Avtalsuppföljning – en viktig del i det strategiska inköpsarbetet

Att uppföljning är en viktig del av upphandlingsarbetet vet de flesta men ändå är det många som inte har tid eller resurser, eller helt enkelt inte prioriterar, att göra det ordentligt.

– Brist på uppföljning ger grogrund för en osund konkurrens, konstaterar Klara.

Klara och Karen framhåller betydelsen av att lyfta blicken från kravställningen i en specifik upphandling och fokusera på det större sammanhang som den är del av. Vilka övergripande verksamhetsmål ska upphandlingen bidra till? Den frågan är viktig att ställa sig under hela upphandlingsarbetet, från förstudie och kravställning till uppföljning efter att avtalet är klart.

– För att lyfta inköpsfrågorna till en mer strategisk nivå ska upphandlingarna rimma med verksamhetens övergripande mål. Om man, till exempel, vill bli Sveriges mest hållbara kommun, bör man tänka över hur den här upphandlingen kan bidra till det. Vilka krav behöver vi ställa och hur ska vi följa upp dem med det målet i sikte? säger Klara

Hon menar också att det blir lättare att avgöra vad i avtalet som man bör lägga tid på att följa upp när man har den större bilden framför sig.

Uppföljningsplan underlättar i ett tidigt skede

Klara och Karen och deras kollegor på AffärsConcept hjälper ofta sina kunder att ta fram uppföljningsplaner för de avtal som de är med och upphandlar.

– Med en uppföljningsplan vet man redan i ett tidigt skede att man har möjlighet att säkerställa att kraven i upphandlingen uppfylls. Det skapar trygghet både för en själv och för leverantörerna, säger Karen.

Hon poängterar att det är viktigt att redan i sitt strategiska planeringsarbete ta höjd för uppföljningen.

– Vet man med sig att man inte har resurser att följa upp höga krav ska man kanske låta bli att ställa dem. Risken är annars att de bara blir kostnadsdrivande och utan effekt.

En möjlighet att lära sig vilka krav som funkar

Både Karen och Klara tycker det är viktigt att se uppföljningen som en möjlighet att lära av sina misstag och av leverantörerna som har mycket större kunskap om den produkt de säljer än vad man har som upphandlare eller inköpare.

– Uppföljningsarbetet är ett bra tillfälle att prata med leverantörerna. Är det något som inte funkar? I så fall - varför inte? Kanske beror det på att du har ställt krav som inte är kompatibla med marknaden, säger Karen, det får du inte reda på om du struntar i att följa upp. Uppföljningen blir ett sätt att utveckla arbetet och bli bättre inför nästa upphandling.