5 april 2022

Framgångsrik upphandlingsstrategi för komplex it-upphandling

När Sollentuna kommun skulle upphandla ny it-drift förstod de att det skulle bli komplext och kräva stora insatser för att hitta leverantörer som uppfyllde alla behov. För att öka chanserna för en lyckad upphandling anlitade de Adda AffärsConcept som strategiskt bollplank och stöd.

Martin Johnson har arbetat som it-arkitekt på Sollentuna kommun i 10 år. 2017 seglade behovet av att upphandla ny it-driftleverantör upp på enheten då det gamla avtalet skulle löpa ut.

- Kommunen hade tidigare haft en egen it-organisation och själv producerat it-tjänster. 2009 upphandlades it-driften från en leverantör och it-enheten omorganiserades för att bli en beställarorganisation med förmåga att leverantörsstyra leverantörer av it-tjänster som skulle fylla behoven hos kommunens verksamheter, berättar Martin.

När så avtalstiden närmade sig slutet gjorde Martin och hans kollegor ett omfattande arbete för att identifiera framgångsfaktorer i föregående avtal, hitta förbättringsområden och en väg framåt för organisering och styrning på it-enheten för att kunna leverantörsstyra.

- De tjänster vi behövde upphandla var verksamhetskritiska och krävde mycket precisa kravställningar och upphandlingsförfaranden, förklarar Martin. När vi insåg hur komplext det var beslöt vi oss för att ta hjälp av affärsrådgivare Calle Ewerthz och Gustav Blomberg på Adda AffärsConcept för att analysera hur vi bäst kunde fylla vårt behov.

Tre upphandlingar i stället för en

I förarbetet identifierades fördelar med att dela upp leveransen i mindre delar. Calle och Gustav hjälpte till att skapa en upphandlingsstrategi som bland annat inbegrep att fördela tjänstebehovet i tre mindre upphandlingar i stället för en stor.

- Tidigare hade vi all it-drift hos en outsourcingpartner. Nu lade vi om vår sourcingstrategi och beslöt oss för att satsa på flera leverantörer i stället för en stor.

En anledning till att kommunen ville hitta de mindre leverantörerna var att det skulle göra dem till en större och viktigare kund. Samtidigt ville man hålla sig till leverantörernas standardlösningar.

- Vi ville inte ha någon specialanpassning eftersom det skulle kräva insatser från oss längre fram i att fortsätta utveckla dem. Genom att välja leverantörernas standardtjänster visste vi att de skulle driva utvecklingen själva vilket skulle gynna oss utan att vi behövde lägga ner egen tid, förklarar Martin.

Konkurrenspräglad dialog – en framgångsfaktor

Det Martin tycker var en av de främsta framgångsfaktorerna i upphandlingsstrategin var den konkurrenspräglade dialogen.

- Att vi kunde prata med leverantörerna under upphandlingarna och få deras feedback på upphandlingsunderlaget var otroligt värdefullt, säger han.

Under arbetets gång fick arbetsgruppen bena sig igenom ett antal större och mindre utmaningar och de sökte inspiration hos andra som gjort liknande arbeten tidigare.

- Det var många detaljer som skulle falla på plats. Då ingen av oss på kommunen hade gjort en så här stor upphandling av it-drift var det skönt att ha Adda AffärsConcept och deras erfarenhet som stöd genom alla upphandlingsstegen. Dessutom var Calle och Gustav ovanligt trevliga! säger Martin.

Teamkänsla och samlärande

En av sakerna som Martin uppskattade allra mest med att arbeta med Calle och Gustav var känslan att de var ett team och arbetade tillsammans mot samma mål.

- Vi hade goda dialoger och diskussioner om utmaningar. Vi lärde oss mycket av dem, men de fick också utbyte av oss och de frågeställningar som vi satt med. Vi lärde oss tillsammans och det blev ett utbyte som var värdefullt för alla inblandade.

- Det var mycket tur och stor lycka att vi hittade Adda AffärsConcept och Calle och Gustav. De är kloka människor som har lyssnat, bjudit in till dialog och diskussion och ifrågasatt på konstruktiva sätt. De har hjälpt oss att identifiera upphandlingsstrategin för våra stora it-upphandlingar, formulerat upphandlingskrav och styrt dialogen med leverantörer i upphandlingsprocessen, avslutar Martin.

Om du skulle ge ett tips till någon annan kommun som skulle göra en liknande upphandling, vad skulle det vara?

- Då skulle jag ge tipset att utgå ifrån verksamhetsmålen och fokusera på det övergripande behovet innan man börjar fundera på krav och tekniska förutsättningar och sådant där. Och sen att man har ett stöd som kan hjälpa en tänka strategiskt på ett större plan. Tillsammans med Adda AffärsConcept upplevde vi att vi fick en bred palett där våra kombinerade erfarenheter gjorde att vi nådde mycket högre än vi kunde gjort på egen hand.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar