.
Frågor och svar
Vilka organisationer är parter i ramavtalen och vem får avropa från ramavtalen?
Inköpscentralen och ramavtalsleverantören är avtalsparter i ramavtalet. Alla upphandlande myndigheter som omnämns som avropsberättigade (framgår vanligtvis av bilaga 1) har rätt men är inte skyldiga att avropa från ramavtalet.
Vår organisation är med på ett av Inköpscentralens ramavtal. Avtalet består av flera olika dokument – vad regleras var?
Av ramavtalet framgår de villkor som ska tillämpas mellan de avropsberättigade organisationerna och leverantören/leverantörerna när ett avrop skett. I ramavtalet står det vilka som är avropsberättigade och alltså får köpa från ramavtalet, vilka leverantörer som får leverera på ramavtalet, vad som kan köpas från ramavtalet och till vilka villkor (pris, leveranstid, reklamationsrätt osv.) samt hur avrop ska göras.
Ramavtalet har även ett antal bilagor som reglerar olika delar och detaljer av avtalet. Vissa bilagor innehåller framför allt information, såsom vilka underleverantörer ramavtalsleverantören får använda sig av eller vilka priser som gäller i ramavtalet. Andra bilagor innehåller konkreta villkor som kompletterar ramavtalet, t.ex. krav på e-handel eller arbetsrättsliga villkor som leverantören ska följa under avtalstiden.
Sedan är förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen alltid en bilaga till ramavtalet. Det betyder att de krav som ställts i upphandlingen är en del av ramavtalet och utgör avtalsvillkor.
Vår organisation är med på flera av Inköpscentralens avtal men har märkt att det vi behöver köpa finns med i flera olika ramavtal – vilket ska vi använda?
Ibland händer det att Inköpscentralens ramavtal är överlappande, dvs. att samma vara eller tjänst finns med på flera ramavtal. Det är ramavtalen i fråga som reglerar om ett visst avtal ska användas i en viss situation. Om det inte är helt tydligt av ramavtalen när vilket avtal ska användas, tycker vi i första hand att man ska titta på vilket syfte ett ramavtal har, och vilket övergripande behov ramavtalet syftar till att fylla. Om det inte går att avgöra vilket ramavtal som bör användas i vilken situation, får man välja det ramavtal vars villkor passar bäst utifrån behovet.
Observera att valet av vilket ramavtal som ska tillämpas bör styras av objektiva överväganden.
Måste vi köpa vårt behov av en viss vara, tjänst eller byggentreprenad från Inköpscentralens ramavtal som vi omfattas av? Eller får vi göra en egen upphandling för att täcka behovet, dvs. trots att vi skulle kunna använda Inköpscentralens ramavtal?
Ett ramavtal innebär en rätt för de avropsberättigade myndigheterna att få köpa varor, tjänster eller byggentreprenader från ramavtalet till de villkor som anges i ramavtalet. Det är alltså ingen skyldighet att använda det. Det betyder i sin tur att inget hindrar en upphandlande myndighet att göra en egen upphandling trots att myndigheten är avropsberättigad på Inköpscentralens ramavtal. En och samma myndighet kan därför samtidigt ha flera avtal som täcker behovet av samma typ av varor, tjänster eller byggentreprenader.
Detta gäller för Inköpscentralens samtliga ramavtal utom vissa vaccinavtal. Vi rekommenderar att ni, som har rätt att avropa från dessa avtal, läser villkoren eller kontaktar Inköpscentralens kundsupport innan ni beslutar att genomföra en egen upphandling.
Det är också möjligt att göra ett delvis avsteg från ett ramavtal, exempelvis för ett visst delområde, och täcka sitt behov genom en separat upphandling för just detta område.
Kan vi avropa enbart vissa varor eller tjänster från Inköpscentralens ramavtal men inte andra p.g.a. att vi har ett eget kontrakt/ramavtal som omfattar dem?
För att svara på frågan om det är tillåtet att avropa från bara en del av ett ramavtal, måste man gå in och läsa vad ramavtalet reglerar i den frågan. Normalt sett finns dock inget hinder mot att en avropsberättigad upphandlande myndighet avropar från delar av ett ramavtal och har ett eget kontrakt eller ramavtal för de andra delarna som ramavtalet omfattar.
Vi är inte med på ett av Inköpscentralens ramavtal. Kan vi ändå använda oss av ramavtalet?
Ett ramavtal är ett slutet system, det betyder att det bara gäller mellan den/de leverantörer som parter i ramavtalet och de upphandlande myndigheter som är avropsberättigade (framgår vanligtvis av bilaga 1). Nya avropande parter eller leverantörer får som huvudregel inte tillkomma under ramavtalstiden. Bara i vissa undantagsfall finns möjlighet för en ny part att bli avropsberättigad på ett ramavtal, bl.a. när bolag, kommunalförbund, gemensamma nämnder eller andra organisationer som ägs eller består av en eller flera av de avropsberättigade aktörerna tar över myndigheternas behov av de varor/tjänster som omfattas av ramavtalet, efter det att upphandlingen annonserades. Möjligheten ska framgå av ramavtalet.
