Upphandlingar och projekt är två komponenter som tillsammans med flertalet andra utgör våra offentliga organisationer. Vi ska reda ut hur upphandling och projekt förhåller sig till varandra, vilken roll upphandlaren kan ha i projekt och vilken användning upphandlaren kan ha av kunskaper i projektledning. Men vi börjar med att reda ut vad vi menar med projekt.

Projekt är ett sätt att arbeta som hanterar hur vi gör något. Projekt som arbetsform kan därför användas oberoende av vad vi arbetar med. Offentliga organisationer har ofta en flora av projekt som kan bestå av IT- och digitaliseringsprojekt, byggprojekt, verksamhetsutvecklingsprojekt, upphandlingsprojekt och EU-projekt för att nämna några exempel. Vad projekten ska leverera skiljer sig åt, men som arbetsform betraktat finns det flera likheter. Till exempel kommer varje projekt i någon grad planeras, implementeras och avslutas.

I dagligt tal använder ordet projekt till mycket annat än just att beskriva arbetsformen projekt vilket kan skapa förvirring. Ibland kan man nästan tro att projekt uppstått av sig själv och lever sitt eget liv, men så är det naturligtvis inte. Projekt är ett sätt att organisera och genomföra arbete som vi kan välja att ta till när vi behöver samarbeta och få något gjort. Projekt startar alltid till följd av ett aktivt beslut. Vi väljer alltså när vi ska starta och driva projekt och vi gör så för att exempelvis möta ett behov, lösa ett problem, realisera en idé eller för att fånga en möjlighet.

När ska vi välja projektformen?

Projekt som arbetsform används med fördel när vi står inför ett stort samordningsbehov eller ett högt mått av osäkerhet. När vi står inför utmaningar som kommer att kräva nya typer av samarbeten mellan funktioner, avdelningar eller organisationer som vanligtvis inte arbetar tillsammans, då har projektformen flera fördelar. För varje projekt skapas en för projektet tillfällig organisation och nya konstellationer, samarbeten och kommunikationsvägar blir möjliga. Projekt lämpar sig även när osäkerhetsfaktorerna är många. I en föränderlig omvärld ger riskhantering och ändringhantering möjlighet att hantera osäkerhetsfaktorer och samtidigt säkra framdrift. 

Projektets fördelar till trots - allt ska inte vara projekt. Om vi tillämpar projektformen på arbete som inte är speciellt komplext märker vi snabbt att projektformens systematiska metodik upplevs onödig för att få arbetet gjort. För att inte gå i den fällan är det viktigt att diskutera gränsdragningen utifrån den egna organisationens förutsättningar, uppdrag, strukturer, organisationskultur och ambitioner.

Projekt och upphandling

Upphandlare kan komma i kontakt med projekt på en mängd olika sätt. Vi ska kika på några exempel nedan.

Utan koppling

Det händer att projekt startas och planeras utan en analys av projektets behov av resursförsörjning. Man har helt enkelt missat att i ett tidigt skede ställa sig följande frågor:

1. Hur ser projektets behov av kompetenser, varor och tjänster ut?
2. Kommer vi att behöva göra inköp under projektets livscykel för att tillgodose dessa behov?
3. Om ja, vilka alternativ finns? Kan projektet nyttja befintliga ramavtal eller krävs en upphandling?

Många faktorer är osäkra i starten av ett projekt och det kan vara utmanande att etablera en bild av projektets resursbehov i starten eller involvera rätt personer och funktioner i tid. Men eftersom konsekvenserna av att upptäcka behov av upphandling sent in i projektet både kan ödelägga tidsplanen för projektet och skapa taskiga förutsättningar för upphandlingen som i sig kan leda till allt annat än strategiska och hållbara resursförsörjning, gör att denna fråga förtjänar uppmärksamhet.

Dessa risker går dock att förebygga. En gemensam projektmodell eller projekthandbok som lyfter upp resursfrågorna i ett tidigt skede är ett sätt att ge projektledare och beställare rätt stöd i rätt tid. Vår projektmodell är framtagen specifikt för projekt i den offentliga sektorn och utgör ett stöd från start till mål. Att arbeta löpande med kompetensutveckling av beställare och projektledare är ett annat sätt. En av våra mest populära kurser är Projektledning för upphandlare – men glöm inte bort ledningen och cheferna. Det är ofta dessa personer som agerar beställare till projekt och för att axla den rollen tipsar vi om vår utbildning Strategiskt inköp för chefer.

Integrerat

Att arbeta med projekt och upphandling på ett integrerat sätt innebär att resursförsörjning och upphandling hanteras som en av flera viktiga pusselbitar i projektet från start till slut. Genom att löpande hantera dessa frågor i projektet kan projektet skapa en realistisk tidsplan och integrera upphandlingskompetens i projektets organisation. På vilket sätt projektet gör detta behöver se olika ut från fall till fall beroende på vad projektets mål är. I de fall upphandling har en mycket kritisk roll i projektet kan upphandlingskompetens med fördel tas in i styrgruppen. När upphandling har en sekundär roll kan det räcka med att ta in upphandlingskompetens i projektets referensgrupp. Ibland är upphandling och inköp en viktig del av projektets planering eller genomförande och då kan upphandlingskompetens med fördel lyftas in i projektgruppen eller i en delprojektledarroll, där upphandling blir ett av flera delprojekt.

Överlappande

Projekt och upphandling överlappar när vi driver enskilda upphandlingar som projekt. I dessa fall har upphandlaren vanligen rollen som projektledare. Det är inte ovanligt att inköp- och upphandlingsorganisationer väljer att arbeta i projekt som ett steg i deras utvecklingsresa. För att lärandet ska fortsätta och inte stanna vid en grundkurs eller hos en grupp eldsjälar erbjuder vi efterföljande coachning av projektledare som gått utbildning hos oss.

Sex tips för att öka projektmognaden

För att summera kommer här våra bästa tips till organisationer som vill öka sin projektmognad.

1. Definiera vad ett projekt är hos er.
2. En gemensam projektmodell som definierar projektets faser, roller, ansvar samt innehåller mallar för projektets styrande dokument kan vara ett sätt att skapa samsyn kring projekt.
3. Tänkt långsiktigt när det kommer till kompetensutveckling och glöm inte bort cheferna.
4. Förkunskaperna i projektledning varierar ofta i en grupp och coachning av projektledare och beställare säkerställer rätt stöd utifrån varje unikt projekts förutsättningar
5. Ett projektledarnätverk skapar förutsättningar för erfarenhetsutbyte och problemlösning. Projektledarrollen kan upplevas som en ensam roll och genom att bolla tankar och dela erfarenheter med andra projektledarkollegor stärks projektledarna och projekten.
6. Skapa ett klassificeringssystem för att särskilja de upphandlingar som ska drivas som projekt från andra, för kom ihåg – allt ska inte vara projekt.

Går ni i projektifieringstankar? Hör av er till oss genom att fylla i formuläret i högerspalten så berättar vi mer om hur vi stöttar organisationer i denna resa!