Enkelhet, effektivitet och värdeskapande – så började Haparanda kommun att använda sig av bokning- och bidragslösningar

Foto: Eeva Skybäck, Mostphotos

Haparanda är en av Sveriges kommuner som har börjat använda sig av en ny systemlösning för bokning- och bidragslösning. Intresset kom efter dialog med Adda Inköpscentral om ramavtalet Bokning- och bidragslösningar 2022.

När man har satt sig in avropsprocessen känns det nästan för enkelt

Eeva Skybäck är fritidsutvecklare inom kultur och fritid på Haparanda kommun och berättar om hur deras resa varit från beslut till faktiskt avrop.

- Tidigare genomförde vi direktupphandling av vårt bokning- och bidragssystem och som vi fått massa lärdomar från, men den här gången kände vi att det vore intressant att göra avrop i stället. När vi väl hade beslutat oss för att använda ramavtalet så var det väldigt enkelt. Vi väntade förra våren på att Adda skulle komma ut med nytt ramavtal och höll kontakt med dem. Det visade sig vara värd väntan i och med det att det möjliggjorde ett nytt tillvägagångssätt i form av särskild fördelningsnyckel, vilket gjorde det superenkelt för oss att göra avrop från ramavtalet, berättar Eeva Skybäck.

Stöd i avropet leder till ökad effektivitet

Tidigare hade kommunen hanterat lokalbokningar och bidragshanteringar i separata processer, men med användning av ramavtalet möjliggjorde den nya systemlösningen en mer effektiv hantering av resurser och underlättar för användarna.

- Sett från tidigare har vi lärt oss att få alla detaljer på plats när man genomför en upphandling. Via Addas ramavtal kan man känna sig trygg att olika aspekter har tagits hänsyn till. Vi är en liten kommun, så resurser kan då användas mer effektivt när man tar hjälp och använder ramavtalet i stället för att göra en egen upphandling.

Vi hade nog lite svårt att förstå att det verkligen var så smidigt

Digitalisering och mer effektiva processer är några av de nyttor som användningen av boknings- och bidragslösningar ska kunna bidra till i ett mer långsiktigt perspektiv för Haparanda kommun.  Att göra det svåra lite enklare.

- De effekter vi hoppas på är att den interna handläggningsprocessen ska bli enklare, men framför allt att boknings- och bidragssystemet också blir enklare för våra föreningar att använda. Genom att bokningen av lokaler kommer att digitaliseras och förenklas kommer även föreningarna kunna styra bättre själva, vilket kommer att ge ett stort mervärde.

Avslutningsvis tipsar Eeva Skybäck andra kommuner om att inte överanalysera processen kring avrop då det faktiskt är väldigt okomplicerat.

- När man har satt sig in avropsprocessen känns det nästan för enkelt.

Vill du veta med om ramavtalet?

Läs mer om Bokning- och bidragslösningar 2022 eller kontakta Clara Wadman (clara.wadman@adda.se) för att höra om hur ni kan börja använda ramavtalet.