Våra typer av dialoger vid upphandling

Olika upphandlingar och situationer kräver olika typer av dialoger för att få och dela kunskap. De vanligaste är enskilda möten, gruppmöten, workshops, hearings, skriftliga frågor och extern remiss av preliminära upphandlingsunderlag. Vi skräddarsyr dialogen i varje enskild upphandling utifrån tre parametrar:

1. Behovsanalys: har vi god erfarenhet av upphandlingsföremålet eller är det något nytt?
2. Marknadsanalys: hur fungerar branschen och konkurrensen inom området? Hur tillgodogör vi oss kunskap inom den specifika branschen? Finns det en branschorganisation vi kan samråda med? Är det lämpligt att samla företag i samma rum i denna bransch?
3. Beställarkompetens: hur ser vår egen kompetens ut? Desto mer kunskap och kompetens vi har inom ett område, desto mindre behov av dialog har vi. Om kunskap och kompetens behövs inhämtar vi den genom marknadsdialoger.

Vad tycker företagen om upphandlingen?

Extern remiss som huvudregel

När vi är nöjda med vårt upphandlingsunderlag ger vi potentiella anbudslämnare möjlighet att tycka till om upphandlingsunderlaget, så kallad extern remiss. Vi använder extern remiss som huvudregel. I den externa remissen efterfrågas leverantörers synpunkter på våra preliminära upphandlingsunderlag. Återkopplingen ger möjlighet till korrigeringar innan det färdiga förfrågningsunderlaget annonseras och företagen påbörjar sitt anbudsarbete. Vi är mycket tacksamma för synpunkter som kommer in från företagen.

NAGI (Nöjd anbudsgivarindex)

I samband med varje upphandling skickar vi ut en frågeenkät som vi kallar NAGI (Nöjd anbudsgivarindex) till alla företag som tittat på upphandlingsunderlaget, även till dem som valt att inte lämna anbud. Syftet med enkäten är att låta företagen komma till tals, fånga deras perspektiv och mäta hur nöjda de är. Genom svaren får vi underlag som gör att vi kan bedriva ett leverantörsdrivet utvecklingsarbete som förbättrar vår upphandlingsverksamhet. Länk till mer information om NAGI finns här.